TCE-Docs

Objetivo: O objetivo desse documento é elicitar a necessidade do 'Tribunal de Contas do Estado de Goiás (TCE-GO)' em relação à criação de um sistema Gestão Eletrônica de Documentos para o âmbito de documentos que transmitam pelo tribunal. O módulo deverá ser compatível com ECM / GED / Workflow/ BI, ambos integrados. Além disso, o módulo deverá seguir recomendações do SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) juntamente com suas derivações do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) / e-ARQ Brasil. Por esta razão pretende-se, neste documento definir os detalhes a respeito dessa solicitação.

Escopo: O escopo deste projeto é tratar as seguintes necessidades:

1. Obter um controle processual de documentos, produzidos no TCE-GO.

2. Padronização/Classificação de documentos produzidos.

3. Captura de indicadores importantes para o negócio do TCE-GO.

4. Integração de dados documentais com outros sistemas da informação.

5. Sistema e serviços para gerenciamento de produção documental.

Linguagem: ASP.NET MVC 5.

Banco de Dados: Oracle 11g

Ambiente de produção: Não se aplica.

Usuários:

• Servidores do TCE-GO;
• Jurisdicionados.

Data de entrada em produção: <DESCREVER>

Gerente: <DESCREVER>

Conectividade com outros sistemas: Não se Aplica.

O projeto foi idealizado para ser dividido em fases, o que chamaremos aqui de ondas. A ideia de dividir o projeto em fases, se dá por ser um projeto grande composto por vários módulos. A divisão será da seguinte forma:

1º Onda: Produção Documental (ECM - Enterprise Content Management), com as seguintes ações:

1. Definir e construir a Arquitetura do sistema;
2. Definir e construir Cadastro de grupos de usuários;
3. Definir e construir Cadastro de tipos de documentos;
4. Definir e construir Cadastro de indicadores;
5. Definir e construir Cadastro de metadados;
6. Definir e construir Cadastro de tipos de numeração;
7. Definir e construir Cadastro de vínculo de tipos de documentos com indicadores;
8. Definir e construir Cadastro de modelos de documentos;
9. Definir e construir Cadastro de plano de classificação;
10. Definir e construir Setup de documentos;
11. Definir e construir Interface do usuário.

2º Onda: Gestão de Documental (GED - Gestão Eletrônica de Documentos), com as seguintes ações:

1. A definir.

3º Onda: Classificação Documental, com as seguintes ações:

1. A definir.

4º Onda: Transmitir Documental, com as seguintes ações:

1. A definir.

5º Onda: Visualização e Buscas, com as seguintes ações:

1. A definir.

6º Onda: Integração, com as seguintes ações:

1. A definir.

Descrição do projeto e atividades para acompanhamento:
* A56.01 - Garantir continuidade ao negócio através da manutenção e evolução de sistemas diversos
      * A56.01-PRJ02 - Manutenções de Sistemas
            * Levantamento de requisitos para criação de um sistema Gestão Eletrônica de Documentos

O Plano Anual de Diretrizes do Tribunal de Contas do Estado de Goiás, aprovado pela Portaria nº 132/2015, em especial o Projeto de Gestão Documental PRJ.2015-B.02, trouxe como iniciativas estratégicas, o desenvolvimento de projetos tais como a revisão da gestão documental e arquivística no âmbito do TCE-GO, levando em consideração as melhores práticas de gestão documental existentes. Assim o TCE-GO está passando por um processo de normatização e adequação ao um modelo de gestão arquivista em todos os seus processos documental que transmitam em seu corpo, hoje o TCE-GO possui diversos sistemas que gerenciam e manipulam esses documentos que são analisados/ transmitidos/ jugados, porém esses sistemas não estão adequados às normas definidas pelo SIGAD ainda.

De acordo com a metodologia de desenvolvimento adotada pelo TCE-GO, abaixo está o ciclo de vida deste projeto:

Concepção: estudo de viabilidade, definição dos objetivos, elaboração de premissas, restrições, definição de escopo e macro cronograma (Ex.: mapa das funções do produto atual, documento de visão e documento de escopo).

Análise: pesquisa com usuários e stakeholders, avaliação de custos (se houver), análise de negócio e avaliação técnica.

Projeto: Especificações dos requisitos, projeto de interface, arquitetura de software, banco de dados, desenvolvimento e caso de testes.

Desenvolvimento: Elucidação de requisitos, prototipação, codificação, execução do plano de teste, emissão de relatório de teste, relatório de não-conformidade e correção(quando houver).

Fechamento: elaboração do help do produto, Implantação/ produção e relatório final.

Abaixo está a lista de documentos de cada fase do ciclo de vida deste projeto:

• Diagrama de Classes - Geral

• MER - Geral

• Não possui.

1. Estamos considerando para o desenvolvimento da integração com o Microsoft Word, a versão “Microsoft Office Professional Plus 2016” que será adquirida pelo TCE-GO.