Nesta página estão reunidas as principais informações sobre a digitalização de processos no TCE-GO.

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Sobre a digitalização

Aqui você encontrará também esclarecimentos quanto ao teor da Portaria 374/2018, publicada no Diário Eletrônico de Contas nº 80 do dia 21/05/2018. A referida portaria, emitida pela Presidência desta egrégia corte, instituiu o Serviço de Digitalização de Processos – SDP, como unidade organizacional temporária que já está em pleno funcionamento no segundo piso, bloco C desta sede (ao lado da sala de reuniões 2P-C).

Conforme descrito no art. 3º, todas as unidades do TCE-GO deverão encaminhar, todos os PROCESSOS FÍSICOS EM ANDAMENTO para sua conversão e posterior devolução em formato exclusivamente eletrônico, de acordo com o cronograma abaixo.

CRONOGRAMA

PeríodoUnidades
28/05/18 a 29/06/18 Unidades diretamente vinculadas à Presidência e unidades vinculadas à Secretaria Administrativa
18/06/18 a 13/07/18 Unidades vinculadas à Secretaria Geral, Gabinetes de Conselheiros, Auditores e Procuradores
02/07/18 a 31/07/18 Unidades vinculadas Secretaria de Controle Externo, exceto o Controle de Atos de Pessoal
01/08/18 a 28/09/18 Controle de Atos de Pessoal
01/10/18 a 31/10/18 Todos os setores onde ainda houver processo físico, após finalização das etapas anteriores

Tal período deve ser compreendido como uma época em que os setores mencionados devem PRIORIZAR o encaminhamento de seus processos físicos, visto que a atenção do SDP estará voltada para a recepção de autos localizados nos setores mencionados em cada período. Trata-se de prazo impróprio, uma vez que ainda restarão processos físicos em trâmite na corte, perdurando a recepção ou envio de autos em papel até que sejam concluídas todas as etapas de digitalização.

Ademais, o regulamento aqui mencionado prevê ainda possibilidade de que o processo físico continue seu trâmite regular. Isto significa que caso o processo não seja encaminhado ao SDP no prazo estipulado, o mesmo poderá ainda ser digitalizado após este prazo reservado ou mesmo seguir o trâmite habitual. Há que se considerar ainda, a previsão de um período final, no qual pretende-se reunir todo o passivo físico que não tenha sido encaminhado anteriormente.

Isto significa que o SDP continuará a receber processos de todas as unidades e haverá processos físicos em trâmite por todas as unidades até a conclusão de todo o cronograma de digitalização. Embora cada setor possa definir seus procedimentos internos, ressaltamos que pela atual regulamentação, nenhum setor está impedido de receber processos físicos durante o cronograma. Ao contrário, recomendamos que o trâmite regular aconteça, especialmente nos casos urgentes, visto que todos os prazos processuais continuam correndo normalmente durante a digitalização.

No que se refere ao cronograma, recomenda-se que durante ou mesmo após o período reservado, os setores que já tiveram seus autos físicos convertidos em eletrônicos, encaminhem PREFERENCIALMENTE seu estoque ou qualquer novo processo físico que venham a receber, diretamente ao SDP.

Existe algum prazo para retorno da versão eletrônica? Quando os processos são devolvidos?

Os processos serão devolvidos (somente em meio eletrônico) semanalmente seguindo a ordem de recebimento no SDP. Caso o processo já esteja em digitalização e ainda não retornou você pode entrar em contato com o SDP para solicitar sua priorização. O processo físico não retornará, mas poderá eventualmente ser consultado no Serviço de Arquivo - Para mais informações sobre esse acesso ao acervo físico, veja o tópico seguinte.

CONFERÊNCIA DOS PROCESSOS

Esclarecemos que a responsabilidade pela conferência dos processos é compartilhada pelo SDP com a unidade que remeteu o processo. Sendo assim, o processo deve ser conferido antes do envio para o SDP, para verificar se não faltam páginas ou números, ou se os papéis anexados ao processo tem condição de ser reproduzidos em formato digital. Clique aqui para saber mais sobre a certidão de conferência.

O SDP também garantirá a qualidade e a integridade durante o procedimento de digitalização. Entretanto após o retorno da versão eletrônica, o setor que receber deve verificar se consegue abrir e ler, ou se não há algum outro tipo de problema com o arquivo digital. Se necessário, poderá ainda requisitar acesso aos autos físicos.

A Portaria 374/2018 prevê que os setores que encaminharem os processos físicos serão responsáveis pela conferência do conteúdo eletrônico que será lhes devolvido (Art. 4º, §1º). Nesta seara, esclarecemos que os procedimentos de digitalização promovidos pelo SDP seguem rigorosos padrões de qualidade, envolvendo etapas de conferência quanto à integridade e legibilidade dos arquivos, garantindo assim que todo o conteúdo seja preservado na versão eletrônica. Contudo, entendemos que a unidade que remeteu o processo físico tem ainda mais condições de avaliar se o processo digitalizado não foi prejudicado antes mesmo do processo de digitalização.

Para exemplificar, notamos que alguns autos contém na sua versão em papel outras mídias digitais anexadas, tais como CDs e DVDs ou mesmo pequenos lembretes ou anotações colados nas páginas. Tais adereços facilitam a instrução processual, mas podem não ser reproduzidos na digitalização. Apensamentos e juntadas de documento podem ser feitas de maneiras diversas e pode ocorrer ainda, a necessidade de tratamento específico para manter alguma peça em papel, como prevê a resolução que regula o processo eletrônico no âmbito do TCE (Resolução Normativa Nº 12/2017).

Temos notado ainda, a falta de numeração em algumas páginas, especialmente nas páginas finais de alguns processos. Neste sentido, solicitamos a colaboração das unidades para conferir o processo antes mesmo do seu envio, para notar tais particularidades e assim tomar as providências necessárias ou mesmo solicitar a atenção e procedimentos especiais caso necessários.

Ainda neste ponto, esclarecemos que a conferência a ser realizada pelo setor remetente após a devolução eletrônica, deve observar especialmente se a versão eletrônica do processo tem condições de ser analisada processualmente.

Vale ressaltar que o processo físico estará sob custódia do SDP ou do Serviço de Documentação e Arquivo para onde será remetido, permitindo o acesso a qualquer tempo, em caso de necessidade ou para eventual conferência. Alguns processos podem ser selecionados para devolução à origem, por isso pedimos que a conferência seja feita com a maior brevidade possível.

OUTRAS DÚVIDAS E PROCEDIMENTOS

Todos os processos deverão ser precedidos de ACEITE, e portanto devem possuir no mínimo um COMUNICADO INTERNO devidamente assinado eletronicamente para viabilizar a transferência.

O SDP funciona sob coordenação da Secretaria Geral com apoio técnico da Gerência de TI. Estas unidades também possuem a competência para solucionar casos relativos ao processo eletrônico do TCE. Desta forma, quaisquer dúvidas podem ser dirimidas com estas unidades que desde logo se colocam a disposição para auxiliar neste trabalho dentro de respectivas atribuições.

Para obter mais informações envie sua mensagem para: informatica@tce.go.gov.br

Ou procure o SDP no 2º andar do BLOCO C - ao lado na sala de reunião 2-PC

Telefone: (62) 3228-2313 - Sivaldo (Empresa SOS DOCS)

Abaixo está a lista de documentos que orientam a digitalização de processos no âmbito do TCE-GO

DocumentoDataDescrição
RESOLUÇÃO NORMATIVA Nº 12/2017 04/10/2017 Dispõe sobre o Processo Eletrônico e o uso de meios eletrônicos na tramitação de processos, comunicação de atos e transmissão de peças processuais no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Goiás
PORTARIA Nº 932/2017 26/10/2017 Estabelece prazos para que novos processos tenham tramitação exclusivamente eletrônica
PORTARIA Nº 374/2018 21/05/2018 Institui o SDP - Serviço de Digitalização de processos e dispõe sobre a digitalização de processos físicos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Goiás
Memorando Circular Nº 002/2018 07/06/2018 Orientações gerais do SDP sobre a digitalização de processos físicos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Goiás
PORTARIA Nº 590/2018 10/07/2018 Portaria que suspende os prazos processuais e trata da Certidão de Conferência de Conteúdo.