DVP - Documento de Visão do Projeto

Este documento descreve, em seções, a análise e levantamento de requisitos de um novo sistema para o Tribunal de Contas do Estado de Goiás (TCE-GO) denominado de TCE-Docs, para gestão documental de documentos produzidos e que transmitam dentro do tribunal. Este novo projeto tem como desafios: obter um controle processual de documentos produzidos no TCE-GO, padronização/classificação de documentos produzidos, captura de indicadores/metadados associados aos documentos importantes para o negócio do TCE-GO, integração de dados documentais com outros sistemas da informação, gerir e disponibilizar serviços para gerenciamento de produção documental, gerir e gerenciar arquivamento de mídias digital, e busca de dados em documentos digitais.

O Plano Anual de Diretrizes do Tribunal de Contas do Estado de Goiás, aprovado pela Portaria nº 132/2015, em especial o Projeto de Gestão Documental PRJ.2015-B.02, trouxe como iniciativas estratégicas, o desenvolvimento de projetos tais como a revisão da gestão documental e arquivística no âmbito do TCE-GO, levando em consideração as melhores práticas de gestão documental existentes. Assim o TCE-GO está passando por um processo de normatização e adequação ao um modelo de gestão arquivista em todos os seus processos documental que transmitam em seu corpo, hoje o TCE-GO possui diversos sistemas que gerenciam e manipulam esses documentos que são analisados/ transmitidos/ julgados, porém esses sistemas não estão adequados às normas definidas pelo SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) ainda.

Atualmente no TCE-GO, existe diversos sistemas que criam modelos documentais, produzem documentos com base nesses modelos previamente definidos, posteriormente manipulam os mesmo com informações importantes para o processo do TCE-GO, que no final de todo um processo são analisados/ transmitidos/ julgados por outros sistemas integrados, porém esses sistemas não estão adequados às normas definidas pelo SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos). Assim há uma necessidade de focar em um único ponto a produção desses documentos conforme normas e leis elegíveis aos mesmos, para que os outros sistemas integrados possam somente usufruir do documento produzindo, não se preocupando com a manipulação, extração de dados importante de um processo, ou um projeto integrado. Portanto, entende-se que um escopo adequado para este projeto, seria tratar as seguintes necessidades:

1. Desenvolvimento de um sistema que siga as recomendações de uma gestão arquivista documental (SIGAD).

2. Disponibilizar interfaces para criação de indicadores e metadados para captura de informações importantes ao TCE-GO.

3. Disponibilizar interface para definição de um plano de classificação.

4. Disponibilizar interface para definição de modelos de documentos arquivista.

5. Disponibilizar interface de integração com o Microsoft Word para edição/captura de dados relevantes.

6. Disponibilizar fluxo de trabalho para revisão de documentos, juntamente com o encaminhamento de documentos entre departamentos e usuários.

7. Disponibilizar interface de busca de dados com base em indicadores ou metadados.

8. Disponibilizar interface de integração com outros sistemas do TCE-GO.

O novo sistema de gestão documental denominado de TCE-Docs, não concorre com outros sistemas do mercado, pois trata-se de um desenvolvimento próprio. Pode ser abordado como um sistema de gestão documental desenvolvido para tratar o negócio do TCE-GO, juntamente com suas integrações de negócios com outros sistemas do tribunal.

Este projeto é motivado pela necessidade de ter uma gerência, e um controle de gestão documental dentro do TCE-GO, motiva-se a fazer a gerência, criação, edição, e disponibilização de documentos ou informações dos mesmos conforme normas do SIGAD, e CONARQ, dentro de um único sistema que também possa capturar dados importante por meio de indicadores, ou metadados ao negocio do TCE-GO, e também em paralelo possa ser integrado com outros sistemas para ajudar na tomada de decisões, ou mostrar indicadores importa-te aos usuários do tribunal e sociedade em geral.

O novo sistema de gestão documental denominado TCE-Docs, será dividido nas seguintes etapas:

3.3.1 - MENU PRINCIPAL:

Como o sistema TCE-Docs será desenvolvido para web, o mesmo será dividido na seguinte estrutura de menu principal:

Categoria| Funcionalidade | Serviços

Por sua vez, cada item de menu se divide da seguinte forma:

Solução para 4.1E01: Desenvolver o sistema do TCE-Docs uniformizado e padronizado com o mesmo layout do sistema INFORMA e CONTEX já entregues ao TCE-GO.

Solução para 4.2E01 e 4.2E02: Desenvolver um Plugins add-in for Word JS, para disponibilizar ao usuário uma interface para que o mesmo possa vincular dados ou indicadores ao documento corrente da edição.

Solução para 4.3E01: Deverá ser disponibilizado uma interface web dentro do sistema do TCE-Docs, para que o usuário administradores possam fazer um cadastro de grupos de usuários, integrando com o sistema de gerenciamento de usuários do TCE-GO.

Solução para 4.3E02: Deverá ser disponibilizado uma interface web dentro do sistema do TCE-Docs, para que o usuário administrador do sistema possa fazer o cadastro de um plano de classificação conforme regras do SIGAD.

Solução para 4.3E03: Deverá ser disponibilizado uma interface web dentro do sistema do TCE-Docs, para que o usuário administrador do sistema possa fazer o cadastro de um tipo de documento, vinculando o mesmo ao um plano de classificação ou não.

Solução para 4.3E04: Deverá ser disponibilizado uma interface web dentro do sistema do TCE-Docs, para que o usuário administrador do sistema possa fazer o cadastro de um tipo de numeração, vinculando o mesmo ao um tipo de documento.

Solução para 4.3E05: Deverá ser disponibilizado uma interface web dentro do sistema do TCE-Docs, para que o usuário administrador do sistema possa fazer o cadastro de indicadores, vinculando o mesmo ao um tipo de documento.

Solução para 4.3E06: Deverá ser disponibilizado uma interface Web Add-ins for Word JS, dentro do Word na elaboração de um modelo de documentos, para que o usuário possa definir quais indicadores de modelo serão utilizados no tipo do documento.

Solução para 4.3E07: Deverá ser disponibilizado uma interface Web Add-ins for Word JS, dentro do Word para que o usuário com permissão possa definir modelos de documentos.

Solução para 4.3E08: Deverá ser disponibilizado uma interface Web Add-ins for Word JS, dentro do Word na elaboração de um documentos, o usuário possa definir quais informações são pertinentes aos indicadores definido ao tipo de documento.

Solução para 4.4E01: Desenvolver um módulo dentro do TCE-Docs para integração com outros sistemas por meio de um serviço Web API.

Para visualizar mais detalhes dos requisitos: funcionais, não-funcionais, de sistema, de infraestrutura, de desempenho, de usabilidade e de acessibilidade , acesse o documento de escopo na seção “Artefatos” na página principal deste projeto.

A arquitetura do produto a ser desenvolvida pelo time do TCE-GO, denominado de TCE-Docs, deverá seguir a mesma arquitetura padrão definida para o Tribunal nos projetos do INFORMA, e CONTEX projetos base.

A arquitetura definida terá três portas de entrada, sendo a primeira portal web totalmente responsivo, disponibilizada para o usuário criar e gerenciar dados de formulários. A segunda será uma integração com o Microsoft Word por meio de Plug-ins Add-ins for Word JS que funcionara para capturar e integrar dados da aplicação com os documentos produzidos. A terceira será por meio de Web API (Application Programming Interface) disponibilizando serviços para integração com outras aplicações.

O sistema do TCE-Docs será dividida em vários módulos, porém todos usarão a mesma arquitetura conforme figura a baixo.

Regras, Diretrizes e Fontes de Pesquisa:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/ctde/apresentacoes_gestao/earq_oficina_2013.pdf

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/ctde/Orientacoes/Orientacao_tecnica_2.pdf

Locais:

file:/L:/GER-TI/~Projetos/SIGAD/GESTAODOCUMENTAL/2.%20GEDAI%20-%20Modelo%20-%20Conhecimento%20Estruturado%20-%20v_1.pdf file:/L:/GER-TI/~Projetos/SIGAD/Manuais/manual_gestao_documentos.pdf

file:/L:/GER-TI/~Projetos/SIGAD/estudos/requisitos%20SIGAD.pdf file:/L:/GER-TI/~Projetos/SIGAD/estudos/Processos%20de%20Gestao%20Captura%20SIGAD.pdf