DVP - Documento de Visão do Projeto

O produto de software Processo Eletrônico trata-se de uma ferramenta de que possibilitará o trâmite de processos de forma eletrônica no TCE-GO (Tribunal de Contas do Estado de Goiás). A ferramenta que será adotada e reformulada será a Estação Digital de Trabalho.

Processo eletrônico é o processo no qual todas as peças processuais (petições, certidões, despachos, etc.) são virtuais, ou seja, foram digitalizadas em arquivos para visualização por meio eletrônico. Assim, não há utilização de papel. Neste caso, diz-se que os autos do processo estão digitalizados.

A Gerência de TI entende que o projeto possui pelo menos 5 grandes módulos, são eles:

1. Módulo de Gestão do Processo Eletrônico: corresponde aos processos de negócio de Gestão documental (Autuação de Processo, Devolução de Processo, Processo com Confidencialidade, Processos em Diligência, Evento de Gestão, Arquivamento/Descarte de Processos, Arquivamento/Descarte de Documentos, Desarquivamento/Empréstimo de Processos, Desarquivamento/Empréstimo de Documentos e Digitalização e Cópia de Processos e Documentos)
2. Módulo de Documentos: corresponde à produção de documentos padronizados, exportação de documentos, temporalidade/ destinação de documentos, plano de classificação.
3. Módulo de consultas e ações para usuário externos: Funcionalidade que permitirá que usuários consultem e atuem em processos através da internet.
4. Módulo de Workflow: funcionalidade que permitirá gerenciar o fluxo de trabalho do processo.
5. Normativos: Base legal onde todas as definições, responsabilidades e procedimentos estarão definidos.

O trâmite de processos no TCE-GO ocorre de forma híbrida atualmente. Processos são autuados de forma física no protocolo do TCE-GO, criando volumes,e posteriormente esse processo é tramitado de forma física e eletrônica. Isto é, o sistema registra todos os andamentos do processo para que haja um acompanhamento através das ferramentas de gestão de processos.

Além disso, é possível criar documentos de forma eletrônica e tramitá-los. Para que isso ocorra o documento criado de forma eletrônica é impresso e juntado no processo. Só então o processo é tramitado.

Documentos produzidos de forma eletrônica no sistema do Tribunal possuem um padrão mínimo pré-defino, como cabeçalho, rodapé e logomarca. No entanto é possível alterar esse padrão ou fazer um documento em ferramenta externa sem qualquer padrão.

Para que o documento possa tramitar é necessário que haja a produção de algum tipo de documento pela unidade para ser juntando ao processo. Casa isso não ocorra, a unidade junta um documento denominado CI(Comunicado Interno).

O trâmite de documentos é realizado pelo gestor da unidade. O gestor tem a capacidade de enviar o processo que está em sua posse para qualquer unidade do Tribunal. Quando o processo chega na unidade, um servidor assina o documento de aceite e a partir deste momento o processo passa a estar na unidade.

Processos físicos de outros Órgãos que chegam ao Tribunal são tramitados no TCE-GO.

1. Dentre as situações elencadas na seção anterior pode-se levantar os seguintes problemas:
2. Como nem todos os fluxos estão todos mapeados e ou definidos em sistema, os processos podem sofrer atrasos ou se perder na instituição.
3. O processo híbrido pode gerar inconsistências entre os documentos criados no sistema e anexados ao processo físico. Pois o processo físico não está imune à substituição de páginas, e caso isso ocorra, haverá a inconsistência, uma vez que não é possível substituir o documento do eletrônico.
4. A tramitação física de processos de outros Órgãos representa um risco, pois documentos podem ser extraviados ou destruídos.
5. Altos gastos com papel e material de impressão.
6. Tendência a ficar sem espaço físico para armazenamento de papel.
7. Falta de transparência nas informações.
8. Falta de segurança das informações.
9. Falta de padronização de documentos e na forma de indexá-los.

O produto Processo eletrônico propõe apoiar as atividades administrativas, de modo eliminar o trâmite de processo físico entre as unidades internas do TCE-GO.

Além disso, facilitará a produção de documentos, uma vez que todos os documentos estarão padronizados e centralizados num único sistema. Ainda, facilitará a busca e o acesso a esses documentos e processos, pois todos os documentos terão reconhecimento de caracteres, permitindo buscas em seu conteúdo ou em metadados cadastrados pelo autor. Os documentos também poderão ser acessados e produzidos pela internet.

Os fluxos processuais também serão padronizados, evitando enganos no trâmite dos processos, trazendo previsibilidade e transparência aos processos.

1. Celeridade processual (trâmite 4 vezes mais rápido, em média);
2. Desmaterialização dos autos processuais;
3. Acesso compartilhado por diversos usuários simultaneamente;
4. Maior transparência das informações;
5. Eliminação do tempo em que o processo permanece parado aguardando tramitação meramente burocrática;
6. Redução do impacto ambiental (papel, toner, equipamentos);
7. Redução de custos com materiais de expediente;
8. Eliminação das pilhas de processos que obstruem o ambiente de trabalho;
9. Eliminação de espaços físicos de arquivamento de processos (arquivos mortos);
10. Melhoria na segurança das informações;
11. Melhoria na acessibilidade para pessoas com deficiência na interação com a documentação processual por meio da informática e de ferramentas de tecnologia assistiva;
12. Melhoria geral na qualidade dos trabalhos, com forte redução de atendimento presencial e eliminação de atividades relativas à autuação física de processos;
13. Fim do extravio de processos e de supressão de páginas.
14. Fim da inconsistência entre processo físico e eletrônico, culminando no fim processo híbrido;
15. Padronização da tabela de assuntos dos processos.
16. Maior facilidade para auditar processos.
17. Maior facilidade para extrair informações estratégicas, como indicadores.

O produto TCE-CONTEX se divide nas seguintes partes:

: corresponde aos processos de negócio de Gestão documental (Autuação de Processo, Devolução de Processo, Processo com Confidencialidade, Processos em Diligência, Evento de Gestão, Arquivamento/Descarte de Processos, Arquivamento/Descarte de Documentos, Desarquivamento/Empréstimo de Processos, Desarquivamento/Empréstimo de Documentos e Digitalização e Cópia de Processos e Documentos)

: corresponde à produção de documentos padronizados, exportação de documentos, temporalidade/ destinação de documentos, plano de classificação.

: Funcionalidade que permitirá que usuários consultem e atuem em processos através da internet.

: funcionalidade que permitirá gerenciar o fluxo de trabalho do processo.

: Base legal onde todas as definições, responsabilidades e procedimentos estarão definido

A arquitetura do produto de software TCE-CONTEX deverá seguir a mesma arquitetura da suíte de produtos do TCE-GO.

Já a arquitetura da informação de recebimento e processamento da informação será dividida em duas etapas. A primeira etapa do projeto se refere ao recebimento das prestações de contas das atividades dos jurisdicionados, a qual será realizada via Web Service, utilizando a tecnologia WCF SOAP XML, que permite balanceamento de carga, ou via Portal Web, com o upload de arquivo XML com as apurações das atividades.

Nessa primeira etapa do projeto o recebimento das apurações será validado quanto à especificação dos layouts dos arquivos de apuração, os quais serão configurados e vinculados a um calendário de obrigações. O processamento dessa verificação quanto ao layout, será implementado de forma a possibilitar o processamento de cada arquivo em paralelo, visto que cada informação de cada arquivo, independe de outro ou do agrupador de informações, o calendário de obrigações. Dessa forma o processamento poderá ser otimizado com a utilização de processamento paralelo das informações.

Já na segunda etapa do projeto, que faz referência a consolidação das informações, fazendo a carga e transformação das informações recebidas na prestação de contas, a fim de apresentar as mesmas em forma de relatórios, carga de dados em sistemas finais de auditoria e controle, ou análise em conjunto via ferramenta de BI, será desenvolvido baseado em Componentes. Essa abordagem de componentes granulares será orientado a serviços, porem de forma específica, seguindo um único propósito e escopo de negócio. Essa abordagem é conhecida como “Microservices”, que aborda serviços granulares específicos.

Na arquitetura dos Microservices será abordado o processamento concorrente da massa de informações que serão carregadas, transformadas e apresentadas, de modo a possibilitar melhor balanço de carga e desempenho do sistema em situações de grande volume de dados e situações de pico de solicitações dos serviços.

Abaixo está apresentada a modelagem arquitetural do projeto TCE-CONTEX, separando o recebimento de dados no produto TCE-CONTEX, e o processamento e transformação das informações nos produtos que compõem o TCE.Integra. Esses nomes não necessariamente serão os nomes dos produtos construídos no projeto.