ER_008 - Gestão de Documentos
Descrição
A gestão de documentos gerados no sistema GREG tem como objetivo principal, fornecer uma interface eficiente e intuitiva para a administração dos documentos gerados automaticamente pelo sistema, com base nas informações cadastradas nos registros de admissão, aposentadoria, pensão, reforma e reserva. A funcionalidade permite a visualização dos documentos gerados, classificados nas situações de validação pendente, validado ou excluído. Documentos com status “validação pendente” podem ser validados ou excluídos, de forma individual ou em lote, exclusivamente por usuários com perfil de chefe. A exclusão só não é permitida para documentos já excluídos.
Atores
Chefe do Serviço de Registro
- Pode executar todos os fluxos.
Analista do Serviço de Registro
- Não pode executar nenhum dos fluxos.
Administrador/TI
- Pode executar todos os fluxos.
TI
- Pode executar todos os fluxos.
Telas
Tela 01
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Situação | Seleção Única | Sim | - Validação Pendente - Validado - Excluído - Todos Documentos | - Todos Documentos | Permite definir uma situação específica para filtrar documentos. |
| Filtrar | Botão | Aplica filtro com base nos critérios informados. | |||
| Limpar Filtro | Botão | Limpa o valor informado como critério de filtro. | |||
| Lista de Documentos | Tabela | Exibe todos os documentos gerados na solução GREG, organizadas nas colunas: Nome documento, Arquivo, Data de criação, Situação, Validado por, Data validação, Assunto registro, Nº registro, CPF Servidor, Nome Servidor. | |||
| Nº Decisão | Link | Possibilita o acesso ao sumário web do processo relacionado à decisão. | |||
| Selecione | Seleção | Possibilita selecionar arquivos na lista para aplicação de ações individuais ou em lote. 1ª coluna da tabela. | |||
| Ver | Botão | Possibilita o download do documento. 2ª coluna da tabela. |
Tela 02
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Documento | Seção | Seção que agrupa as informações do documento. | |||
| Arquivo | Anexo | Exibe o nome do arquivo. | |||
| Data da Criação | Alfanumérico | Exibe a data de criação do documento. Formato: dd/mm/aaaa |
|||
| Situação | Alfanumérico(rótulo) | “Validação Pendente”, “Validado”, “Excluído” | “Validação Pendente” | Exibe a situação atual do documento. | |
| Baixar Arquivo | Botão | Permite o download do documento. | |||
Fluxos
Fluxo 01 - Visualizar documentos
| Passo | Ação | Regra | Tela |
|---|---|---|---|
| 01 | O usuário acessa à 'Gestão de Documentos' e seleciona um filtro especifico e clica no botão 'Filtrar'. | RN01 | Tela 01 |
| 02 | O sistema recarrega a 'Lista de documentos' e exibe os documentos conforme o filtro selecionado. | RN02 | Tela 01 |
| 03 | O usuário clica no botão 'Ver Documento' na tabela de documentos. | Tela 01 | |
| 04 | O sistema abre uma modal com informações do documento e um botão para 'Baixar arquivo'. | RN03 | Tela 02 |
| 05 | O usuário clica no botão 'Baixar arquivo' para iniciar o processo de download e salvar o arquivo localmente ou conforme sua preferência. | Tela 02 | |
| 06 | O sistema exibe uma mensagem de sucesso para o usuário. |
Fluxo 02 - Validação de Documento
| Passo | Ação | Regra | Tela |
|---|---|---|---|
| 01 | O usuário acessa à 'Gestão de Documentos', seleciona os documentos a serem validados e clica no botão “Validar Selecionados”. | RN04 | Tela 01 |
| 02 | O sistema exibe uma tela de confirmação. Se a ação for confirmada, atualiza as informações de validação na 'Lista de Documentos' e conclui a pendência de validação. Do contrário, a ação é cancelada e a validação continuará pendente. | RN05 |
Fluxo 03 - Excluir Documento
| Passo | Ação | Regra | Tela |
|---|---|---|---|
| 01 | O usuário acessa à 'Gestçao de Documentos', seleciona os documentos a serem excluídos e clica no botão “Excluir Selecionados”. | RN06 | Tela 04 |
| 02 | O sistema exibe uma tela de confirmação. Se a ação for confirmada, o documento é excluído e suas informações são atualizadas e mantidas como histórico na 'Lista de documentos'. Do contrário, a ação é cancelada e o documento será mantido. | RN07 | |
| 03 | O sistema mostra uma mensagem de sucesso para o usuário. |
Regras de Negócio
| Regra | Descrição |
|---|---|
| RN01 | Apenas os usuários com perfis de Chefe do Serviço de Registro, administrador ou TI, podem ter acesso a 'Gestão de Documentos'. |
| RN02 | O sistema deve listar todos os documentos gerados e existentes da base, respeitando o filtro selecionado: Se a filtro escolhido for Situação igual à 'Validação Pendente': deverão ser listados apenas os documentos que ainda não foram validados ou excluídos; Se a filtro escolhido for Situação igual à 'Validado': deverão ser listados apenas os documentos que já foram validados e não foram ou excluídos; Se a filtro escolhido for Situação igual à 'Excluído': deverão ser listados apenas os documentos que foram excluídos. Se a filtro escolhido for Situação igual à 'Todos Documentos': deverão ser listados todos os documentos independentemente da sua situação. |
| RN03 | O sistema permite que o usuário faça o download do documento para que possa visualizá-lo. |
| RN04 | Apenas os usuários com perfis de Chefe do Serviço de Registro e a TI podem validar registros. A validação pode ser individual ou em lote. |
| RN05 | Após validar o documento a situação será alterada para “Validado”, a mensagem “Documento Pendente de Validação” será retirado do topo do formulário do registro e o botão Gerar documento será exibido e habilitado no formulário. |
| RN06 | Apenas os usuários com perfis de Chefe do Serviço de Registro, Administrador e a TI podem excluir registros. A exclusão pode ser individual ou em lote. |
| RN07 | Após excluir o documento a situação será alterada para “Excluído” e o botão Gerar documento será exibido e habilitado no formulário. O registro do documento excluído é mantido como histórico na tabela, mas não estará disponível para download. |