Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM)

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Esta página reúne os manuais de operação do sistema de Gerência de Arquivo TCE-GO.

Alguns pré-requisitos precisam ser observados antes da utilização do sistema.

Ter permissão de acesso, seja usuário interno do TCE-GO ou usuário do setor de Serviço de arquivamento.

Acesse o link www.garq.tce.go.gov.br Informe seu usuário e senha (o mesmo usado para acessar o computador).

**Entrar**

Os usuários do TCE que não pertencem ao setor de serviço de arquivamento têm acesso exclusivo à tela de Solicitar Retirada de Processos. Essa funcionalidade permite que os usuários realizem solicitações de retirada de processos para consulta. Mais detalhes sobre essa tela estão descritos no item 5 deste manual.

Os usuários do serviço de arquivamento possuem acesso a todos os menus do sistema. Entretanto, as permissões variam conforme o nível de acesso:

Usuários Gerais: Têm acesso completo aos menus, podendo visualizar e consultar as informações disponíveis. Não possuem permissão para editar ou excluir caixas.
Chefe de Setor: Além do acesso a todos os menus, possui permissões adicionais para editar e excluir caixas no sistema.

No menu Gerenciamento de Caixa, é possível realizar as seguintes operações:

Criar Caixa: Para criar a caixa, é necessário informar os dados conforme ilustrado na figura abaixo.
Editar e Excluir Caixa: Para editar ou excluir caixa será mostrado no item 3.1

**Gerenciamento de Caixas**

Nº	Nome Componente	Descrição	Obrigatório?	Tamanho
1	Número da Caixa	Número da caixa. Caixa também pode conter letras.	Sim	5
2	Ano	Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual.	Sim	4
3	Tipo da Caixa	Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado.	Sim	0
4	Observação da caixa	Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário.	Sim	200

Logo abaixo da área de inclusão de caixas, é possível visualizar o relatório de cadastros de caixa.

Esse relatório exibe:

Detalhes da caixa cadastrada
Quantidade de processos vinculados à caixa

Ações Disponíveis

**Relatório de Caixas**

No lado direito da tela, há o botão de Ações, que oferece as seguintes opções:

Editar Caixa: Permite alterar as informações da caixa, desde que o usuário tenha permissão.
Excluir Caixa: Permite remover a caixa, se houver permissão de acesso.
Gerenciamento de Processos: Permite gerenciar os processos vinculados à caixa (explicado no item 4 deste manual).

A tela de Gerenciamento de Processos permite realizar o cadastro, consulta, edição e exclusão de processos vinculados às caixas cadastradas no sistema.

**Inserir Processo**

Nº	Nome Componente	Descrição	Obrigatório?
1	Número da Caixa e Ano da Caixa	A funcionalidade permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada por meio da tela de Gerenciamento de Caixa. As caixas disponíveis na pesquisa são apresentadas de acordo com o perfil do usuário. Chefe de Setor: pode visualizar e selecionar qualquer tipo de caixa, seja ela Normal ou de Arquivo Digitalização. Analistas do Setor: podem visualizar e selecionar apenas caixas do tipo Normal.	Sim
2	Processo	Permite pesquisar um processo já cadastrado no sistema	Sim
3	Data de Arquivamento	Carrega sempre com a data atual, porém permite que seja alterada, desde que não seja maior que a data atual	Sim
4	Observação do Processo	Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário.	Não

A tela de Retirada de Processos permite ao usuário confirmar a retirada de processos previamente solicitados ou cancelar a solicitação, desde que estejam com a situação “Solicitação Pendente”. Ao informar o processo, são exibidos seus detalhes, possíveis apensados e dados como a caixa atual, data de arquivamento, volume e o documento de autorização. É necessário também informar a data da retirada, que vem preenchida com a data atual, mas pode ser ajustada, desde que não ultrapasse a data do dia.

**Retirada de Processo**

Nº	Nome Componente	Descrição	Obrigatório?	Tamanho
1	Processo	Permite pesquisar um processo já cadastrado no sistema, desde que possua uma solicitação de retirada previamente registrada e com a situação “Solicitação Pendente”. (Como solicitar retirada no item 5)	Sim	-
2	Data da retirada	No campo “Data da Retirada”, a data atual é carregada automaticamente, porém é possível alterá-la, desde que seja para uma data anterior à atual.	Sim	-
3	Botão Cancelar	Ao acionar o botão “Cancelar”, o usuário poderá cancelar a solicitação de retirada do processo. Para que o cancelamento seja efetuado, é obrigatório informar uma justificativa. Após a confirmação, o processo é removido da lista de processos disponíveis para retirada.	-	-
4	Botão Confirmar Retirada	Ao confirmar a retirada, o processo será removido do caixa onde estava registrado.	-	-
5	Processos que serão retirados	Nesta grade são exibidos o processo principal e, quando houver, os apensados, com seus respectivos números e tipos (principal ou apensado). Todos os processos listados serão retirados após confirmar	-	-
6	Detalhes dos processos	Quando há muitos processos listados na grade à esquerda, ao clicar no número de um processo, seus detalhes são exibidos na grade à direita. Esses detalhes incluem a caixa em que o processo está, a data de arquivamento e o arquivo inserido na solicitação de retirada, que pode ser baixado.	-	-

A Tela de Inclusão de Processos Convertidos para Eletrônicos permite cadastrar, consultar, excluir e transferir processos convertidos para formato eletrônico, vinculando-os às caixas apropriadas.

**Cadastro de Processos Convertidos para Eletrônico**

Nº	Nome Componente	Descrição	Obrigatório?
1	Caixa	Permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada por meio da tela de Gerenciamento de Caixa. As caixas disponíveis na pesquisa são apresentadas de acordo com o perfil do usuário. Chefe de Setor: pode visualizar e selecionar qualquer tipo de caixa, seja ela Normal ou de Arquivo Digitalização. Analistas do Setor: podem visualizar e selecionar apenas caixas do tipo Arquivo Digitalização. Ao sair do campo “Caixa”, todos os processos vinculados a essa caixa já são listados automaticamente em detalhes do processo (5)	Sim
2	Processo	Nesta opção, são apresentados apenas os processos que foram convertidos para eletrônico e que ainda não estão atribuídos a nenhuma caixa.	Sim
3	Volume	Para processos com vários volumes, é possível indicar qual volume será inserido na caixa. Caso o processo tenha apenas um volume, deve-se informar o número 1.	Sim
4	Botão Salvar	Para confirmar a inclusão do processo na caixa, é necessário acionar o botão “Salvar”.	-
5	Detalhes dos processos	Nesta opção, são exibidos os processos que estão na caixa, juntamente com a informação do volume. Também é possível mover o processo para outra caixa.	-

**Mover da caixa temporária**

Ao selecionar a caixa 9999-9999 e clicar no botão “Mover”, será exibida uma janela modal para mover os processos dessa caixa para outra. As caixas disponíveis na pesquisa são apresentadas de acordo com o perfil do usuário:

Chefe de Setor: pode visualizar e selecionar qualquer tipo de caixa, seja ela do tipo Normal ou Arquivo Digitalização.

Analistas do Setor: podem visualizar e selecionar apenas caixas do tipo Arquivo Digitalização.

**Mover de uma caixa para outra**

Nº	Nome Componente	Descrição
1	Deseja mover para uma ciaxa específica?	NesAo escolher a opção “Não”, não é necessário informar a caixa, pois o processo será direcionado automaticamente para a caixa temporária 9999-9999. Ao escolher “Sim”, será exibida a opção para informar a caixa na qual deseja inserir o processo.
2	Caixa	Permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada por meio da tela de Gerenciamento de Caixa. As caixas disponíveis na pesquisa são apresentadas de acordo com o perfil do usuário. Chefe de Setor: pode visualizar e selecionar qualquer tipo de caixa, seja ela Normal ou de Arquivo Digitalização. Analistas do Setor: podem visualizar e selecionar apenas caixas do tipo Arquivo Digitalização.

A tela de solicitar Retirada de Processos permite que usuários externos ao setor de arquivamento solicitem a retirada de processos. Também possibilita acompanhar as solicitações feitas, consultar o status e cancelar pedidos quando permitido.

Funcionalidade Essa tela substitui o processo anterior, que exigia login e senha, proporcionando uma forma mais ágil para solicitar a retirada.

**Solicitar Retirada**

Nº	Nome Componente	Descrição	Obrigatório?	Tamanho
1	Processo	Informar o processo que deseja solicitar retirada	Sim	n/a
2	Inserir arquivo	Permite o upload de arquivo em formato PDF. O documento deve conter a autorização formal para retirada dos processos. Sistema valida o formato do arquivo, permitindo apenas arquivos com extensão PDF.	Sim	n/a

Essa funcionalidade garante maior controle e organização nas solicitações de retirada de processos, otimizando o atendimento aos usuários externos.

A Tela de Consulta de Processos Retirados permite visualizar informações sobre processos que foram retirados das caixas. A tela apresenta detalhes como data da retirada, usuário responsável pela entrega e solicitante da retirada.

**Consulta Processos Retirados**

Nº	Nome Componente	Descrição
1	Nº Processo: Número do processo retirado	Abrindo a lista mostra os processos que foram retirados e é possível digitar o número para fazer uma busca
2	Botão buscar	Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo retirado nas grades abaixo.
2	Processos	Nesta grade são exibidos o processo principal e, quando houver, os apensados, com seus respectivos números e tipos (principal ou apensado).
3	Detalhes dos processos	Quando há muitos processos listados na grade à esquerda, ao clicar no número de um deles, seus detalhes são exibidos na grade à direita. As informações apresentadas incluem: tipo do processo (físico ou eletrônico), número do processo, documento de autorização de retirada, data da retirada, caixa em que o processo estava, nome de quem concluiu a retirada e nome e setor de quem fez a solicitação.

A consulta de localização de processo permite verificar se o processo está em uma caixa e, em caso positivo, identifica em qual caixa ele se encontra.

**Consulta Localização de Processos**

Nº	Nome Componente	Descrição
1	Nº Processo	Em uma lista mostra todos processos que estão em caixas, permitindo digitar o número para pesquisa
2	Botão buscar	Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo que está sendo consultado nas grades abaixo.
3	Processos	Mostra o processo que foi informado na pesquisa
4	Detalhes dos processos	Exibe informações sobre a localização do processo, incluindo: em qual caixa está, tipo do processo (físico ou eletrônico), se é principal ou apensado, interessado, número e tipo da caixa, volume e data de arquivamento.

Na consulta de histórico de solicitações de retirada de processo são exibidos todos os processos que tiveram retirada solicitada. É possível verificar o status da solicitação (cancelada, pendente ou concluída) e baixar o documento de autorização.

**Consulta Histórico de Solicitação de Retirada de Processos**

Nº	Nome Componente	Descrição
1	Nº Processo	Em uma lista mostra todos processos que estão em caixas, permitindo digitar o número para pesquisa
2	Botão buscar	Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo que está sendo consultado na grade abaixo.
3	Detalhes dos processos	Nesta tela são exibidas as seguintes informações: tipo do processo (físico ou eletrônico), interessado do processo, assunto do processo, data da solicitação de retirada, opção para baixar o documento de autorização, data da retirada (quando concluída), motivo do cancelamento (quando houver), nome de quem realizou a retirada, nome e setor de quem solicitou a retirada, além do status da solicitação (pendente, cancelada ou concluída).