Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM) [Wiki TCE-GO]

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======Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM)======
Esta página reúne os manuais de operação do sistema de Gerência de Arquivo TCE-GO.


=====Pré-requisitos=====
Alguns pré-requisitos precisam ser observados antes da utilização do sistema.

  * Ter permissão de acesso, seja usuário interno do TCE-GO ou usuário do setor de Serviço de arquivamento.

==== 1. Acessando o sistema====
Acesse o link www.garq.tce.go.gov.br
Informe seu usuário e senha (o mesmo usado para acessar o computador). 
{{ :pres:gerti:manuais:login_garq.png?1200 |}}
colocar imagem aqui



====2 Permissões diferentes por usuário====

===2.1 Acesso de Usuários Externos ao Serviço de Arquivamento ===

Os usuários do TCE que não pertencem ao setor de serviço de arquivamento têm acesso exclusivo à tela de Solicitar Retirada de Processos.
Essa funcionalidade permite que os usuários realizem solicitações de retirada de processos para consulta.
Mais detalhes sobre essa tela estão descritos no item 5 deste manual.


===2.2 Usuários do Serviço de arquivamento===

Os usuários do serviço de arquivamento possuem acesso a todos os menus do sistema. Entretanto, as permissões variam conforme o nível de acesso:
  * Usuários Gerais: Têm acesso completo aos menus, podendo visualizar e consultar as informações disponíveis. Não possuem permissão para editar ou excluir caixas.
  * Chefe de Setor: Além do acesso a todos os menus, possui permissões adicionais para editar e excluir caixas no sistema.


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===3. Gerenciamento de caixa ===

Menu Gerenciamento de Caixa
No menu Gerenciamento de Caixa, é possível realizar as seguintes operações:

  * Criar Caixa
  * Editar Caixa
  * Excluir Caixa


^ Nº  ^ Nome Componente                   ^ Descrição                                                                                                                                                                   ^ Obrigatório?  ^ Tamanho  ^
| 1   | Número da Caixa                               | Número da caixa. Caixa também pode conter letras.                                                                                                                                                      | Sim           | 5       |
| 2   | Ano                     | Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual.                                                                                                             | Sim           | 4      |
| 3   | Tipo da Caixa                          | Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado.                                                                                                                                                 | Sim           | 0|
| 4   | Observação da caixa                            | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário.                                                                                                           | Sim           | 200|

===3.1 Relatório de Caixa===
Logo abaixo da área de inclusão de caixas, é possível visualizar o relatório de cadastros de caixa.

Esse relatório exibe:

  * Detalhes da caixa cadastrada
  * Quantidade de processos vinculados à caixa

**Ações Disponíveis**

No lado direito da tela, há o botão de Ações, que oferece as seguintes opções:

  * **Editar Caixa**: Permite alterar as informações da caixa, desde que o usuário tenha permissão.
  * **Excluir Caixa**: Permite remover a caixa, se houver permissão de acesso.
  * **Gerenciamento de Processos**: Permite gerenciar os processos vinculados à caixa (explicado no item 4 deste manual).


=====4. Gerenciamento de Processos=====



=====4.1 Inserir Processo=====

A tela de Gerenciamento de Processos permite realizar o cadastro, consulta, edição e exclusão de processos vinculados às caixas cadastradas no sistema.
^ Nº  ^ Nome Componente                   ^ Descrição                                                                                                                                                                   ^ Obrigatório?  ^ 
| 1   | Número da Caixa e Ano da Caixa                               | Permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada na tela de Gerenciamento de Caixa.                                                                                                                                                      | Sim           | 
| 2   | Processo| Permite pesquisar um processo cadastrado no sistema.                                                                                                             | Sim           | 
| 3   | Data de Arquivamento                         | Carrega sempre com a data atual, porém permite que seja alterada.                                                                                                                                                 | Sim           | 
| 4   | Observação do Processo                            | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário.                                                                                                           | Não           | 


======4.2 – Retirada de Processos======
Nessa funcionalidade, tanto o usuário analista do TCE-GO com perfil de Administrador, quando o usuário jurisdicionado com perfil de Gestor de Órgão Jurisdicionado ou Gestor de Acesso, manterão o acesso dos usuários do seu órgão, atribuindo e revogando acessos. 

=====4.3 Cadastro de Processos Convertidos=====

A Tela de Inclusão de Processos Convertidos para Eletrônicos permite cadastrar, consultar, excluir e transferir processos convertidos para formato eletrônico, vinculando-os às caixas apropriadas.


=====5. Solicitar Retirada de Processos=====

A tela de solicitar Retirada de Processos permite que usuários externos ao setor de arquivamento solicitem a retirada de processos. Também possibilita acompanhar as solicitações feitas, consultar o status e cancelar pedidos quando permitido.

**Funcionalidade**
Essa tela substitui o processo anterior, que exigia login e senha, proporcionando uma forma mais ágil para solicitar a retirada.

^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ Obrigatório? ^ Tamanho ^
| 1 | Grupo para gerenciar | Campo de consulta e seleção de órgão jurisdicionado. | Sim | n/a |
| 2 | Inserir arquivo |Permite o upload de arquivo em formato PDF. O documento deve conter a autorização formal para retirada dos processos. Sistema valida o formato do arquivo, permitindo apenas arquivos com extensão PDF.| Sim | n/a |

Essa funcionalidade garante maior controle e organização nas solicitações de retirada de processos, otimizando o atendimento aos usuários externos.




====6. Relatórios====

===6.1 Consultas processos retirados===
A Tela de Consulta de Processos Retirados permite visualizar informações sobre processos que foram retirados das caixas. A tela apresenta detalhes como data da retirada, usuário responsável pela entrega e solicitante da retirada.

Descrição da Tela
A tela exibe os processos retirados com as seguintes informações:




Pesquisa
^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ 
| 1 | Data de Retirada | Data em que o setor de serviço de arquivamento confirmou a retirada do processo.|
| 2 | Funcionário que Entregou | Nome do usuário que estava logado no sistema e confirmou a retirada.|
| 3 |Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante| Nome e setor da pessoa que realizou a solicitação da retirada|

Colunas do Relatório – Consulta Processos Retirados
^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ 
| 3 |Nº Processo: Número do processo retirado|
| 3 |Nº Caixa e Ano Caixa: Número e ano da caixa onde o processo estava armazenado antes da retirada|
| 3 |Data Retirada: Data da confirmação da retirada pelo setor de arquivamento|
| 3 |Funcionário que Entregou: Nome do funcionário que confirmou a retirada no sistema|
| 3 |Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante: Nome e setor do usuário que realizou a solicitação|


Colunas do Relatório – Consulta Localização de Processos
^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ 
| 3 |Nº Processo| Número do processo localizado|
| 3 |Tipo| Indica se o processo é Principal ou Apensado|
| 3 |Interessado| Nome do interessado no processo (pode haver mais de um interessado)|
| 3 |Nº Caixa e Ano Caixa| Número e ano da caixa onde o processo está armazenado|
| 3 |Volume| Volume do processo armazenado na caixa|


===6.2 Consulta localização de processos===



===6.3 Consulta histórico de solicitações de retirada de processo===