Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM)

Esta página reúne os manuais de operação do sistema de Gerência de Arquivo TCE-GO.

Alguns pré-requisitos precisam ser observados antes da utilização do sistema.

Ter permissão de acesso, seja usuário interno do TCE-GO ou usuário do setor de Serviço de arquivamento.

Acesse o link www.garq.tce.go.gov.br Informe seu usuário e senha (o mesmo usado para acessar o computador). colocar imagem aqui

2.1 Acesso de Usuários Externos ao Serviço de Arquivamento

Os usuários do TCE que não pertencem ao setor de serviço de arquivamento têm acesso exclusivo à tela de Solicitar Retirada de Processos. Essa funcionalidade permite que os usuários realizem solicitações de retirada de processos para consulta. Mais detalhes sobre essa tela estão descritos no item 5 deste manual.

2.2 Usuários do Serviço de arquivamento

Os usuários do serviço de arquivamento possuem acesso a todos os menus do sistema. Entretanto, as permissões variam conforme o nível de acesso:

Usuários Gerais: Têm acesso completo aos menus, podendo visualizar e consultar as informações disponíveis. Não possuem permissão para editar ou excluir caixas.
Chefe de Setor: Além do acesso a todos os menus, possui permissões adicionais para editar e excluir caixas no sistema.

3. Gerenciamento de caixa

Menu Gerenciamento de Caixa No menu Gerenciamento de Caixa, é possível realizar as seguintes operações:

Criar Caixa
Editar Caixa
Excluir Caixa

Nº	Nome Componente	Descrição	Obrigatório?	Tamanho
1	Número da Caixa	Número da caixa. Caixa também pode conter letras.	Sim	5
2	Ano	Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual.	Sim	4
3	Tipo da Caixa	Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado.	Sim	0
4	Observação da caixa	Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário.	Sim	200

3.1 Relatório de Caixa

Logo abaixo da área de inclusão de caixas, é possível visualizar o relatório de cadastros de caixa.

Esse relatório exibe:

Detalhes da caixa cadastrada
Quantidade de processos vinculados à caixa

Ações Disponíveis

No lado direito da tela, há o botão de Ações, que oferece as seguintes opções:

Editar Caixa: Permite alterar as informações da caixa, desde que o usuário tenha permissão.
Excluir Caixa: Permite remover a caixa, se houver permissão de acesso.
Gerenciamento de Processos: Permite gerenciar os processos vinculados à caixa (explicado no item 4 deste manual).

A tela de Gerenciamento de Processos permite realizar o cadastro, consulta, edição e exclusão de processos vinculados às caixas cadastradas no sistema.

Nº	Nome Componente	Descrição	Obrigatório?
1	Número da Caixa e Ano da Caixa	Permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada na tela de Gerenciamento de Caixa.	Sim
2	Processo	Permite pesquisar um processo cadastrado no sistema.	Sim
3	Data de Arquivamento	Carrega sempre com a data atual, porém permite que seja alterada.	Sim
4	Observação do Processo	Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário.	Não

Nessa funcionalidade, tanto o usuário analista do TCE-GO com perfil de Administrador, quando o usuário jurisdicionado com perfil de Gestor de Órgão Jurisdicionado ou Gestor de Acesso, manterão o acesso dos usuários do seu órgão, atribuindo e revogando acessos.

A Tela de Inclusão de Processos Convertidos para Eletrônicos permite cadastrar, consultar, excluir e transferir processos convertidos para formato eletrônico, vinculando-os às caixas apropriadas.

A tela de solicitar Retirada de Processos permite que usuários externos ao setor de arquivamento solicitem a retirada de processos. Também possibilita acompanhar as solicitações feitas, consultar o status e cancelar pedidos quando permitido.

Funcionalidade Essa tela substitui o processo anterior, que exigia login e senha, proporcionando uma forma mais ágil para solicitar a retirada.

Nº	Nome Componente	Descrição	Obrigatório?	Tamanho
1	Grupo para gerenciar	Campo de consulta e seleção de órgão jurisdicionado.	Sim	n/a
2	Inserir arquivo	Permite o upload de arquivo em formato PDF. O documento deve conter a autorização formal para retirada dos processos. Sistema valida o formato do arquivo, permitindo apenas arquivos com extensão PDF.	Sim	n/a

Essa funcionalidade garante maior controle e organização nas solicitações de retirada de processos, otimizando o atendimento aos usuários externos.

6.1 Consultas processos retirados

A Tela de Consulta de Processos Retirados permite visualizar informações sobre processos que foram retirados das caixas. A tela apresenta detalhes como data da retirada, usuário responsável pela entrega e solicitante da retirada.

Descrição da Tela A tela exibe os processos retirados com as seguintes informações:

Pesquisa

Nº	Nome Componente	Descrição
1	Data de Retirada	Data em que o setor de serviço de arquivamento confirmou a retirada do processo.
2	Funcionário que Entregou	Nome do usuário que estava logado no sistema e confirmou a retirada.
3	Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante	Nome e setor da pessoa que realizou a solicitação da retirada

Colunas do Relatório – Consulta Processos Retirados

Nº	Nome Componente	Descrição
3	Nº Processo: Número do processo retirado
3	Nº Caixa e Ano Caixa: Número e ano da caixa onde o processo estava armazenado antes da retirada
3	Data Retirada: Data da confirmação da retirada pelo setor de arquivamento
3	Funcionário que Entregou: Nome do funcionário que confirmou a retirada no sistema
3	Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante: Nome e setor do usuário que realizou a solicitação

Colunas do Relatório – Consulta Localização de Processos

Nº	Nome Componente	Descrição
3	Nº Processo	Número do processo localizado
3	Tipo	Indica se o processo é Principal ou Apensado
3	Interessado	Nome do interessado no processo (pode haver mais de um interessado)
3	Nº Caixa e Ano Caixa	Número e ano da caixa onde o processo está armazenado
3	Volume	Volume do processo armazenado na caixa