O propósito deste documento é detalhar a necessidade e uma visão geral da solução proposta para atendimento da solicitação de manutenção evolutiva para automatizar a etapa de Solicitação de Autuação de Processos ao integrar os sistemas GRAD e eTCE. Além de demonstrar as regras, comportamentos, premissas, restrições e protótipos da solução.

Tendo em vista a Resolução Normativa n.º 12/2017 deste Tribunal, que dispõe sobre o Processo Eletrônico e o uso de meios eletrônicos na tramitação de processos, comunicação de atos e transmissão de peças processuais no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Goiás, deve ser possível encaminhar via sistema, os documentos e informações das fichas de admissão de um ou mais servidores, necessárias para gerar a solicitação de autuação de processo a ser executada pelo setor responsável através do sistema eTCE. De tal forma, que o sistema solicitante GRAD receba o retorno da solicitação realizada ao sistema eTCE, complementando a automatização do processo de admissão de servidores.

Conforme solicitação do setor Serviço de Registro de Atos de Pessoal, para atendimento do escopo deste projeto será preciso tratar as seguintes necessidades:

1. Possibilitar a integração entre os sistemas envolvidos GRAD e o eTCE, para obtenção das informações necessárias para gerar automaticamente a Solicitação de autuação;
2. Disponibilizar uma ação para que a Gerência de Registros de Admissão possa encaminhar uma solicitação de autuação dos processos a partir do GRAD. Desta forma, o próprio sistema será o responsável por enviar as informações dos processos selecionados no GRAD para o setor de Serviços de Protocolo e Remessas Postais;
3. Possibilitar a geração automática de um único arquivo PDF com os dados das fichas de admissão e seus anexos. O sistema deve gerar um arquivo por processo/ficha de admitidos selecionada;
4. Possibilitar que o sistema gere um memorando com os nomes e cpfs de cada interessado (servidor) da solicitação na 1ª página do PDF gerado na solicitação;
5. Possibilitar que o sistema permita rastrear o status dos processos enviados ao eTCE ou retornados para o GRAD;
6. Possibilitar armazenar na ficha do admitido no GRAD, o código do processo autuado no eTEC;
7. Possibilitar a consulta de fichas já autuadas no GPRO. Esta consulta deve ocorrer no GRAD por vários filtros, dentre eles data da autuação e nº do processo;
8. Possibilitar armazenar na ficha de cada interessado, o código do processo no eTCE;
9. Possibilitar selecionar no máximo 10 processos para Enviar solicitação de autuação de processos.

A proposta de solução descrita neste escopo é um direcionamento para atendimento da necessidade, mas poderá sofrer mudanças durante o processo de validação e/ou desenvolvimento, em virtude de possíveis alterações na necessidade, impactos no sistema ou requisito.

O sistema deve ser responsável por gerar e enviar e retornar todas as informações e/ou documentos necessários para realizar a Solicitação de autuação de processos no eTCE. Assim, todo o processo será realizado eletronicamente, eliminando o trabalho manual atualmente realizado para digitalização, comunicação e entrega ao setor Serviços de Protocolo e Remessas Postais.

Em resumo, com esta solução espera-se que o sistema crie a Solicitação de Autuação de Processos automaticamente para execução do setor responsável, consequentemente permitindo o compartilhamento e a comunicação entre os sistemas GRAD eTCE.

Segue abaixo o protótipo sugerido para manutenção evolutiva a ser realizada, contendo ajustes tanto no GRAD quanto no eTCE para envio, consulta e recebimentos das informações tramitadas na integração dos sistemas.

1. Foi inserido na ficha de admissão o botão Ficha pronta para autuação, que ao ser acionada habilita a seleção da ficha para envio na funcionalidade Fichas para Autuação no eTCE.

 Este botão estará habilitado apenas quando a situação da ficha for Aguardando liberação para envio ou Rejeitada aguardando análise;

1. Foi inserido na funcionalidade Consultar Fichas para Autuação no GPRO no sistema GRAD, o botão Enviar ficha(s) para autuação de processo no GPRO, para que seja possível através da integração com o GPRO, enviar os processos selecionados para a solicitação de autuação no sistema GPRO;
2. Para habilitar o botão Enviar ficha(s) para autuação de processo no GPRO, deve ser selecionado uma ou mais fichas com a situação igual à Pronta para autuação no GPRO. O sistema deve permitir selecionar no máximo 10 fichas para envio;
3. As fichas com situação diferente de Prontas para autuação não podem ser selecionadas para envio;
4. Ao Enviar ficha(s) para autuação de processo no GPRO, o sistema atribui no Status da ficha de cada interessado a descrição FICHA ENVIADA PARA AUTUAÇÃO NO GPRO, substituindo o Status atual AUTUAÇÃO DE FICHA NO GPRO, no caso de reenvio FICHA REENVIADA PARA AUTUAÇÃO NO GPRO e no caso de rejeição SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO REJEITADA NO GPRO;
5. Uma solicitação pode ser composta de um ou no máximo 10 fichas de admissão (+ anexos);
6. Os processos listados na funcionalidade Consultar Fichas para Autuação no GPRO podem conter três novas Situações:

• Aguardando liberação para envio: ficha que ainda não teve a confirmação de pronta para autuar;
• Pronta para autuação no GPRO: ficha pronta para enviar ao GPRO. Esta situação substitui a situação atual Atuação de Ficha no GPRO;
• Rejeitada aguardando análise: ficha que teve sua solicitação rejeitada no GPRO e encontra-se disponível no GRAD para análise do setor responsável;

1. Na solicitação será enviado um documento na extensão PDF, para cada ficha de interessado seleciona2. do;
2. O documento será composto da seguinte forma:

• 1ª. Página: Memorando com a lista de interessados da solicitação, identificados com nome e cpf.

Utilizado o modelo de memorando enviado pelo setor Serviço de Registro de Atos de Pessoal, abaixo: