ER_011 - Gestão e Monitoramento de Prazos
Descrição
A tela de Gestão e Monitoramento de Prazos permite que o Administrador/TI acompanhe e defina as regras temporais para a transição das fases das campanhas de maturidade, estabelecendo o cronograma oficial que servirá de referência nacional para todos os Tribunais de Contas e Entes Federativos participantes.
Atores
Administrador
- Pode executar todos os fluxos.
Servidor/Colaborador da TI
- Pode executar todos os fluxos.
Telas
Tela 01
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Gestão e monitoramento de prazos (Pesquisa) | Pesquisa | Permite buscar ou selecionar a avaliação desejada. Executa a busca com base na avaliação informada no campo. Listar apenas avaliações que não estão interrompidas. | |||
| Início (Fase 1: Avaliação) | Data | Sim | Permite informar ou selecionar no calendário a data inicial da Fase 1. Mensagem de ajuda: Envio automático de aviso. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Dias (Fase 1: Avaliação) | Numérico | Sim | Permite informar a quantidade de dias de duração da Fase 1. | ||
| Data de envio do aviso antecipado (Fase 1: Avaliação) | Data | Sim | Permite informar ou selecionar no calendário a data de envio do aviso antecipado da Fase 1. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Término previsto (Fase 1: Avaliação) | Texto | Não | Exibe a data de término prevista calculada para a Fase 1. | ||
| Início (Fase 2: Validação preliminar) | Data | Sim | Permite informar ou selecionar no calendário a data inicial da Fase 2. Mensagem de ajuda: Envio automático de aviso. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Dias (Fase 2: Validação preliminar) | Numérico | Sim | Permite informar a quantidade de dias de duração da Fase 2. | ||
| Data de envio do aviso antecipado (Fase 2: Validação preliminar) | Data | Sim | Permite informar ou selecionar no calendário a data de envio do aviso antecipado da Fase 2. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Término previsto (Fase 2: Validação preliminar) | Texto | Não | Exibe a data de término prevista calculada para a Fase 2. | ||
| Confirmar | Botão | Abre a modal de confirmação da aplicação de prazos. |
Tela 01.2
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Alertas de divergência entre datas | Texto | Exibe alerta/mensagem de conflito quando houver divergência entre datas/prazos das fases. |
Tela 02
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Fechar | Fecha a modal de confirmação sem aplicar as alterações. | ||||
| Digite o nome da avaliação… | Alfanumérico | Sim | Permite a digitação do nome da avaliação para fins de validação e confirmação da ação. | ||
| Cancelar | Botão | Cancela a operação e fecha a modal. | |||
| Aplicar prazos | Botão | Confirma a aplicação dos prazos informados e executa o salvamento. |
Tela 03
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Editável | Observação |
|---|---|---|---|---|
| Mensagem de Sucesso | Mensagem | Mensagem exibida quando a operação for concluída com sucesso. No exemplo da imagem, trata-se da aplicação de prazos das fases. | ||
Tela 03.1
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Editável | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gestão e monitoramento de prazos (Pesquisa) | Pesquisa | Sim | Sim | Neste caso, o campo deve vir preenchido com o nome da avaliação acionada para edição. Permite buscar ou selecionar outra avaliação. A busca será feita com base na avaliação informada no campo. | ||
| Início (Fase 1) | Data | Sim | Sim | Campo preenchido com a data de início da Fase 1 (Avaliação). Permite alterar via digitação ou calendário. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Dias (Fase 1) | Numérico | Sim | Sim | Campo preenchido com a quantidade de dias da Fase 1. Permite alteração. | ||
| Data de envio do aviso antecipado (Fase 1) | Data | Sim | Sim | Campo preenchido com a data do aviso da Fase 1. Permite alterar via digitação ou calendário. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Término previsto (Fase 1) | Texto | Exibe a data de término prevista calculada para a Fase 1. | ||||
| Início (Fase 2) | Data | Sim | Sim | Campo preenchido com a data de início da Fase 2 (Validação preliminar). Permite alterar via digitação ou calendário. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Dias (Fase 2) | Numérico | Sim | Sim | Campo preenchido com a quantidade de dias da Fase 2. Permite alteração. | ||
| Data de envio do aviso antecipado (Fase 2) | Data | Sim | Sim | Campo preenchido com a data do aviso da Fase 2. Permite alterar via digitação ou calendário. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Término previsto (Fase 2) | Texto | Sim | Exibe a data de término prevista calculada para a Fase 2. | |||
| Salvar alterações | Botão | Salva as alterações realizadas nos prazos das fases. |
Tela 04
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Fechar | Botão | Fecha a modal e retorna à tela anterior. | |||
| Justificativa | Alfanumérico | Sim | Permite digitar o texto de justificativa para a alteração realizada . | ||
| Confirmação da alteração | Alfanumérico | Sim | Permite digitar o texto de confirmação em destaque exigido pelo sistema. | ||
| Cancelar | Botão | Cancela a ação e fecha a modal. | |||
| Aplicar prazos | Botão | Aplica as alterações dos prazos e fecha a modal. |
Tela 04.1
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Editável | Observação |
|---|---|---|---|---|
| Mensagem de Sucesso | Mensagem | Mensagem exibida quando a operação de alteração for concluída com sucesso. No exemplo da imagem, trata-se de ajustes nos prazos das fases. | ||
Emails
Fase 1: Avaliação
Email 01 - Aviso Prévio de Início
Gatilho: Disparado na 'Data de envio do aviso antecipado' definida para a início da Fase 1 (configurável pela Gestão e Monitoramento de Prazos).
| De | Para | Assunto | Corpo |
|---|---|---|---|
| Sistema Maturidade | Tribunal/Ente Federativo participantes | [Lembrete] A Fase de Avaliação da Campanha [Nome da Campanha] começa em breve | Prezado(a), Informamos que a Fase 1: Avaliação da [Nome da Campanha de Maturidade] terá início em [Data de Início]. A partir dessa data, o sistema estará liberado para que seu Ente Federativo realize a avaliação da sua maturidade. Resumo dos Prazos: - Início da Avaliação: [Data de Início] - Término da Avaliação: [Data de Fim] Recomendamos a organização prévia das equipes responsivas e da documentação necessária para garantir o cumprimento do cronograma oficial nacional. Acesse o sistema através do link: [Link de Acesso ao Sistema]. Atenciosamente, Sistema Maturidade |
Email 02 - Início da Fase
Gatilho: Disparado no dia exato definido para início da Fase 1.
| De | Para | Assunto | Corpo |
|---|---|---|---|
| Sistema Maturidade | Tribunal/Ente Federativo participantes | [Início Oficial] A Fase de Avaliação da [Nome da Campanha] está aberta | Prezado(a), A Fase 1: Avaliação da [Nome da Campanha de Maturidade] está oficialmente aberta a partir de hoje, [Data de Início]. O módulo de preenchimento do questionário já se encontra liberado na plataforma para registro e envio das evidências de maturidade do seu Ente. Atenção ao Prazo Final: - Data limite para envio: [Data de Fim], às [Horário]. Acesse o sistema através do link: [Link de Acesso ao Sistema]. Atenciosamente, Sistema Maturidade |
Fase 2: Validação Preliminar
Email 03 - Aviso Prévio de Início
Gatilho: Disparado na 'Data de envio do aviso antecipado' definida para a início da Fase 2 (configurável pela Gestão e Monitoramento de Prazos).
| De | Para | Assunto | Corpo |
|---|---|---|---|
| Sistema Maturidade | Tribunal Contas Responsável | [Lembrete] A Fase de Validação Preliminar da [Nome da Campanha] começará em breve | Prezado(a), Comunicamos que a Fase 2: Validação Preliminar da [Nome da Campanha de Maturidade] iniciará em [Data de Início], às [Horário]. Nesta etapa, os avaliadores dos Tribunais de Contas analisarão as respostas e evidências submetidas na etapa de Avaliação. Cronograma da Fase: - Início da Validação Preliminar: [Data de Início] - Encerramento da Validação Preliminar: [Data de Fim] Certifique-se de que todas as submissões anteriores tenham sido concluídas dentro do prazo estipulado. Acesse o sistema através do link: [Link de Acesso ao Sistema]. Atenciosamente, Sistema Maturidade |
Email 04 - Início da Fase
Gatilho: Disparado no dia exato definido para início da Fase 2.
| De | Para | Assunto | Corpo |
|---|---|---|---|
| Sistema Maturidade | Tribunal Contas Responsável | [Início Oficial] A Fase de Validação Preliminar da [Nome da Campanha] está aberta | Prezado(a), Informamos que a Fase 2: Validação Preliminar da [Nome da Campanha de Maturidade] foi iniciada hoje, [Data de Início]. Os avaliadores designados já têm acesso às submissões para início do processo de conferência e apontamento de inconformidades ou aprovações preliminares. Atenção ao Prazo Final: - Término desta fase: [Data de Fim], às [Horário]. Acesse o sistema através do link: [Link de Acesso ao Sistema]. Atenciosamente, Sistema Maturidade |
Notificações de Sistema
Fase 1: Avaliação
Aviso 1.1 — Aviso Prévio de Início
| Gatilho | Título | Texto |
| Disparado na 'Data de envio do aviso antecipado' definida para a início da Fase 1 (configurável pela Gestão e Monitoramento de Prazos). | 1ª Fase - Avaliação iniciará em Breve | A Fase de Avaliação da [Nome da Campanha] começará em [Data de Início]. Fique atento ao cronograma! |
Aviso 1.2 — Início da Fase
| Gatilho | Título | Texto |
| Disparado no dia exato definido para início da Fase 1. | 1ª Fase - Avaliação iniciada! | A Fase de Avaliação da [Nome da Campanha] já começou. Acesse o menu de formulários e inicie seu preenchimento. |
Fase 2: Validação Preliminar
Aviso 2.1 — Aviso Prévio de Início
| Gatilho | Título | Texto |
| Disparado na 'Data de envio do aviso antecipado' definida para a início da Fase 2 (configurável pela Gestão e Monitoramento de Prazos). | Próxima Fase 2 - Validação Preliminar iniciará em Breve | A Validação Preliminar da [Nome da Campanha] terá início em [Data de Início]. Acompanhe os prazos do seu Tribunal/Ente. |
Aviso 2.2 — Início da Fase
| Gatilho | Título | Texto |
| Disparado no dia exato definido para início da Fase 2. | 2ª Fase - Validação Preliminar iniciada! | A Validação Preliminar da [Nome da Campanha] está ativa. Acesse o painel para acompanhar os pareceres e análises. |
Fluxos
Fluxo 01 - Aplicar prazos nas fases
| Passo | Ação | Regra | Tela |
|---|---|---|---|
| 01 | O usuário acessa a funcionalidade de Gestão e monitoramento de prazos através do menu lateral, seleciona a avaliação desejada e preenche os campos do cronograma de fases (“Início”, “Dias” e “Data de envio do aviso antecipado”). | RN01, RN02, RN03, RN04, RN05, RN06, RN20 | Tela 01 |
| 02 | O usuário clica no botão “Confirmar”. | RN07 | Tela 01 |
| 03 | O sistema exibe o modal “Confirmação da aplicação de prazos” solicitando o preenchimento do texto específico para validação de segurança. | RN09 | Tela 02 |
| 04 | O usuário digita o texto exigido no campo de confirmação e clica no botão “Aplicar prazos”. | RN09, RN10 | Tela 02 |
| 05 | O sistema valida o texto informado, aplica os prazos informados às fases do cronograma, fecha o modal e exibe o alerta de sucesso. | RN11, RN12, RN13, RN14,RN15, RN18, RN19 | Tela 03 |
Fluxo 02 - Editar prazos das fases
| Passo | Ação | Regra | Tela |
|---|---|---|---|
| 01 | O usuário altera as informações de cronograma das fases na tela com prazos já vigentes e clica no botão “Salvar alterações”. | RN01, RN02, RN03, RN04, RN05, RN06, RN07, RN20 | Tela 03.1 |
| 02 | O sistema exibe o modal “Justificativa da alteração” solicitando a justificativa e a frase de confirmação. | RN08 | Tela 04 |
| 03 | O usuário preenche o campo “Justificativa”, digita a frase de confirmação destacada e clica no botão “Aplicar prazos”. | RN08, RN09, RN10 | Tela 04 |
| 04 | O sistema processa a alteração do cronograma, fecha o modal e exibe a mensagem de sucesso“. | RN11, RN12, RN13, RN14, RN15, RN16,RN17, RN18, RN19 | Tela 04.1 |
Regras de Negócio
| Regra | Descrição |
|---|---|
| RN01 | Obrigatoriedade dos Campos de Prazos: Os campos de definição do cronograma de cada fase (“Início”, “Dias” e “Data de envio do aviso antecipado”) são de preenchimento obrigatório para a validação da aplicação dos prazos. |
| RN02 | Bloqueio de Datas Anteriores à Data Atual: O sistema valida os prazos informados e impede a seleção ou inclusão de datas de “Início” ou “Data de envio do aviso antecipado” anteriores à data atual do sistema (data corrente). |
| RN03 | Cálculo Automático do Término Previsto: O campo “Término previsto” é calculado e exibido automaticamente pelo sistema, somando a quantidade de dias cadastrada à data de início da respectiva fase. Este campo é do tipo somente leitura (read-only). Mantenha o comportamento existente (já utilizado na versão implementanda) que considera a hora final 23:59:59 na data de término. Essa hora não precisa ser exibida no front (para o usuário). |
| RN04 | Precedência do Aviso Antecipado: A “Data de envio do aviso antecipado” deve ser anterior à data de “Início” da respetiva fase. |
| RN05 | Validação de Conflito de Datas entre Fases: O cronograma da campanha é composto pelas fases sequenciais: Fase 1: Avaliação e Fase 2: Validação preliminar (e futuramente: Fase 3: Razões de justificativa ou contraditório e Fase 4: Validação final). As fases obedecem estritamente a uma ordem cronológica e o sistema deve realizar a validação em tempo real de todas as entradas de datas e prazos conforme os critérios abaixo: 1. Regras da Fases 1 e 2: - Aviso Antecipado da Fase: A “Data de envio do aviso antecipado” da Fase deve ser obrigatoriamente anterior à sua data de “Início”. - Término previsto da Fase: é calculado somando a quantidade de “Dias” à sua data de “Início”. 2. Regras de Conflito entre Fases (Fase 1 vs. Fase 2): - Início da Fase Posterior: A data de “Início” da Fase 2 não pode ser anterior nem coincidente com o término previsto da Fase 1. É obrigatório haver um intervalo mínimo de pelo menos 1 dia (24 horas) entre o término de uma fase e o início da subsequente. 3. Ações do Sistema em Caso de Inconsistência: - Exibir a mensagem de erro em destaque vermelho diretamente abaixo de cada campo afetado: “A data possui conflito com o prazo da fase 1”. - Zerar automaticamente o campo “Término previsto” da fase que apresentar o conflito. - Desabilitar o botão “Confirmar” da tela até que todas as inconsistências de datas e prazos de todas as fases sejam plenamente corrigidas. |
| RN06 | Atribuição de Responsabilidade por Perfil: Cada card de fase exibe a identificação do perfil de usuário responsável pela sua execução no sistema (ex.: Fase 1 - Representante; Fase 2 - Auditor). |
| RN07 | Abrangência do Cronograma Nacional: Os prazos definidos no Cronograma Nacional servem de referência obrigatória para as fases da campanha e devem ser seguidos por todos os Tribunais de Contas e Entes Federativos participantes. |
| RN08 | Obrigatoriedade da Justificativa da Alteração: No modal de confirmação, o preenchimento do campo “Justificativa” é obrigatório. O usuário deve detalhar o motivo da aplicação/alteração dos prazos para fins de rastreabilidade e log de auditoria. O botão deve permanecer desabilitado enquanto não preencher a justificativa e a frase digitada não for idêntica ao texto esperado. |
| RN09 | Validação de Segurança por Confirmação Textual: Para liberar o botão “Aplicar prazos” no modal, o usuário deve obrigatoriamente digitar no campo “Digite o texto destacado” a frase exata solicitada pelo sistema (ex.: “Confirmo os prazos informados.”). O botão deve permanecer desabilitado enquanto a frase digitada não for idêntica ao texto esperado. |
| RN10 | Cancelamento da Operação: Caso o usuário acione o botão “Cancelar” ou o ícone de fechamento ('x') no modal de confirmação, a caixa de diálogo deve ser encerrada e nenhuma alteração de prazo efetuada nos campos da tela será salva. |
| RN11 | Mensagens de Sucesso na Aplicação e Alteração de Prazos: Após a validação no modal e confirmação com sucesso: - Para a primeira aplicação de prazos. - Para alterações/edições posteriores em cronogramas já vigentes. |
| RN12 | Controle de Vigência e Execução das Fases: As fases são controladas por datas de início e fim. O sistema avança o ciclo automaticamente conforme os prazos do cronograma. Durante intervalos entre fases ou fora da vigência da fase ativa, ações de avaliação, validação e manifestação permanecem bloqueadas/pausadas. |
| RN13 | Avanço por Decurso de Prazo e Validação Tácita: O término do prazo de uma fase faz o processo avançar para a fase subsequente (ou aciona os mecanismos de validação tácita previstos para o perfil), mesmo que existam pendências de preenchimento não concluídas pelos usuários (ausência integral/parcial de respostas nas questões). |
| RN14 | Alinhamento do Cronograma Global aos Tribunais: A gravação efetuada nesta tela atualiza o Cronograma Global da campanha. Quando um novo Cronograma Global é aplicado, o sistema substitui os cronogramas locais de todos os Tribunais de Contas (ativos) participantes, unificando os prazos em âmbito nacional. |
| RN15 | Auditoria e Logs de Alteração de Cronograma: Toda aplicação ou edição de prazos deve registrar log de auditoria detalhado, armazenando: usuário responsável (usuário logado), data/hora da ação, justificativa digitada, confirmação prestada, histórico dos prazos anteriores e os novos prazos definidos. A justificativa será uma informação obrigatória apenas quando houver a edição dos prazos nacionais ou individuais dos tribunais, sobrepondo os prazos aplicados anteriormente. |
| RN16 | Impacto Temporal no Redimensionamento de Prazos (Avanço vs. Regressão de Fase): Ao reprogramar os prazos da campanha em andamento, o sistema recalcula a fase vigente entre a Fase 1 (Avaliação) e a Fase 2 (Validação preliminar) e trata o impacto sobre os trabalhos conforme os cenários abaixo: 1. Avanço de Fase (Adiantamento do Cronograma): Ocorre quando a nova data configurada adiantar o processo da Fase 1 diretamente para a Fase 2. - Comportamento: Preservação Integral. Todo o trabalho, respostas e arquivos preenchidos pelos representantes na Fase 1 são mantidos intactos no histórico. - Exemplo: A campanha estava na Fase 1 (Avaliação). O administrador altera a data de início da Fase 2 (Validação preliminar) para a data atual. A campanha avança para a Fase 2 e todas as respostas e anexos preenchidos na Fase 1 são preservados. 2. Regressão de Fase (Retrocesso do Cronograma): Ocorre quando a alteração de prazos fizer o processo que já estava na Fase 2 retornar para a Fase 1. - Comportamento: Descarte de Trabalhos Posteriores. O sistema reabre a Fase 1 e elimina permanentemente todas as validações, divergências, justificativas e relatórios gerados pelos auditores na Fase 2. - Exemplo: A campanha estava na Fase 2 (Validação preliminar) e os auditores já haviam iniciado as validações. Se o administrador alterar os prazos fazendo o cronograma regredir de volta para a Fase 1 (Avaliação), todo o trabalho produzido pelos auditores na Fase 2 será descartado. Os representantes voltam a ter permissão de edicão na Fase 1 |
| RN17 | Manutenção da Vigência em Cadastros Tardios: O cadastro tardio de entes, representantes ou auditores no decorrer da campanha insere o participante na fase vigente do seu respetivo tribunal, sem alterar o cronograma vigente e sem prorrogar ou reabrir prazos encerrados. |
| RN18 | Vigência Informativa da Avaliação do Tribunal: A vigência total e informativa da avaliação para um determinado Tribunal de Contas compreende todo o intervalo do seu ciclo de execução. O marco inicial é definido pela data de Início da 1ª fase (Fase 1: Avaliação) e o marco final é estabelecido pela data de Término previsto da última fase do cronograma aplicável àquele tribunal. Durante este período contínuo, a avaliação é considerada ativa para o escopo da jurisdição do respectivo tribunal. |
| RN19 | Envio de E-mails e Notificações de Sistema: O sistema deve disparar comunicações automáticas (e-mails e avisos internos no painel) de acordo com os marcos temporais definidos na parametrização de prazos das fases 'Gestão e Monitoramento de Fases'. Cada e-mail e aviso deverá ser enviado conforme o respectivo gatilho especificado em suas seções. |
| RN20 | Valida datas das fases: Os campos de data da Fase 1 e da Fase 2 são de preenchimento obrigatório e devem conter datas válidas. O sistema não deve permitir o salvamento ou avanço do processo caso qualquer uma dessas datas esteja em branco, em formato inválido ou represente uma data inexistente. Nesses casos, uma mensagem de validação deve ser exibida (abaixo do campo a ser corrigido) ao usuário, solicitando a correção das informações antes de prosseguir. (Ex.: A data informada é inválida). |