DET - Documento de Especificação Técnica Produção de Documento

Com a criação de uma nova suíte de gestão documental denominada de TCE-Docs que será composta por diversos módulos integrados, surge a necessidade da disponibilização de uma funcionalidade de produção documental. Essa funcionalidade deverá ser disponibilizada no módulo do TCE-Docs para todos os usuários do Tribunal de Contas do Estado(TCE-GO) que possuírem permissões ao sistema, a funcionalidade deverá possibilitar a criação, e edição de documentos conforme padrão de configurações definidos para tratar cada assunto de negócios do Tribunal de Contas do Estado.

1. Estamos considerando para o desenvolvimento da integração com o Microsoft Word, a versão “Microsoft Office Professional Plus 2016” que será adquirida pelo TCE-GO.
2. Será de suma importância que todas as alterações no “Modelo do Documento”, dentro da ferramenta de integração com Microsoft Word seja salva pela botão “Salvar” que será disponibilizado dentro da mesma, visto que há limitações na integração, e a mesma não é capaz de capturar o evento do botão “Salvar” do menu do Microsoft Word.

Com base na necessidade acima apresentada, foram identificadas as seguintes Estórias de Usuário, as quais são identificadas pelo prefixo EU (Estória de Usuário) seguida de um número, como apresentado abaixo:

A proposta de solução descrita neste escopo é uma sugestão e poderá sofrer mudanças durante o processo de desenvolvimento, caso se identifique a necessidade.

A funcionalidade de “Pesquisa de Documentos” deverá ser disponibilizado no menu de “Documentos” através do sistema do TCE-Docs para todos os usuários que tiverem acesso cadastrado através do Módulo de Autorizações atribuídas pelo Supervisor do Módulo ou Supervisor Geral (Administradores).

Essa funcionalidade será responsável por mostrar e pesquisar documentos produzidos, em edição, ou finalizados pelo usuário corrente, juntamente com os documentos vinculados/Autorizados ao mesmo, ou ao seu setor vinculado. Nos filtros de busca, o usuário poderá buscar um documento por um tipo de documento, pela descrição de um documento, pelo assunto de um documento, pela data de vigência, pelo plano de classificação, e pelo status do documento.

Na gridView de documentos localizados, será apresentadas na coluna Ação, as ações de Visualizar (botão “V”), Editar (botão “E”), e Assinar (botão “A”).

N/A

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A funcionalidade de “Produção de Documentos” deverá ser disponibilizado no menu de Produção Documental através do sistema do TCE-Docs para todos os usuários que tiverem o acesso cadastrado através do Módulo de Autorizações atribuídas pelo Supervisor do Módulo ou Supervisor Geral (Administradores).

Essa funcionalidade será responsável por criar, alterar, e excluir um documento conforme configuração de documentos predefinidos. A funcionalidade possibilitará ao usuário com as devidas permissões acompanhar também outros documentos que estejam vinculados ao mesmo por meio de grupos de usuários, e autorizações especificas dadas aos usuários do grupo no momento da criação de um documento. A produção de documentos será por meio de uma integração com o Microsoft Word por meio da tecnologia “Add-ins for Word JS”. Sendo assim a funcionalidade de produção de documentos terá duas interfaces, a primeira será por meio de integrações de serviços Web API a serem disponibilizados para que outros sistemas possam comunicar com o TCE-Docs para criar, alterar, consultar, e excluir documentos. A segunda interface será pelo portal do TCE-Docs, onde o usuário com as devidas permissões poderá também criar, editar, e excluir documento por meio de um portal web. Em ambas as integrações a interface do TCE-Docs espera-se que os dados de indicadores de modelo sejam informados conforme configurações de documento.

O sistema deverá disponibilizar ao usuário na funcionalidade de produção documental, a opção do mesmo informar os seguintes dados antes da criação de um documento. O mesmo deverá informar um título para o documento, uma descrição que defina com alguns detalhes o objetivo do documento, o tipo de documento que o mesmo será vinculado, a configuração de documento que será utilizado no documento a ser produzido, o plano de classificação do documento, a data de validade do documento, o tipo do sigilo do documento, os dados dos indicadores de modelos do mesmo, e por último as permissões e grupos de usuários que poderá acompanhar ou editar o documento.

O sistema deverá possibilitar ao usuário informar na criação de um novo documento na gridView de indicadores de modelos, os dados de cada indicador vinculado a configuração do documento.

O sistema deverá disponibilizar também uma gridView de grupo de usuários que terão acesso ao documento, esses usuários definidos no agrupamento poderão alterar, e visualizar o documento criado pela funcionalidade. Na funcionalidade o usuário por meio de grupo de usuários poderá informar as permissões específicos por usuários do grupo para o documento que está sendo criado. Por padrão ao selecionar uma configuração de documento e caso tenha sido definido grupos de usuário ao documento, os mesmos serão automaticamente importados ao documento, ficando de responsabilidade do usuário somente definir os papeis de cada membro do grupo de usuários vinculado.

1. As informações de indicadores de modelos vinculadas ao um documento não poderão ser alterados pela funcionalidade ou pelos usuários.
2. Os documentos produzidos deverão ser salvos em um repositório de arquivos do TCE-Docs, criptografados e protegidos de edição fora do Plugins de integração do TCE-Docs.
3. Os acessos a funcionalidade fora do domínio do TCE-GO, deverá exigir login diferenciado dos usuários, para que a interface possa garantir a integridade das informações quanto a segurança dos dados, e autenticidade dos mesmos. Assim o Plugins de integração do Word JS deverá fazer um login dos usuários e registar a seção fora dos domínios do tribunal de contas do estado.
4. A funcionalidade deverá ter um time out que funcionaria como limitador para que o usuário mostre ao sistema que o documento está ainda sendo redigido, ou editado, sendo assim o usuário deverá de tempos em tempos salvar o documento, ou atualizar sua seção dentro do plugins de integração com o Word para que a comunicação do plugins com o TCE-Docs não seja perdida.
5. As validações dos indicadores quanto as obrigatoriedades só serão aplicadas quando o documento for para o transmite de assinaturas, as outras validações deverão ser aplicadas no momento de clique em salvar do usuário pela funcionalidade de integração com o Word.