DVP - Documento de Visão do Projeto

Introdução: A intenção deste documento é descrever o resultado do trabalho de: coleta, análise e definições das necessidades identificadas para a criação do sistema de Comunicação Oficial. De tal forma que o sistema permita realizar a elaboração e manutenção de ofícios, atendendo todas as fases existentes em cada um dos respectivos processos relacionados aos Ofícios produzidos pelo Tribunal de Contas do Estado de Goiás.

Objetivo: Este projeto tem o propósito de especificar as necessidades e a possível solução para criação do sistema de Comunicação Oficial do TCE-GO. Portanto, este documento visa descrever e esclarecer o problema e o direcionamento da solução para auxiliar o desenvolvimento na criação do sistema mencionado. A criação deste sistema se trata de uma evolução sistêmica que abrangerá as exigências do negócio relacionado a ofícios que são produzidos pelo Tribunal de Contas do Estado de Goiás e pode ser classificada como uma solução eletrônica significativa de alta complexidade, significativa e que exigirá integração com outros sistemas.

A comunicação de atos processuais, a cargo da Secretaria-Geral do Tribunal de Contas do Estado de Goiás, por determinação do Plenário, das Câmaras ou do Relator, deverá ser realizadas por citação, intimação ou notificação, nos termos do artigo 54 da sua Lei Orgânica e dos artigos 165 e 166 do Regimento Interno. Assim como, compete a Secretaria-Geral o controle e acompanhamento de todos os processos com imputação de débitos ou aplicação de multa pelo Plenário ou Câmaras, que são formalmente manifestadas através dos documentos de Ofícios a serem entregues aos interessados do Processo, sejam eles parte processuais ou não.

Os ofícios processuais são produzidos pelo Serviço de Publicações e Comunicações (subordinado da Secretaria Geral) deste Tribunal e são submetidos ao processo realizado por meio de uma tramitação interna, onde são submetidos a algumas revisões e assinaturas dos chefes, gerentes e do Secretário Geral, além de algumas anotações no sistema antes de ser encaminhado a pessoa que deve ser notificada. Ao recebe-lá, a pessoa assina e devolve a notificação para o Tribunal que realizará os devidos procedimentos de recebimento e passará a controlar o cumprimento/não desta obrigação, assim como, o prazo de vencimento, através da gestão e dos devidos controles que garantam este monitoramento. Quando o prazo vence o processo que estava contando prazo, pode prosseguir independente da pessoa ter apresentado ou não a resposta e/ou entrado/não com recurso.

Caso a pessoa ou o responsável não cumpra a determinação no prazo estabelecido, a Secretária-Geral deverá comunicar à Presidência, que encaminhará esta comunicação para deliberação do Plenário, estando aos gestores sujeitos à penalidade prevista no Art. 313 do Regimento Interno do Tribunal de Contas do Estado de Goiás.

A funcionalidade de elaboração e manutenção de ofícios do sistema eTCE-GO tem sido motivo de registro de vários chamados de manutenções e correções, em virtude da falta de flexibilidade ou de comportamentos existentes não esperados na aplicação o que de fato implica diretamente na execução das atividades dos analistas. Conforme relatado pela TI, algumas correções acabam implicando em impactos inesperados nas funcionalidades e por este motivo, não é possível atender a todas as solicitações para evitar maiores problemas. Ambas as funcionalidades de ofício foram implementadas utilizando recursos da tecnologia VB6 e por ser uma tecnologia já defasada, as manutenções evolutivas e/ou correções se tornam muito complexas de serem implementadas.

No entanto, muitas das solicitações encaminhadas para a TI, estão relacionadas a implementações evolutivas, que atendam aos cenários que fazem parte da realidade atual do TCE-GO. Pois, existem requisitos que foram evoluídos durante o tempo, mas devido a complexidade e o risco de grandes impactos ao realizar manutenções nestas funcionalidades, não puderam ser implementadas.

A solução atual não possui todos os recursos necessários para realizar as etapas do processo de produção e manutenção de ofícios, ou seja, este processo é parcialmente executado no sistema, exigindo que alguns controles e tarefas sejam executadas externamente, inclusive com apoio de anotações, cadernos e planilhas eletrônicas. Apesar destes recursos não serem os mais adequados, atualmente é a única forma de garantir que todas as etapas serão concluídas e outras informações poderão ser obtidas.

Outro fator relevante é que a solução atual possui muitas amarras e um processo engessado que obriga a execução desnecessárias de etapas que nem sempre precisam de serem consideradas como, por exemplo, a obrigatoriedade de associar o ofício a um processo, a permissão de poder criar ofícios apenas para processos que estão no andamento do meu setor e a falta de flexibilidade na classificação e obtenção dos modelos de ofícios a serem criados.

Disponibilizar uma sistema web que possua inicialmente alguns recursos para criação, elaboração de ofícios e gestão de ofícios, que poderão ser acessadas através das funcionalidades a serem disponibilizadas no sistema eTCE-GO versão Web, que atualmente permite a assinatura, a visualização de documentos eletrônicos dentre outros recursos relacionados a processos.

A partir da criação do ofício, o sistema deve possibilitar que este possa ser tramitado internamente e os analistas/setores possam realizar suas devidas comunicações relacionadas aos ofícios, conforme suas necessidades.

O sistema deve ser intuitivo e possibilitar ao analista uma maior flexibilidade e autonomia execução das etapas do ciclo de vida dos documentos de ofícios, atendendo as necessidades que fazem parte do negócio e da realidade atual do TCE-GO, suprindo as necessidades relacionadas aos controles e atuações externas ao sistema. Dar ao analista a liberdade de criar ofícios independente do andamento atual do processo, além de poder criar ofícios independente de estarem ou não vinculados a Processos. Uma vez realizada a classificação do ofício, o sistema deve ter a inteligencia de informar e gerar o modelo do documento de ofício (TCE-DOCS) a ser utilizado, seja para citação, intimação ou apenas um comunicado da decisão. Se o interessado já tiver sido citado no processo, o analista deve ser notificado para que não o cite novamente.

Ao informar a data de recebimento da notificação e anexar a notificação assinada, o sistema deve passar a controlar os prazos automaticamente, levando em consideração os pontos facultativos e as prorrogações, de tal forma, que este prazo sempre esteja atualizado. Se o calendário de pontos facultativos for alterado, todos os prazos de todos os ofícios deverão ser recalculados, assim como, a situação de cada ofício. Quando os ofícios forem do mesmo processo e ambos tiverem a mesma situação, deverá alterar automaticamente a situação do processo, conforme mapeamento a ser disponibilizado pela área de negócio.

Com finalidade de obtenção de informações relevantes a gestão e acompanhamento dos ofícios, a solução deve contemplar inicialmente a exibição dos seguintes indicadores gráficos: Nº de processos no setor sem ofícios, nº de processos que os ofícios estão sendo elaborados, nº de processos com ofício em 1ª revisão, nº de ofícios para assinatura do chefe do setor, nº de ofícios pendentes aguardando assinaturas dos gerente, nº de ofícios pendentes aguardando assinaturas do secretário, nº de ofício que já estão com oficial (trânsito), nº de ofícios contando prazo, nº de ofícios com prazos vencidos dentre outros a serem definidos.

Lembrando que deverá ser considerado nesta solução, a migração dos registros relacionados a ofícios originados das funcionalidades de criação e manutenção de ofícios do sistema eTCE-GO.