TAP - Termo de Abertura do Projeto

Este documento tem como objetivo autorizar formalmente o início do projeto e contém informações necessárias para o entendimento do projeto, fornecendo uma visão macro do produto a ser desenvolvido e designar o gerente do projeto.

Como gerente de projetos foi designado Luzia M. de A. Dourado.

Como meio de se alcançar o objetivo estratégico institucional “Reduzir o tempo de trâmite processual”, promovendo a celeridade deste trâmite e a produtividade na execução dos trabalhos e atender as ações do Plano Diretor de TI, no tocante à necessidade 22: Viabilizar solução de monitoramento de tramitação de autos processuais e produção de documentos, faz-se necessário o gerenciamento de prazos durante o trâmite. Essa necessidade é corroborada pelo resultado da avaliação realizada no Tribunal, no final de 2015, pela Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil (Atricon), por meio do o Projeto Qualidade e Agilidade dos Tribunais de Contas – QATC. Dentre os itens avaliados pela Atricon, dois possuem relação com o objetivo deste projeto:

• O item de avaliação “10.4.9 i - Institui sistemática de monitoramento e gerenciamento do cumprimento dos prazos, com apoio de sistema informatizado, com identificação das não conformidades e a emissão de alertas eletrônicos de prazos para membros, servidores e unidades”;
  

• O item de avaliação “11.1.7 g - Possui normativo sobre a sistemática interna de gerenciamento e controle de prazos e da qualidade do controle externo concomitante, abrangendo todas as suas fases e unidades responsáveis, preferencialmente com o uso de ferramentas eletrônicas e com a participação da Corregedoria, a quem cabe expedir alertas, notificações, orientações, recomendações e, se for o caso, propor a aplicação de sanções”.

Além disso, as unidades técnicas da Secretaria de Controle Externo manifestaram a necessidade de se implementar esse gerenciamento do cumprimento de prazos.

Como pontapé inicial para o alcance da necessidade e do objetivo estratégico citados na justificativa, esse projeto tem como objetivo o desenvolvimento de uma solução para o monitoramento de cumprimento de prazos para análises e revisões processuais no âmbito setorial. Esse projeto servirá como projeto piloto para o monitoramento e gerenciamento de cumprimento de prazos para todo o Tribunal.

Módulos principais:

• Classificação dos processos
• Distribuição dos processos

As principais entregas do projeto são:

• Documentação técnica e Análise do projeto
• Desenvolvimento e Implantação da solução
• Treinamento de reciclagem dos usuários na Estação Digital

• Mapeamento de fluxos de processos de negócio na Estação Digital
• Gestão de produtividades dos analistas dos setores

Premissas são hipóteses dadas como certas para o projeto. As seguintes premissas são importantes para o sucesso da realização deste projeto: * Comprometimento das unidades organizacionais envolvidas no projeto; * Reuniões das unidades organizacionais envolvidas com a equipe de projeto de acordo com a periodicidade a ser definida pela equipe, para o acompanhamento do projeto, identificação de problemas e melhorias; * Cumprimento do cronograma do projeto; * Não deslocamento dos recursos humanos que compõem a equipe de projeto para outro projeto.

As seguintes restrições devem ser levadas em consideração na realização deste projeto: * Prazo de entrega do projeto; * Definição dos requisitos aderente ao cronograma; * Mudança da sistemática de trabalho na Estação Digital.

Secretaria de Controle Externo