DVP - Documento de Visão do Projeto

O Documento de Visão do Projeto, em geral, fornece uma base de alto nível para os requisitos técnicos mais detalhados, definindo a visão que os envolvidos têm do produto a ser desenvolvido, em termos das necessidades e características mais importantes.

Atualmente, o fluxo de tramitação dos autos processuais do TCE-GO é auxiliado pelo produto de software Gerência de Processos (GPRO). Por meio desse software, é possível, dentre outras atividades, efetuar a distribuição de processos para análise processual. Após essa análise, é elaborado como resultado um documento e o analista que o elaborou pode submetê-lo para revisão de seu chefe imediato para as devidas correções, antes que o auto processual seja tramitado para outra unidade organizacional do TCE-GO.

Como meio de se alcançar o objetivo estratégico institucional “Reduzir o tempo de trâmite processual”, promovendo a celeridade deste trâmite e a produtividade na execução dos trabalhos, faz-se necessário o gerenciamento de prazos durante o trâmite.

Essa necessidade é corroborada pelo resultado da avaliação realizada, no final de 2015, pela Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil (Atricon), por meio do o Projeto Qualidade e Agilidade dos Tribunais de Contas – QATC.

Dentre os itens avaliados pela Atricon, dois possuem relação com a necessidade descrita por este documento:

• O item de avaliação “10.4.9 i - Institui sistemática de monitoramento e gerenciamento do cumprimento dos prazos, com apoio de sistema informatizado, com identificação das não conformidades e a emissão de alertas eletrônicos de prazos para membros, servidores e unidades”;
• O item de avaliação “11.1.7 g - Possui normativo sobre a sistemática interna de gerenciamento e controle de prazos e da qualidade do controle externo concomitante, abrangendo todas as suas fases e unidades responsáveis, preferencialmente com o uso de ferramentas eletrônicas e com a participação da Corregedoria, a quem cabe expedir alertas, notificações, orientações, recomendações e, se for o caso, propor a aplicação de sanções”.

Segundo o requisitante, a necessidade a ser atendida é o monitoramento de cumprimento de prazos para análises e revisões processuais.

Atualmente, o sistema Gerência de Processos (GPRO) possui somente o registro do tempo de permanência de um processo em um setor. Essa informação é insuficiente para ter um gerenciamento de cumprimento de prazos. Também não possui emissão de alertas eletrônicos de prazos.

O produto Monitoramento de Prazo Processual a ser desenvolvido no sistema GPRO consistirá de três módulos:

• Classificação dos processos • Distribuição dos processos • Acompanhamento

O módulo de classificação de processos permitirá que se registrem regras de classificação para se definir o prazo de um processo de acordo com critérios definidos pela unidade técnica. Essa classificação será flexível de forma que a unidade técnica possa definir critérios dinâmicos para a classificação. Além disso, poderá também definir dinamicamente as fases de análise do processo, bem como o prazo para cada fase.

O módulo de Distribuição de processos permitirá, além da distribuição, o controle do prazo para cada fase de análise, como por exemplo, fase de análise pelo analista, fase de revisão, fase de correção, etc. Nesse módulo será possível a prorrogação e suspensão de prazos, caso seja necessário, além de registrar a justificativa das prorrogações, suspensões, atrasos e das revisões.

O módulo de acompanhamento permitirá à unidade técnica monitorar, por meio de relatórios gerenciais, o monitoramento do tempo decorrido na análise e revisão processual, bem como o tempo de permanência do processo no setor.

a) Celeridade na tramitação processual;

b) Promoção da produtividade na execução dos trabalhos.

As estórias abaixo serão desenvolvidas em outro projeto: