CRIAÇÃO DOS FORMULÁRIOS AVALIAÇÃO DE APLICABILIDADE DE APRENDIZAGEM 

O objetivo deste tutorial é instruir os servidores da ESCOEX em criar os dois formulários de AVALIAÇÃO DE APLICABILIDADE DE APRENDIZAGEM na ferramenta LIMESURVEY do TCE-GO.

Dois formulários devem ser criados para todos os cursos realizados para ESCOEX, AAA - Autoavaliação e AAA - Chefia Imediata.

No tutorial abordaremos a criação dos formulários, a exportação de participantes do curso no SOPHOS, e a inserção desses participantes nos formulários criados no LIMESURVEY.

Vídeo do Tutorial

Os requisitos abaixo devem ser satisfeitos para que os colaboradores da ESCOEX acessem o ambiente de administração do LIMESURVEY e possam fazer a criação dos formulários:

1. Possuir usuário de rede no TCE-GO;
2. Estar cadastrado pela GER-TI como administrador de formulários no LIMESURVEY. O acesso deverá ser solicitado via Ordem de Serviço através do sistema de HELP-DESK;

O acesso ao ambiente se dá pelo link abaixo, com usuário e senha de rede.

Link de acesso ao LIMESURVEY

Os formulários já foram criados em outra oportunidade, e só precisam ser clonados e editados. Então, o que faremos a seguir é “copiar e colar” dois formulários de um curso que já foi realizado.

Após realizar o login na parte administrativa da ferramenta, você irá se deparar com a a seguinte tela:

Clique em Listar Questionários

Ao listar os questionários você verá todos os questionários cadastrados na ferramenta. É importante que vocês não entrem em formulários que não sejam de responsabilidade da ESCOEX, para que não tenha riscos de comprometer informações de outras áreas.

1 - Clique no botão indicado abaixo para iniciar o fluxo de cópia do primeiro formulário:

2 - Após clicar no botão, mude para a aba “copiar”. Procure o formulário a ser copiado, “AAA - autoavaliação” ou “AAA - Chefia Imediata”

3 - Preencha o nome do novo formulário. Ex: “AAA - autoavaliação - Nome do Novo Curso a ser avaliado”

4 - Clique em Salvar ou em Copiar questionário.

5 - Após salvar, a tela abaixo será exibida.

6- Clique em “Vá para o questionário”. Pronto, agora o formulário está criado, e é só repetir o mesmo processo para criar o “AAA - Chefia Imediata”

Precisamos saber quem participou do curso para receber o formulário. Para obter uma planilha com esses dados, podemos acessar a ferramenta QLIK Sense do TCE, que extrai dados do SOPHOS.

1. Acessar https://paineis.tce.go.gov.br/
2. digitar usuário da seguinte forma: tcew2k\nomeUsuario
3. senha: senha de rede/ senha de email
4. 
5. Após login, procurar pasta da ESCOEX do lado esquerdo.
6. Na pasta da ESCOEX, abrir o aplicativo do SOPHOS
7. 
8. Abrir a pasta “EXPORTAR FORMULÁRIO”, conforme imagem abaixo:
9. 
10. O painel contido na pasta será aberto.
11. 
12. Os locais marcados com uma estrela podem ser filtrados. Então, filtrar o curso desejado, e se deseja que somente os Presentes no curso apareçam na listagem.
13. Clicando com o botão direito em cima da lista marcada de vermelho acima, você exportará a lista para a auto avaliação.
14. Clicando com o botão direito em cima da lista marcada de verde acima, você exportará a lista para a avaliação do chefe. Por haver diversos sistemas não integrados, pode haver divergências no nome do chefe. Essa informação deve ser conferida antes de se inserir no LIMESURVEY
15. Clique em exportar dados para obter a planilha, e salve ela em seu computador.
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19. Abra o arquivo no Excel e o salve como CSV, como na imagem abaixo.
20. 
21. Pronto. Agora vamos importar os dados no LIMESURVEY

Após exportar os dados do SOPHOS precisamos importar no LIMESURVEY para que os emails possam ser disparados com os formulários.

1. Acessar o menu de participantes conforme imagem abaixo, e clica em inicializar tabelas de participantes.
2. 
3. Clicar em criar e depois clicar em Arquivo CSV, conforme imagem abaixo.
4. 
5. A tela a seguir será exibida.
6. 

1. Selecione o arquivo convertido anteriormente.
2. Deixe desligado para filtrar registros duplicados.
3. Cliquei em importar.
4. Uma mensagem como a seguinte será exibida em caso de sucesso:
5. 

Para que os participantes consigam acessar o questionário, ele deve estar ativo antes. Muitos dos erros que acontecem tem relação com as configurações a seguir:

1. Clique em publicação e acesso para configurar por quanto tempo o formulário estará disponível recebendo respostas.
2. 
3. Altere a Data de início e expiração de acordo com o período que o formulário fique disponível
4. 
5. Clique no botão salvar.
6. Clique em Visão geral no menu do lado esquerdo.
7. 
8. Clique em ativar questionário.
9. 

Para que os participantes recebam os links para responder o formulário, é necessário que um e-mail seja disparado pela ferramenta.

1. Acessar no menu do lado esquerdo Participantes do questionário.
2. Acessar Convites e lembretes
3. 
4. A tela de envio de convites será aberta.
5. 
6. Caso o questionário não esteja ativo, a mensagem em destaque abaixo aparecerá. O questionário deve ser ativado para que os participantes possam responder. Veja como aqui:
7. Depois clique em enviar convites.

Importante: caso o convite seja enviado, o sistema não envia novamente. Para enviar novamente, envie um lembrete,

Para que os participantes recebam lembretes de convites já enviados para responder o formulário, é necessário que um e-mail lembrete seja disparado pela ferramenta.

1. Acessar no menu do lado esquerdo Participantes do questionário.
2. Acessar Convites e lembretes
3. 
4. A tela de envio de lembretes será aberta.
5. 
6. Caso o questionário não esteja ativo, a mensagem em destaque abaixo aparecerá. O questionário deve ser ativado para que os participantes possam responder. Veja como aqui:
7. Depois clique em enviar lembretes.

Sistema de formulários e Pesquisas da CGU (LimeSurvey)