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ER_011 - Gestão e Monitoramento de Prazos
Descrição
A tela de Gestão e Monitoramento de Prazos permite que o Administrador/TI acompanhe e defina as regras temporais para a transição das fases das campanhas de maturidade, estabelecendo o cronograma oficial que servirá de referência nacional para todos os Tribunais de Contas e Entes Federativos participantes.
Atores
Administrador
- Pode executar todos os fluxos.
Servidor/Colaborador da TI
- Pode executar todos os fluxos.
Telas
Tela 01
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Gestão e monitoramento de prazos (Pesquisa) | Pesquisa | Permite buscar ou selecionar a avaliação desejada. Executa a busca com base na avaliação informada no campo. Listar apenas avaliações que não estão interrompidas. | |||
| Início (Fase 1: Avaliação) | Data | Sim | Permite informar ou selecionar no calendário a data inicial da Fase 1. Mensagem de ajuda: Envio automático de aviso. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Dias (Fase 1: Avaliação) | Numérico | Sim | Permite informar a quantidade de dias de duração da Fase 1. | ||
| Data de envio do aviso antecipado (Fase 1: Avaliação) | Data | Sim | Permite informar ou selecionar no calendário a data de envio do aviso antecipado da Fase 1. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Término previsto (Fase 1: Avaliação) | Texto | Não | Exibe a data de término prevista calculada para a Fase 1. | ||
| Início (Fase 2: Validação preliminar) | Data | Sim | Permite informar ou selecionar no calendário a data inicial da Fase 2. Mensagem de ajuda: Envio automático de aviso. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Dias (Fase 2: Validação preliminar) | Numérico | Sim | Permite informar a quantidade de dias de duração da Fase 2. | ||
| Data de envio do aviso antecipado (Fase 2: Validação preliminar) | Data | Sim | Permite informar ou selecionar no calendário a data de envio do aviso antecipado da Fase 2. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Término previsto (Fase 2: Validação preliminar) | Texto | Não | Exibe a data de término prevista calculada para a Fase 2. | ||
| Confirmar | Botão | Abre a modal de confirmação da aplicação de prazos. |
Tela 01.2
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Alertas de divergência entre datas | Texto | Exibe alerta/mensagem de conflito quando houver divergência entre datas/prazos das fases. |
Tela 02
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Fechar | Fecha a modal de confirmação sem aplicar as alterações. | ||||
| Digite o nome da avaliação… | Alfanumérico | Sim | Permite a digitação do nome da avaliação para fins de validação e confirmação da ação. | ||
| Cancelar | Botão | Cancela a operação e fecha a modal. | |||
| Aplicar prazos | Botão | Confirma a aplicação dos prazos informados e executa o salvamento. |
Tela 03
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Editável | Observação |
|---|---|---|---|---|
| Mensagem de Sucesso | Mensagem | Mensagem exibida quando a operação for concluída com sucesso. No exemplo da imagem, trata-se da aplicação de prazos das fases. | ||
Tela 03.1
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Editável | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gestão e monitoramento de prazos (Pesquisa) | Pesquisa | Sim | Sim | Neste caso, o campo deve vir preenchido com o nome da avaliação acionada para edição. Permite buscar ou selecionar outra avaliação. A busca será feita com base na avaliação informada no campo. | ||
| Início (Fase 1) | Data | Sim | Sim | Campo preenchido com a data de início da Fase 1 (Avaliação). Permite alterar via digitação ou calendário. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Dias (Fase 1) | Numérico | Sim | Sim | Campo preenchido com a quantidade de dias da Fase 1. Permite alteração. | ||
| Data de envio do aviso antecipado (Fase 1) | Data | Sim | Sim | Campo preenchido com a data do aviso da Fase 1. Permite alterar via digitação ou calendário. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Término previsto (Fase 1) | Texto | Exibe a data de término prevista calculada para a Fase 1. | ||||
| Início (Fase 2) | Data | Sim | Sim | Campo preenchido com a data de início da Fase 2 (Validação preliminar). Permite alterar via digitação ou calendário. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Dias (Fase 2) | Numérico | Sim | Sim | Campo preenchido com a quantidade de dias da Fase 2. Permite alteração. | ||
| Data de envio do aviso antecipado (Fase 2) | Data | Sim | Sim | Campo preenchido com a data do aviso da Fase 2. Permite alterar via digitação ou calendário. Formato: DD/MM/AAAA. | ||
| Término previsto (Fase 2) | Texto | Sim | Exibe a data de término prevista calculada para a Fase 2. | |||
| Salvar alterações | Botão | Salva as alterações realizadas nos prazos das fases. |
Tela 04
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Valores Possíveis | Valor Padrão | Observação |
|---|---|---|---|---|---|
| Fechar | Botão | Fecha a modal e retorna à tela anterior. | |||
| Justificativa | Alfanumérico | Sim | Permite digitar o texto de justificativa para a alteração realizada . | ||
| Confirmação da alteração | Alfanumérico | Sim | Permite digitar o texto de confirmação em destaque exigido pelo sistema. | ||
| Cancelar | Botão | Cancela a ação e fecha a modal. | |||
| Aplicar prazos | Botão | Aplica as alterações dos prazos e fecha a modal. |
Tela 04.1
| Elemento | Tipo | Obrigatório | Editável | Observação |
|---|---|---|---|---|
| Mensagem de Sucesso | Mensagem | Mensagem exibida quando a operação de alteração for concluída com sucesso. No exemplo da imagem, trata-se de ajustes nos prazos das fases. | ||
Emails
Fase 1: Avaliação
Email 01 - Aviso Prévio de Início
Gatilho: Disparado na 'Data de envio do aviso antecipado' definida para a início da Fase 1 (configurável pela Gestão e Monitoramento de Prazos).
| De | Para | Assunto | Corpo |
|---|---|---|---|
| Sistema Maturidade | Tribunal/Ente Federativo participantes | [Lembrete] A Fase de Avaliação da Campanha [Nome da Campanha] começa em breve | Prezado(a), Informamos que a Fase 1: Avaliação da [Nome da Campanha de Maturidade] terá início em [Data de Início]. A partir dessa data, o sistema estará liberado para que seu Ente Federativo realize a avaliação da sua maturidade. Resumo dos Prazos: - Início da Avaliação: [Data de Início] - Término da Avaliação: [Data de Fim] Recomendamos a organização prévia das equipes responsivas e da documentação necessária para garantir o cumprimento do cronograma oficial nacional. Acesse o sistema através do link: [Link de Acesso ao Sistema]. Atenciosamente, Sistema Maturidade |
Email 02 - Início da Fase
Gatilho: Disparado no dia exato definido para início da Fase 1.
| De | Para | Assunto | Corpo |
|---|---|---|---|
| Sistema Maturidade | Tribunal/Ente Federativo participantes | [Início Oficial] A Fase de Avaliação da [Nome da Campanha] está aberta | Prezado(a), A Fase 1: Avaliação da [Nome da Campanha de Maturidade] está oficialmente aberta a partir de hoje, [Data de Início]. O módulo de preenchimento do questionário já se encontra liberado na plataforma para registro e envio das evidências de maturidade do seu Ente. Atenção ao Prazo Final: - Data limite para envio: [Data de Fim], às [Horário]. Acesse o sistema através do link: [Link de Acesso ao Sistema]. Atenciosamente, Sistema Maturidade |
Fase 2: Validação Preliminar
Email 03 - Aviso Prévio de Início
Gatilho: Disparado na 'Data de envio do aviso antecipado' definida para a início da Fase 2 (configurável pela Gestão e Monitoramento de Prazos).
| De | Para | Assunto | Corpo |
|---|---|---|---|
| Sistema Maturidade | Tribunal Contas Responsável | [Lembrete] A Fase de Validação Preliminar da [Nome da Campanha] começará em breve | Prezado(a), Comunicamos que a Fase 2: Validação Preliminar da [Nome da Campanha de Maturidade] iniciará em [Data de Início], às [Horário]. Nesta etapa, os avaliadores dos Tribunais de Contas analisarão as respostas e evidências submetidas na etapa de Avaliação. Cronograma da Fase: - Início da Validação Preliminar: [Data de Início] - Encerramento da Validação Preliminar: [Data de Fim] Certifique-se de que todas as submissões anteriores tenham sido concluídas dentro do prazo estipulado. Acesse o sistema através do link: [Link de Acesso ao Sistema]. Atenciosamente, Sistema Maturidade |
Email 04 - Início da Fase
Gatilho: Disparado no dia exato definido para início da Fase 2.
| De | Para | Assunto | Corpo |
|---|---|---|---|
| Sistema Maturidade | Tribunal Contas Responsável | [Início Oficial] A Fase de Validação Preliminar da [Nome da Campanha] está aberta | Prezado(a), Informamos que a Fase 2: Validação Preliminar da [Nome da Campanha de Maturidade] foi iniciada hoje, [Data de Início]. Os avaliadores designados já têm acesso às submissões para início do processo de conferência e apontamento de inconformidades ou aprovações preliminares. Atenção ao Prazo Final: - Término desta fase: [Data de Fim], às [Horário]. Acesse o sistema através do link: [Link de Acesso ao Sistema]. Atenciosamente, Sistema Maturidade |
Notificações de Sistema
Fase 1: Avaliação
Aviso 1.1 — Aviso Prévio de Início
| Gatilho | Título | Texto |
| Disparado na 'Data de envio do aviso antecipado' definida para a início da Fase 1 (configurável pela Gestão e Monitoramento de Prazos). | 1ª Fase - Avaliação iniciará em Breve | A Fase de Avaliação da [Nome da Campanha] começará em [Data de Início]. Fique atento ao cronograma! |
Aviso 1.2 — Início da Fase
| Gatilho | Título | Texto |
| Disparado no dia exato definido para início da Fase 1. | 1ª Fase - Avaliação iniciada! | A Fase de Avaliação da [Nome da Campanha] já começou. Acesse o menu de formulários e inicie seu preenchimento. |
Fase 2: Validação Preliminar
Aviso 2.1 — Aviso Prévio de Início
| Gatilho | Título | Texto |
| Disparado na 'Data de envio do aviso antecipado' definida para a início da Fase 2 (configurável pela Gestão e Monitoramento de Prazos). | Próxima Fase 2 - Validação Preliminar iniciará em Breve | A Validação Preliminar da [Nome da Campanha] terá início em [Data de Início]. Acompanhe os prazos do seu Tribunal/Ente. |
Aviso 2.2 — Início da Fase
| Gatilho | Título | Texto |
| Disparado no dia exato definido para início da Fase 2. | 2ª Fase - Validação Preliminar iniciada! | A Validação Preliminar da [Nome da Campanha] está ativa. Acesse o painel para acompanhar os pareceres e análises. |
Fluxos
Fluxo 01 - Aplicar prazos nas fases
| Passo | Ação | Regra | Tela |
|---|---|---|---|
| 01 | O usuário acessa a funcionalidade de Gestão e monitoramento de prazos através do menu lateral, seleciona a avaliação desejada e preenche os campos do cronograma de fases (“Início”, “Dias” e “Data de envio do aviso antecipado”). | RN01, RN02, RN03, RN04, RN05, RN06 | Tela 01 |
| 02 | O usuário clica no botão “Confirmar”. | RN07 | Tela 01 |
| 03 | O sistema exibe o modal “Confirmação da aplicação de prazos” solicitando o preenchimento do texto específico para validação de segurança. | RN09 | Tela 02 |
| 04 | O usuário digita o texto exigido no campo de confirmação e clica no botão “Aplicar prazos”. | RN09, RN10 | Tela 02 |
| 05 | O sistema valida o texto informado, aplica os prazos informados às fases do cronograma, fecha o modal e exibe o alerta de sucesso. | RN11, RN12, RN13, RN14,RN15, RN18, RN19 | Tela 03 |
Fluxo 02 - Editar prazos das fases
| Passo | Ação | Regra | Tela |
|---|---|---|---|
| 01 | O usuário altera as informações de cronograma das fases na tela com prazos já vigentes e clica no botão “Salvar alterações”. | RN01, RN02, RN03, RN04, RN05, RN06, RN07 | Tela 03.1 |
| 02 | O sistema exibe o modal “Justificativa da alteração” solicitando a justificativa e a frase de confirmação. | RN08 | Tela 04 |
| 03 | O usuário preenche o campo “Justificativa”, digita a frase de confirmação destacada e clica no botão “Aplicar prazos”. | RN08, RN09, RN10 | Tela 04 |
| 04 | O sistema processa a alteração do cronograma, fecha o modal e exibe a mensagem de sucesso“. | RN11, RN12, RN13, RN14, RN15, RN16,RN17, RN18, RN19 | Tela 04.1 |
Regras de Negócio
| Regra | Descrição |
|---|---|
| RN01 | Obrigatoriedade dos Campos de Prazos: Os campos de definição do cronograma de cada fase (“Início”, “Dias” e “Data de envio do aviso antecipado”) são de preenchimento obrigatório para a validação da aplicação dos prazos. |
| RN02 | Bloqueio de Datas Anteriores à Data Atual: O sistema valida os prazos informados e impede a seleção ou inclusão de datas de “Início” ou “Data de envio do aviso antecipado” anteriores à data atual do sistema (data corrente). |
| RN03 | Cálculo Automático do Término Previsto: O campo “Término previsto” é calculado e exibido automaticamente pelo sistema, somando a quantidade de dias cadastrada à data de início da respectiva fase. Este campo é do tipo somente leitura (read-only). Mantenha o comportamento existente (já utilizado na versão implementanda) que considera a hora final 23:59:59 na data de término. Essa hora não precisa ser exibida no front (para o usuário). |
| RN04 | Precedência do Aviso Antecipado: A “Data de envio do aviso antecipado” deve ser anterior à data de “Início” da respetiva fase. |
| RN05 | Validação de Conflito de Datas entre Fases: O cronograma da campanha é composto pelas fases sequenciais: Fase 1: Avaliação e Fase 2: Validação preliminar (e futuramente: Fase 3: Razões de justificativa ou contraditório e Fase 4: Validação final). As fases obedecem estritamente a uma ordem cronológica e o sistema deve realizar a validação em tempo real de todas as entradas de datas e prazos conforme os critérios abaixo: 1. Regras da Fases 1 e 2 (Internas e Sequenciais): - Aviso Antecipado da Fase: A “Data de envio do aviso antecipado” da Fase deve ser obrigatoriamente anterior ou igual à sua data de “Início”. - Término previsto da Fase: é calculado somando a quantidade de “Dias” à sua data de “Início”. 2. Regras de Conflito entre Fases (Fase 1 vs. Fase 2): - Início da Fase Posterior: A data de “Início” da Fase 2 não pode ser anterior nem coincidente com o término previsto da Fase 1. É obrigatório haver um intervalo mínimo de pelo menos 1 dia (24 horas) entre o término de uma fase e o início da subsequente. 3. Ações do Sistema em Caso de Inconsistência: - Exibir a mensagem de erro em destaque vermelho diretamente abaixo de cada campo afetado: “A data possui conflito com o prazo da fase 1”. - Zerar automaticamente o campo “Término previsto” da fase que apresentar o conflito. - Desabilitar o botão “Confirmar” da tela até que todas as inconsistências de datas e prazos de todas as fases sejam plenamente corrigidas. |
| RN06 | Atribuição de Responsabilidade por Perfil: Cada card de fase exibe a identificação do perfil de usuário responsável pela sua execução no sistema (ex.: Fase 1 - Representante; Fase 2 - Auditor). |
| RN07 | Abrangência do Cronograma Nacional: Os prazos definidos no Cronograma Nacional servem de referência obrigatória para as fases da campanha e devem ser seguidos por todos os Tribunais de Contas e Entes Federativos participantes. |
| RN08 | Obrigatoriedade da Justificativa da Alteração: No modal de confirmação, o preenchimento do campo “Justificativa” é obrigatório. O usuário deve detalhar o motivo da aplicação/alteração dos prazos para fins de rastreabilidade e log de auditoria. O botão deve permanecer desabilitado enquanto não preencher a justificativa e a frase digitada não for idêntica ao texto esperado. |
| RN09 | Validação de Segurança por Confirmação Textual: Para liberar o botão “Aplicar prazos” no modal, o usuário deve obrigatoriamente digitar no campo “Digite o texto destacado” a frase exata solicitada pelo sistema (ex.: “Confirmo os prazos informados.”). O botão deve permanecer desabilitado enquanto a frase digitada não for idêntica ao texto esperado. |
| RN10 | Cancelamento da Operação: Caso o usuário acione o botão “Cancelar” ou o ícone de fechamento ('x') no modal de confirmação, a caixa de diálogo deve ser encerrada e nenhuma alteração de prazo efetuada nos campos da tela será salva. |
| RN11 | Mensagens de Sucesso na Aplicação e Alteração de Prazos: Após a validação no modal e confirmação com sucesso: - Para a primeira aplicação de prazos. - Para alterações/edições posteriores em cronogramas já vigentes. |
| RN12 | Controle de Vigência e Execução das Fases: As fases são controladas por datas de início e fim. O sistema avança o ciclo automaticamente conforme os prazos do cronograma. Durante intervalos entre fases ou fora da vigência da fase ativa, ações de avaliação, validação e manifestação permanecem bloqueadas/pausadas. |
| RN13 | Avanço por Decurso de Prazo e Validação Tácita: O término do prazo de uma fase faz o processo avançar para a fase subsequente (ou aciona os mecanismos de validação tácita previstos para o perfil), mesmo que existam pendências de preenchimento não concluídas pelos usuários (ausência integral/parcial de respostas nas questões). |
| RN14 | Alinhamento do Cronograma Global aos Tribunais: A gravação efetuada nesta tela atualiza o Cronograma Global da campanha. Quando um novo Cronograma Global é aplicado, o sistema substitui os cronogramas locais de todos os Tribunais de Contas (ativos) participantes, unificando os prazos em âmbito nacional. |
| RN15 | Auditoria e Logs de Alteração de Cronograma: Toda aplicação ou edição de prazos deve registrar log de auditoria detalhado, armazenando: usuário responsável (usuário logado), data/hora da ação, justificativa digitada, confirmação prestada, histórico dos prazos anteriores e os novos prazos definidos. A justificativa será uma informação obrigatória apenas quando houver a edição dos prazos nacionais ou individuais dos tribunais, sobrepondo os prazos aplicados anteriormente. |
| RN16 | Impacto Temporal no Redimensionamento de Prazos (Avanço vs. Regressão de Fase): Ao reprogramar os prazos da campanha em andamento, o sistema recalcula a fase vigente entre a Fase 1 (Avaliação) e a Fase 2 (Validação preliminar) e trata o impacto sobre os trabalhos conforme os cenários abaixo: 1. Avanço de Fase (Adiantamento do Cronograma): Ocorre quando a nova data configurada adiantar o processo da Fase 1 diretamente para a Fase 2. - Comportamento: Preservação Integral. Todo o trabalho, respostas e arquivos preenchidos pelos representantes na Fase 1 são mantidos intactos no histórico. - Exemplo: A campanha estava na Fase 1 (Avaliação). O administrador altera a data de início da Fase 2 (Validação preliminar) para a data atual. A campanha avança para a Fase 2 e todas as respostas e anexos preenchidos na Fase 1 são preservados. 2. Regressão de Fase (Retrocesso do Cronograma): Ocorre quando a alteração de prazos fizer o processo que já estava na Fase 2 retornar para a Fase 1. - Comportamento: Descarte de Trabalhos Posteriores. O sistema reabre a Fase 1 e elimina permanentemente todas as validações, divergências, justificativas e relatórios gerados pelos auditores na Fase 2. - Exemplo: A campanha estava na Fase 2 (Validação preliminar) e os auditores já haviam iniciado as validações. Se o administrador alterar os prazos fazendo o cronograma regredir de volta para a Fase 1 (Avaliação), todo o trabalho produzido pelos auditores na Fase 2 será descartado. Os representantes voltam a ter permissão de edicão na Fase 1 |
| RN17 | Manutenção da Vigência em Cadastros Tardios: O cadastro tardio de entes, representantes ou auditores no decorrer da campanha insere o participante na fase vigente do seu respetivo tribunal, sem alterar o cronograma vigente e sem prorrogar ou reabrir prazos encerrados. |
| RN18 | Vigência Informativa da Avaliação do Tribunal: A vigência total e informativa da avaliação para um determinado Tribunal de Contas compreende todo o intervalo do seu ciclo de execução. O marco inicial é definido pela data de Início da 1ª fase (Fase 1: Avaliação) e o marco final é estabelecido pela data de Término previsto da última fase do cronograma aplicável àquele tribunal. Durante este período contínuo, a avaliação é considerada ativa para o escopo da jurisdição do respectivo tribunal. |
| RN19 | Envio de E-mails e Notificações de Sistema: O sistema deve disparar comunicações automáticas (e-mails e avisos internos no painel) de acordo com os marcos temporais definidos na parametrização de prazos das fases 'Gestão e Monitoramento de Fases'. Cada e-mail e aviso deverá ser enviado conforme o respectivo gatilho especificado em suas seções. |