DET - Documento de Especificação Técnica Produção de Documento

Com a criação de uma nova suíte de gestão documental denominada de TCE-Docs que será composta por diversos módulos integrados, surge a necessidade da disponibilização de uma funcionalidade de produção documental. Essa funcionalidade deverá ser disponibilizada no módulo do TCE-Docs para todos os usuários do Tribunal de Contas do Estado(TCE-GO) que possuírem permissões ao sistema, a funcionalidade deverá possibilitar a criação, e edição de documentos conforme padrão de configurações definidos para tratar cada assunto de negócios do Tribunal de Contas do Estado.

1. Estamos considerando para o desenvolvimento da integração com o Microsoft Word, a versão “Microsoft Office Professional Plus 2016” e “Microsoft Office 365 ProPlus” que será adquirida pelo TCE-GO.
2. Será de suma importância que todas as alterações no “Modelo do Documento”, dentro da ferramenta de integração com Microsoft Word seja salva pela botão “Salvar” que será disponibilizado dentro da mesma, visto que há limitações na integração, e a mesma não é capaz de capturar o evento do botão “Salvar” do menu do Microsoft Word.

Com base na necessidade acima apresentada, foram identificadas as seguintes Estórias de Usuário, as quais são identificadas pelo prefixo EU (Estória de Usuário) seguida de um número, como apresentado abaixo:

A especificação de criação de Documentos através da integração Web Api, está descrita no Documento de Especificações Técnicas de Serviços Web Api.

A proposta de solução descrita neste escopo é uma sugestão e poderá sofrer mudanças durante o processo de desenvolvimento, caso se identifique a necessidade.

A funcionalidade de “Pesquisa de Documentos” deverá ser disponibilizado no menu de “Documentos” através do sistema do TCE-Docs para todos os usuários que tiverem acesso cadastrado através do Módulo de Autorizações atribuídas pelo Supervisor do Módulo ou Supervisor Geral (Administradores), apenas para documentos não processuais, isto é, documentos que não estão vinculados a processos do TCE-GO. A propriedade que determina se o documento é ou não processual é dada pelo Tipo de Documento, no qual tem um atributo que define se é ou não processual.

Essa funcionalidade será responsável por mostrar e pesquisar documentos produzidos, em edição, ou finalizados pelo usuário corrente, juntamente com os documentos vinculados/autorizados ao mesmo, ou ao seu setor vinculado. Nos filtros de busca, o usuário poderá buscar um documento por um tipo de documento, pela descrição de um documento, pelo assunto de um documento, por período de criação, pelo plano de classificação, e pela situação do documento.

Na grid de documentos localizados, será apresentadas na coluna Ação, as ações de Visualizar (botão “V”), Editar (botão “E”), e Assinar (botão “A”).

N/A

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A funcionalidade de “Produção de Documentos” deverá ser disponibilizado no menu de Produção Documental através do sistema do TCE-Docs para todos os usuários que tiverem o acesso cadastrado através do Módulo de Autorizações atribuídas pelo Supervisor do Módulo ou Supervisor Geral (Administradores).

Essa funcionalidade será responsável por criar, alterar, e excluir (exclusão lógica) um documento conforme configuração de documentos predefinidos de documentos não processuais. A funcionalidade possibilitará ao usuário com as devidas permissões acompanhar também outros documentos que estejam vinculados ao mesmo por meio de grupos de usuários, e autorizações especificas dadas aos usuários do grupo. A produção de documentos será por meio de uma integração com o Microsoft Word por meio da tecnologia “Add-ins for Word JS”. Sendo assim a funcionalidade de produção de documentos terá duas interfaces, a primeira será por meio de integrações de serviços Web API a serem disponibilizados para que outros sistemas possam comunicar com o TCE-Docs para criar, alterar, consultar, e excluir documentos. A segunda interface será pelo portal do TCE-Docs, onde o usuário com as devidas permissões poderá também criar, editar, e excluir documento por meio de um portal web. Na primeira interface, será possível informar os indicadores de modelo do documento através da chave de integração definida previamente. Já na segunda interface, via portal Web, os indicadores de modelo não serão informados, devendo o usuário informar pelo próprio Add-ins for Word JS.

Para a criação de novos documentos o usuário basta clicar no botão inserir (circulo com o sinal de “mais”). Uma vez pressionado o botão, caso o usuário tenha mais de um tipo de documento com permissão de criar documentos, serão listados em botões menores que serão apresentados acima do potão de inserir. Ao usuário clicar em uma das opções de tipo de documento, o sistema irá criar o documento para o usuário e será feito download do documento.

Nesse momento caso a configuração de documentos tenha mais de um modelo de documentos vinculado, será apresentada uma caixa de diálogo para que o usuário selecione o modelo de documentos que se deseja utilizar.

Na criação de documento o nome do arquivo, a descrição do arquivo, e o sigilo do documento no momento da criação do mesmo será feita pelo componente Add-ins for JS através de uma aba de manutenção de documento, caso o usuário não altere essas informações será dado um nome automaticamente para o documento e por padrão o documento será sigiloso. Na tela de manutenção de documentos pelo portal Web, o usuário poderá alterar as configurações do documento, com a possibilidade de adicionar grupos de usuário ou usuário específico para editar e ou visualizar o documento.

1. As informações de indicadores de modelos vinculadas ao um documento não poderão ser alterados pela funcionalidade ou pelos usuários.
2. Os documentos produzidos deverão ser salvos em um repositório de arquivos do TCE-Docs, criptografados e protegidos de edição fora do Plugins de integração do TCE-Docs.
3. Os acessos a funcionalidade fora do domínio do TCE-GO, deverá exigir login diferenciado dos usuários, para que a interface possa garantir a integridade das informações quanto a segurança dos dados, e autenticidade dos mesmos. Assim o Plugins de integração do Word JS deverá fazer um login dos usuários e registar a seção fora dos domínios do tribunal de contas do estado.
4. A funcionalidade deverá ter um time out que funcionaria como limitador para que o usuário mostre ao sistema que o documento está ainda sendo redigido, ou editado, sendo assim o usuário deverá de tempos em tempos salvar o documento, ou atualizar sua seção dentro do plugins de integração com o Word para que a comunicação do plugins com o TCE-Docs não seja perdida.
5. As validações dos indicadores quanto as obrigatoriedades só serão aplicadas quando o documento for para o transmite de assinaturas, as outras validações deverão ser aplicadas no momento de clique em salvar do usuário pela funcionalidade de integração com o Word.