DVP - Documento de Visão do Projeto

Este documento tratará do primeiro módulo do sistema de Processo Eletrônico, que corresponde principalmente às funções de autuação do processo, inserção de documentos eletrônicos e trâmite. Diversas outras funcionalidades acessórias existentes serão levantas e implementadas no decorrer do projeto.

O trâmite de processos no TCE-GO ocorre de forma híbrida atualmente. Processos são autuados de forma física no protocolo do TCE-GO, criando volumes,e posteriormente esse processo é tramitado de forma física e eletrônica. Isto é, o sistema registra todos os andamentos do processo para que haja um acompanhamento através das ferramentas de gestão de processos.

Além disso, é possível criar documentos de forma eletrônica e tramitá-los. Para que isso ocorra o documento criado de forma eletrônica é impresso e juntado no processo. Só então o processo é tramitado.

Documentos produzidos de forma eletrônica no sistema do Tribunal possuem um padrão mínimo pré-defino, como cabeçalho, rodapé e logomarca. No entanto é possível alterar esse padrão ou fazer um documento em ferramenta externa sem qualquer padrão.

Para que o documento possa tramitar é necessário que haja a produção de algum tipo de documento pela unidade para ser juntando ao processo. Casa isso não ocorra, a unidade junta um documento denominado CI(Comunicado Interno).

O trâmite de documentos é realizado pelo gestor da unidade. O gestor tem a capacidade de enviar o processo que está em sua posse para qualquer unidade do Tribunal. Quando o processo chega na unidade, um servidor assina o documento de aceite e a partir deste momento o processo passa a estar na unidade.

Processos físicos de outros Órgãos que chegam ao Tribunal são tramitados no TCE-GO.

1. Dentre as situações elencadas na seção anterior pode-se levantar os seguintes problemas:
2. Como nem todos os fluxos estão todos mapeados e ou definidos em sistema, os processos podem sofrer atrasos ou se perder na instituição.
3. O processo híbrido pode gerar inconsistências entre os documentos criados no sistema e anexados ao processo físico. Pois o processo físico não está imune à substituição de páginas, e caso isso ocorra, haverá a inconsistência, uma vez que não é possível substituir o documento do eletrônico.
4. A tramitação física de processos de outros Órgãos representa um risco, pois documentos podem ser extraviados ou destruídos.
5. Altos gastos com papel e material de impressão.
6. Tendência a ficar sem espaço físico para armazenamento de papel.
7. Falta de transparência nas informações.
8. Falta de segurança das informações.
9. Falta de padronização de documentos e na forma de indexá-los.

O produto Processo eletrônico propõe apoiar as atividades administrativas, de modo eliminar o trâmite de processo físico entre as unidades internas do TCE-GO.

Além disso, facilitará a produção de documentos, uma vez que todos os documentos estarão padronizados e centralizados num único sistema. Ainda, facilitará a busca e o acesso a esses documentos e processos, pois todos os documentos terão reconhecimento de caracteres, permitindo buscas em seu conteúdo ou em metadados cadastrados pelo autor. Os documentos também poderão ser acessados e produzidos pela internet.

Os fluxos processuais também serão padronizados, evitando enganos no trâmite dos processos, trazendo previsibilidade e transparência aos processos.

1. Celeridade processual (trâmite 4 vezes mais rápido, em média);
2. Desmaterialização dos autos processuais;
3. Acesso compartilhado por diversos usuários simultaneamente;
4. Maior transparência das informações;
5. Eliminação do tempo em que o processo permanece parado aguardando tramitação meramente burocrática;
6. Redução do impacto ambiental (papel, toner, equipamentos);
7. Redução de custos com materiais de expediente;
8. Eliminação das pilhas de processos que obstruem o ambiente de trabalho;
9. Eliminação de espaços físicos de arquivamento de processos (arquivos mortos);
10. Melhoria na segurança das informações;
11. Melhoria na acessibilidade para pessoas com deficiência na interação com a documentação processual por meio da informática e de ferramentas de tecnologia assistiva;
12. Melhoria geral na qualidade dos trabalhos, com forte redução de atendimento presencial e eliminação de atividades relativas à autuação física de processos;
13. Fim do extravio de processos e de supressão de páginas.
14. Fim da inconsistência entre processo físico e eletrônico, culminando no fim processo híbrido;
15. Padronização da tabela de assuntos dos processos.
16. Maior facilidade para auditar processos.
17. Maior facilidade para extrair informações estratégicas, como indicadores.

O produto Processo Eletrônico se divide nas seguintes partes:

Corresponde aos processos de negócio de Gestão documental (Autuação de Processo, Devolução de Processo, Processo com Confidencialidade, Processos em Diligência, Evento de Gestão, Arquivamento/Descarte de Processos, Arquivamento/Descarte de Documentos, Desarquivamento/Empréstimo de Processos, Desarquivamento/Empréstimo de Documentos e Digitalização e Cópia de Processos e Documentos)

Corresponde à produção de documentos padronizados, exportação de documentos, temporalidade/ destinação de documentos, plano de classificação e segurança da informação.

Funcionalidade que permitirá que usuários consultem e e produza documentos através da internet.

Funcionalidade que permitirá gerenciar o fluxo de trabalho do processo, pré estabelecendo no sistema o fluxo que determinado tipo de processo deverá seguir dentro do Tribunal.

Base legal onde todas as definições, responsabilidades e procedimentos estarão definidos.

A arquitetura do produto de software T

http://www.cnj.jus.br/wiki/index.php/Arquitetura#pje-storage discutir esses

• Definição da Política de Segurança da Informação
• Definição de Papeis de Usuários
• Definir Legislação relacionada a desapensamento de processo
• Definir Legislação relacionada a desentranhamento de processo
• Definir Legislação relacionada a desmembramento de processo
• Definir Legislação relacionada a juntada de processo
• Legislação que normatiza os espaços (ver o que significa).

[Defina os requisitos de sistema e de infraestrutura necessários para o desenvolvimento, suporte e uso do produto. Pode abranger software, hardware, redes, telecomunicações, infraestrutura física quando aplicável, dentre outras. Requisitos associados a linguagens de programação e tecnologias a serem utilizadas também devem ser abordadas nesta subseção.]

• Linguagem de programação: .NET
• Navegador: Para o módulo WEB, deverá ser compatível com o Google Chrome, Internet Explorer/ MS Edge e Firefox
• Sistema Operacional: Windows 7 ou superior.

[Descreva os requisitos de desempenho esperados para o produto. Itens referente a carga do usuário, largura da banda, taxa de transferência e tempos de resposta podem ser bordados nesta subseção. É necessário que sejam descritos em termos quantitativos, baseados em uma ou mais unidades de medida escolhidas.]

• Suportar no mínimo 100 usuários simultâneos.

[Informe os requisitos referentes à usabilidade e acessibilidade do produto, isto é, aquilo que é associado a sua facilidade de uso, apreensibilidade, possibilidades e modos de acesso/operação. Requisitos de usabilidade geralmente precisam ser escritos em termos quantitativos, baseados em uma ou mais unidades de medida escolhidas.]

• Atender os requisitos de usabilidade e acessibilidade do EMAG.

[Escreva os requisitos de confiabilidade acordados com o cliente. Devem ser incluídos nesta subseção requisitos que tratem sobre possibilidade de recuperação, tempo médio entre falhas, frequência e gravidade de falhas, dentre outros. Estes requisitos de usabilidade geralmente precisam ser escritos em termos quantitativos, baseados em uma ou mais unidades de medida escolhidas.]

[Informe os requisitos de segurança do produto, referentes a aspectos como: integridade, confidencialidade, autenticidade, disponibilidade e não repúdio. Portanto, questões relacionadas a criptografia de dados e autenticação devem ser abordadas aqui..]