DVP - Documento de Visão do Projeto

O produto de software Processo Eletrônico trata-se de uma ferramenta de que possibilitará o trâmite de processos de forma eletrônica no TCE-GO (Tribunal de Contas do Estado de Goiás). A ferramenta que será adotada e reformulada será a Estação Digital de Trabalho.

Processo eletrônico é o processo no qual todas as peças processuais (petições, certidões, despachos, etc.) são virtuais, ou seja, foram digitalizadas em arquivos para visualização por meio eletrônico. Assim, não há utilização de papel. Neste caso, diz-se que os autos do processo estão digitalizados.

A Gerência de TI entende que o projeto possui pelo menos 5 grandes módulos, são eles:

1. Módulo de Gestão do Processo Eletrônico: corresponde aos processos de negócio de Gestão documental (Autuação de Processo, Devolução de Processo, Processo com Confidencialidade, Processos em Diligência, Evento de Gestão, Arquivamento/Descarte de Processos, Arquivamento/Descarte de Documentos, Desarquivamento/Empréstimo de Processos, Desarquivamento/Empréstimo de Documentos e Digitalização e Cópia de Processos e Documentos)
2. Módulo de Documentos: corresponde à produção de documentos padronizados, exportação de documentos, temporalidade/ destinação de documentos, plano de classificação.
3. Módulo de consultas e ações para usuário externos: Funcionalidade que permitirá que usuários consultem e atuem em processos através da internet.
4. Módulo de Workflow: funcionalidade que permitirá gerenciar o fluxo de trabalho do processo.
5. Normativos: Base legal onde todas as definições, responsabilidades e procedimentos estarão definidos.

O trâmite de processos no TCE-GO ocorre de forma híbrida atualmente. Processos são autuados de forma física no protocolo do TCE-GO, criando volumes,e posteriormente esse processo é tramitado de forma física e eletrônica. Isto é, o sistema registra todos os andamentos do processo para que haja um acompanhamento através das ferramentas de gestão de processos.

Além disso, é possível criar documentos de forma eletrônica e tramitá-los. Para que isso ocorra o documento criado de forma eletrônica é impresso e juntado no processo. Só então o processo é tramitado.

Documentos produzidos de forma eletrônica no sistema do Tribunal possuem um padrão mínimo pré-defino, como cabeçalho, rodapé e logomarca. No entanto é possível alterar esse padrão ou fazer um documento em ferramenta externa sem qualquer padrão.

Para que o documento possa tramitar é necessário que haja a produção de algum tipo de documento pela unidade para ser juntando ao processo. Casa isso não ocorra, a unidade junta um documento denominado CI(Comunicado Interno).

O trâmite de documentos é realizado pelo gestor da unidade. O gestor tem a capacidade de enviar o processo que está em sua posse para qualquer unidade do Tribunal. Quando o processo chega na unidade, um servidor assina o documento de aceite e a partir deste momento o processo passa a estar na unidade.

Processos físicos de outros Órgãos que chegam ao Tribunal são tramitados no TCE-GO.

1. Dentre as situações elencadas na seção anterior pode-se levantar os seguintes problemas:
2. Como nem todos os fluxos estão todos mapeados e ou definidos em sistema, os processos podem sofrer atrasos ou se perder na instituição.
3. O processo híbrido pode gerar inconsistências entre os documentos criados no sistema e anexados ao processo físico. Pois o processo físico não está imune à substituição de páginas, e caso isso ocorra, haverá a inconsistência, uma vez que não é possível substituir o documento do eletrônico.
4. A tramitação física de processos de outros Órgãos representa um risco, pois documentos podem ser extraviados ou destruídos.
5. Altos gastos com papel e material de impressão.
6. Tendência a ficar sem espaço físico para armazenamento de papel.
7. Falta de transparência nas informações.
8. Falta de segurança das informações.
9. Falta de padronização de documentos e na forma de indexá-los.

O produto Processo eletrônico propõe apoiar as atividades administrativas, de modo eliminar o trâmite de processo físico entre as unidades internas do TCE-GO.

Além disso, facilitará a produção de documentos, uma vez que todos os documentos estarão padronizados e centralizados num único sistema. Ainda, facilitará a busca e o acesso a esses documentos e processos, pois todos os documentos terão reconhecimento de caracteres, permitindo buscas em seu conteúdo ou em metadados cadastrados pelo autor. Os documentos também poderão ser acessados e produzidos pela internet.

Os fluxos processuais também serão padronizados, evitando enganos no trâmite dos processos, trazendo previsibilidade e transparência aos processos.

1. Celeridade processual (trâmite 4 vezes mais rápido, em média);
2. Desmaterialização dos autos processuais;
3. Acesso compartilhado por diversos usuários simultaneamente;
4. Maior transparência das informações;
5. Eliminação do tempo em que o processo permanece parado aguardando tramitação meramente burocrática;
6. Redução do impacto ambiental (papel, toner, equipamentos);
7. Redução de custos com materiais de expediente;
8. Eliminação das pilhas de processos que obstruem o ambiente de trabalho;
9. Eliminação de espaços físicos de arquivamento de processos (arquivos mortos);
10. Melhoria na segurança das informações;
11. Melhoria na acessibilidade para pessoas com deficiência na interação com a documentação processual por meio da informática e de ferramentas de tecnologia assistiva;
12. Melhoria geral na qualidade dos trabalhos, com forte redução de atendimento presencial e eliminação de atividades relativas à autuação física de processos;
13. Fim do extravio de processos e de supressão de páginas.
14. Fim da inconsistência entre processo físico e eletrônico, culminando no fim processo híbrido;
15. Padronização da tabela de assuntos dos processos.
16. Maior facilidade para auditar processos.
17. Maior facilidade para extrair informações estratégicas, como indicadores.

O produto Processo Eletrônico se divide nas seguintes partes:

Corresponde aos processos de negócio de Gestão documental (Autuação de Processo, Devolução de Processo, Processo com Confidencialidade, Processos em Diligência, Evento de Gestão, Arquivamento/Descarte de Processos, Arquivamento/Descarte de Documentos, Desarquivamento/Empréstimo de Processos, Desarquivamento/Empréstimo de Documentos e Digitalização e Cópia de Processos e Documentos)

Corresponde à produção de documentos padronizados, exportação de documentos, temporalidade/ destinação de documentos, plano de classificação e segurança da informação.

Funcionalidade que permitirá que usuários consultem e e produza documentos através da internet.

Funcionalidade que permitirá gerenciar o fluxo de trabalho do processo, pré estabelecendo no sistema o fluxo que determinado tipo de processo deverá seguir dentro do Tribunal.

Base legal onde todas as definições, responsabilidades e procedimentos estarão definidos.

A arquitetura do produto de software T

• Definição da Política de Segurança da Informação
• Definição de Papeis de Usuários
• Definir Legislação relacionada a desapensamento de processo
• Definir Legislação relacionada a desentranhamento de processo
• Definir Legislação relacionada a desmembramento de processo
• Definir Legislação relacionada a juntada de processo
• Legislação que normatiza os espaços (ver o que significa).

[Defina os requisitos de sistema e de infraestrutura necessários para o desenvolvimento, suporte e uso do produto. Pode abranger software, hardware, redes, telecomunicações, infraestrutura física quando aplicável, dentre outras. Requisitos associados a linguagens de programação e tecnologias a serem utilizadas também devem ser abordadas nesta subseção.]

• Linguagem de programação:
• Navegador:
• Sistema Operacional:
• “Não atendido 3.5.4 Um SIGAD tem que ser capaz de incluir novos formatos de arquivos à

medida que forem sendo adotados pelo órgão ou entidade.”

Interoperabilidade “Não atendido 12.1.1 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGAD, permitindo, pelo menos, consulta, recuperação, importação e exportação de documentos e seus metadados. As operações de interoperabilidade devem respeitar a legislação vigente e a política de segurança.” “Atendido 12.1.2 Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros sistemas por meio de padrões abertos de interoperabilidade. Por exemplo, padrões abertos como os estabelecidos pela e-PING, XML e Dublin Core.” “Atendido 12.1.3 Um SIGAD tem que aplicar os requisitos de segurança descritos neste documento para executar operações de interoperabilidade. Isso é fundamental para que as operações, feitas em ambiente com interoperabilidade, não afetem a integridade dos documentos e impossibilitem acessos não autorizados.”

[Descreva os requisitos de desempenho esperados para o produto. Itens referente a carga do usuário, largura da banda, taxa de transferência e tempos de resposta podem ser bordados nesta subseção. É necessário que sejam descritos em termos quantitativos, baseados em uma ou mais unidades de medida escolhidas.] Atendido 14.1.2 Um SIGAD deve ser expansível até comportar um número máximo, preestabelecido, de usuários simultâneos, provendo a continuidade efetiva dos serviços.

[Informe os requisitos referentes à usabilidade e acessibilidade do produto, isto é, aquilo que é associado a sua facilidade de uso, apreensibilidade, possibilidades e modos de acesso/operação. Requisitos de usabilidade geralmente precisam ser escritos em termos quantitativos, baseados em uma ou mais unidades de medida escolhidas.]

• Atender os requisitos de usabilidade e acessibilidade do EMAG.

[Escreva os requisitos de confiabilidade acordados com o cliente. Devem ser incluídos nesta subseção requisitos que tratem sobre possibilidade de recuperação, tempo médio entre falhas, frequência e gravidade de falhas, dentre outros. Estes requisitos de usabilidade geralmente precisam ser escritos em termos quantitativos, baseados em uma ou mais unidades de medida escolhidas.]

[Informe os requisitos de segurança do produto, referentes a aspectos como: integridade, confidencialidade, autenticidade, disponibilidade e não repúdio. Portanto, questões relacionadas a criptografia de dados e autenticação devem ser abordadas aqui..] “Não atendido 6.6.1 Um SIGAD tem que usar criptografia no armazenamento, na transmissão e na apresentação de documentos arquivísticos digitais ao implementar a política de sigilo.”

“Parcialmente atendido 6.9.6 Um SIGAD tem que preservar um estado seguro de funcionamento, interrompendo completamente a interação com usuários comuns, quando ocorrer um dos erros a seguir: • falha de comunicação entre cliente e servidor; • perda de integridade das informações de controle de acesso; • falta de espaço para registro nas trilhas de auditoria.”

“Atendido 6.1.1 Um SIGAD tem que permitir que, sob controle do seu administrador, mecanismos de backup criem cópias de todas as informações nele contidas (documentos arquivísticos, metadados e parâmetros do sistema).” “Atendido 6.1.2 O administrador do SIGAD tem que manter o controle das cópias de segurança, prevendo testes de restauração.” Atendido 6.1.3 As mídias removíveis devem ter cópias em suportes equivalentes e armazenamento off-site. “Atendido 6.1.4 Os discos rígidos devem ter backups armazenados em pelo menos dois locais diferentes e fisicamente distantes.” “Atendido 6.1.5 Um SIGAD deve ser capaz de agendar, automaticamente, os backups com periodicidade estipulada pelo administrador. Deve permitir cópias incrementais ou completas.” “Não atendido 6.1.6 Um SIGAD deve dispor de mecanismos de assinatura digital das cópias de segurança, de modo a garantir a integridade dos dados e a identificação do responsável pelo procedimento. As assinaturas digitais possibilitam a verificação de integridade inclusive em mídias que estejam off-site. Essas verificações podem ser realizadas sem o auxílio do SIGAD.” Não atendido 6.1.7 Um SIGAD tem que incluir funções para restituir os documentos de arquivo e metadados a um estado conhecido, utilizando uma combinação de cópias restauradas e rotinas de auditoria. “Parcialmente atendido 6.1.8 Dados críticos de configuração e controle do sistema operacional e do gerenciador de bancos de dados devem ser especialmente protegidos. Mecanismos especiais de backup devem ser previstos para dados críticos.” Parcialmente atendido 6.1.9 Trilhas de auditoria devem ser copiadas com frequência, prevendo-se cópias a serem armazenadas em pelo menos um local off-site. “Parcialmente atendido 8.2.1 Um SIGAD tem que manter cópias de segurança. As cópias de segurança devem ser guardadas em ambientes seguros, em locais diferentes de onde se encontra a informação original.” “Não atendido 8.2.2 Um SIGAD tem que possuir funcionalidades para verificação periódica dos dados armazenados, visando à detecção de possíveis erros. Nesse caso, recomenda-se o uso de um checksum robusto, ou seja, que permita a constatação da integridade dos dados e seja seguro quanto a fraudes.” “Não atendido 8.2.3 Um SIGAD tem que permitir a substituição dos dados armazenados que apresentarem erros.” “Não atendido 8.2.4 Um SIGAD pode permitir a correção dos erros detectados nos dados armazenados. Nesse contexto, a correção de erros refere-se à restauração de dados corrompidos.” “Não atendido 8.2.5 Um SIGAD deve informar os resultados da verificação periódica dos dados armazenados, incluindo os erros detectados, bem como as substituições e correções de dados realizadas.” “Não atendido 8.2.6 Um SIGAD deve manter um histórico dos resultados da verificação periódica dos dados armazenados.” “Não atendido 8.2.7 Ações de preservação têm que ser efetivadas sempre que se torne patente ou previsível a obsolescência da tecnologia utilizada pelo SIGAD.” “Não atendido 8.2.8 Um SIGAD tem que suportar a transferência em bloco de documentos (incluindo as demais informações associadas a cada documento) para outros suportes e/ou sistemas, de acordo com as normas aplicáveis aos formatos utilizados.”