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Sistema de Protocolo Eletrônico
O sistema de protocolo eletrônico permite que usuários internos (servidores do TCE) e externos (não servidores do TCE) realizem o cadastro e consulta de Petições, Sustentações Orais e envio de Declarações de Bens e Rendas. As petições serão vinculadas às solicitações de autuação no sistema eTCE, desta maneira os analistas do TCE poderão apreciar os pedidos e decidirem por rejeitar solicitações de autuação, autuar processos, protocolar chancelas e até mesmo cancelar solicitações de autuação. As sustentações orais serão anexadas aos processos pautados em sessões do plenário no sistema eTCE, assim o secretário geral poderá analisar e decidir pelo deferimento ou indeferimento da sustentação oral e, no caso de deferimento, a sustentação oral também será disponibilizada aos conselheiros. As Declarações de Bens e Rendas dos servidores dos diversos órgãos declarantes poderão ser enviadas ao Tribunal de Contas do Estado de Goiás e serão armazenadas pelo TCE de forma segura e criptografada.
1. Como Acessar
1.1. Realizar o Cadastro no gov.br
Para acesso ao sistema de Protocolo Eletrônico é necessário que o usuário possua cadastro no gov.br. Caso o usuário ainda não possua cadastro no gov.br, o acesso é feito através do portal do TCE (https://portal.tce.go.gov.br). Neste portal contém o link para o sistema de Protocolo Eletrônico, ao clicar no link o usuário é convidado a entrar no sistema de Protocolo Eletrônico com o gov.br clicando em “Entrar com gov.br”.
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O usuário informa o CPF e clica em “Continuar”, para o usuário que ainda não possui cadastro, o processo de cadastro é iniciado.
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O usuário lê e concorda com o Termo de Uso e Política de Privacidade do gov.br, marca a referida opção e clica em “Continuar”.
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O gov.br disponibilizará ao usuário diversas opções para criação da conta. Caso deseje criar a conta utilizando o aparelho celular, o usuário segue os passos de orientação do gov.br.
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Caso o usuário não queira utilizar o aparelho celular, clica em “Não tenho celular”, assim o gov.br permitirá fazer o cadastro informando os dados bancários.
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Caso o usuário não queira utilizar os dados bancários, clica em “Tentar de outra forma”, assim o gov.br permitirá fazer o cadastro informando os dados pessoais.
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O usuário realizará este cadastro no gov.br uma única vez e em qualquer uma das maneiras apresentadas o usuário deverá definir uma senha, cuja qual será utilizada sempre que desejar entrar no sistema de Protocolo Eletrônico. Os dados do usuário serão obtidos do gov.br e inseridos na base de dados do TCE, por isso é importante informar o e-mail correto, pois este será utilizado pelo Protocolo Eletrônico, como por exemplo para o envio de mensagens ao usuário quando as petições passarem por alteração na sua situação.
1.2. Realizar o Login no Protocolo Eletrônico
Os usuários que possuem cadastro no gov.br acessará o sistema de Protocolo Eletrônico através do portal do TCE (https://portal.tce.go.gov.br). Neste portal contém o link para o sistema de Protocolo Eletrônico, ao clicar o usuário é convidado a entrar no sistema de Protocolo Eletrônico com o gov.br clicando em “Entrar com gov.br”.
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O usuário informa o CPF e clica em “Continuar”.
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O usuário informa a senha e clica em “Entrar”.
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Se os dados informados estiverem corretos, será apresentada para o usuário a página de início do sistema de Protocolo Eletrônico. Nesta página é possível acessar rapidamente os cadastros de Petições, Sustentações Orais e envio de Declarações de Bens e Rendas.
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Na página de inicio (e em todas as páginas do sistema de Protocolo Eletrônico), o usuário clica no ícone ao lado de seu nome no canto superior direito, será exibido o e-mail obtido do gov.br e também a opção para sair do sistema de Protocolo Eletrônico.
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2. Protocolar Petição
O protocolo de petição objetiva o cadastro de uma petição e envio da respectiva solicitação de autuação no sistema eTCE para apreciação do analista do TCE.
2.1. Primeira Etapa
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Protocolar Petição” no menu localizado na lateral esquerda. Serão disponibilizados os campos abaixo para cadastro da petição.
- Tipo de Assunto: O tipo de assunto que se deseja tratar na petição, podendo ser “Certidão Negativa”, “Prorrogação de Prazo”, “Vista Eletrônica” ou “Outros”. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Número do Processo: O número do processo cujo qual está relacionado com a petição que está sendo criada. Este campo é de preenchimento opcional.
- Baixar Modelo de Formulário: Este é um link que possibilita baixar um modelo de formulário a ser preenchido conforme o tipo de assunto escolhido. Este link estará disponível apenas para os tipos de assuntos “Certidão Negativa” e “Vista Eletrônica”.
- Descrição do Assunto: Uma breve descrição do tipo de assunto que se deseja abordar no peticionamento. Este campo estará disponível apenas para o tipo de assunto “Outros”, sendo que para este tipo de assunto o preenchimento da descrição do assunto é obrigatório.
- Observações: Observações referentes aos documentos anexados para o peticionamento. É uma descrição detalhada sobre o conteúdo dos arquivos anexados e seu preenchimento é obrigatório.
Após o preenchimento dos campos da petição, o usuário clica em “Próximo”.
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2.2. Segunda Etapa
Após cadastrar a petição, a mesma ainda não foi enviada para apreciação do analista do TCE. É obrigatório acrescentar os anexos para embasamento da petição, para isso, ainda na página de “Protocolar Petição”, o usuário clica em “Adicionar Anexo”, assim será aberta uma janela para localizar e selecionar o(s) arquivo(s) desejado(s). Após carregamento dos arquivos o usuário clica em “Enviar”. A partir deste momento a respectiva solicitação de autuação vinculada à petição será enviada ao analista do TCE para apreciação e tomada de providências.
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3. Solicitação de Autuação no eTCE
No sistema eTCE, o analista do TCE fará a verificação das solicitações de autuações pendentes e tomará as providências necessárias, seja rejeitando, chancelando, autuando, chancelando e autuando ou cancelando as solicitações de atuação originárias do sistema de Protocolo Eletrônico, através do envio de Petições.
3.1. Fluxo de Demonstração de Atendimento da Solicitação de Autuação no eTCE
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4. Petições Enviadas
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Petições Enviados” no menu localizado na lateral esquerda. A consulta de petições enviadas objetiva listar todas as petições cadastradas pelo usuário, apresentando:
- Solicitação: Sempre é apresentado, conforme o número da solicitação de atendimento gerado no eTCE e vinculado ao peticionamento.
- Número do Processo: Quando uma petição foi enviada para o analista do TCE e o mesmo atendeu a respectiva solicitação de autuação realizando uma autuação de processo.
- Código de Chancela: Quando uma petição foi enviada para o analista do TCE e o mesmo atendeu a respectiva solicitação de autuação realizando um protocolização de chancela.
- Tipo de Assunto: Sempre é apresentado, conforme o tipo de assunto definido pelo usuário no momento de cadastrar a petição.
- Data de Registro: Sempre é apresentado, conforme a data de criação de registro no momento que o usuário cadastra a petição.
- Situação: Sempre é apresentado e representa a situação atual da petição, podendo ser “Pendente de Envio”, “Enviada”, “Rejeitada”, “Reenviada”, “Recebida” ou “Cancelada”.
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O usuário poderá detalhar cada uma das petições listadas clicando para expandir os dados (ícone com seta para baixo), onde a situação da petição definirá a dinâmica da tela de detalhamento.
- Pendente de Envio: Indica que a petição foi cadastrada, porém não foram acrescentados anexos e, portanto, ainda não foi enviada para o analista do TCE realizar a apreciação. Neste caso o usuário poderá detalhar petições com esta situação, acrescentar os anexos clicando no botão “Adicionar Anexo”. Após inclusão dos anexos o botão “Enviar” é habilitado e o usuário clica no citado botão para realizar o envio da respectiva solicitação de autuação para o analista do TCE.
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- Enviada: Indica que a petição foi cadastrada e a respectiva solicitação de autuação enviada para o analista do TCE apreciar. O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico, apenas aguardar apreciação e ação do analista do TCE.
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- Rejeitada: Indica que a respectiva solicitação de autuação foi apreciada pelo analista do TCE, mas foi rejeitada e carece de ações do usuário. O motivo da rejeição é descrito e destacado em vermelho no detalhamento das petições que se encontram nesta situação. O usuário providencia as correções necessárias (ajustando as observações, removendo e/ou acrescentando novos anexos) e realiza novo envio (reenvio) da petição quando clica no botão “Enviar”.
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- Reenviada: Indica que a petição outrora rejeitada pelo analista do TCE foi corrigida pelo usuário e reenviada para o analista do TCE fazer nova apreciação da respectiva solicitação de autuação. O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico, apenas aguardar nova apreciação e ação do analista do TCE.
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- Recebida: Indica que a petição foi apreciada e aceita pelo analista do TCE, cujo qual providenciou uma autuação de processo, protocolização de chancela ou até mesmo protocolização de chancela seguido por autuação de processo. O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico, apenas aguardar tramites internos do TCE.
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- Cancelada: Indica que a solicitação de autuação vinculada a petição foi, em casos excepcionais, cancelada em algum momento no sistema eTCE (durante análise da solicitação de autuação, após autuação do processo ou após a protocolização da chancela). O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico, onde a sugestão é entrar em contato com o departamento de protocolos do TCE para obter informações.
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5. Modelos para Entrega de Documentos ao TCE-GO
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Modelos de Formulários” no menu localizado na lateral esquerda. O sistema disponibilizará links para realizar download de arquivos de modelos de petição diversas.
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6. Protocolar Sustentação Oral
O protocolo de sustentação oral objetiva o envio de arquivo de áudio ou vídeo com a sustentação oral para um processo pautado no plenário. Após o envio, o secretário geral analisará o conteúdo do arquivo e procederá pelo deferimento ou indeferimento da sustentação oral.
6.1. Envio
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Protocolar Sustentação Oral” no menu localizado na lateral esquerda. Serão disponibilizados os campos abaixo para cadastro da sustentação oral.
- Número do Ofício: O número do ofício enviado ao interessado em protocolar a sustentação oral. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Ano do Ofício: O ano do ofício enviado ao interessado em protocolar a sustentação oral. Este campo é de preenchimento obrigatório.
É obrigatório acrescentar o anexo contendo a sustentação oral (arquivo de áudio ou vídeo), para isso, ainda na página de “Protocolar Sustentação Oral”, o usuário clica em “Adicionar Anexo”, assim será aberta uma janela para localizar e selecionar o arquivo desejado. Após carregamento do arquivo o usuário clica em “Enviar”. A partir deste momento a sustentação oral será enviada ao secretário geral do TCE e ficará com status “Aguardando Análise”.
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7. Sustentação Oral no eTCE
No sistema eTCE, o secretário geral terá acesso as sustentações orais enviadas e tomará as providências necessárias, seja deferindo ou indeferindo tais sustentações orais originárias do sistema de Protocolo Eletrônico.
7.1. Fluxo de Demonstração de Atendimento da Sustentação Oral no eTCE
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8. Sustentações Orais Enviadas
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Sustentações Enviadas” no menu localizado na lateral esquerda. A consulta de sustentações enviadas objetiva listar todas as sustentações orais cadastradas pelo usuário, apresentando:
- Número/Ano do Ofício: Sempre é apresentado, conforme o número e ano do ofício que permitiu envio de sustentação oral.
- Data de Registro: Sempre é apresentado, conforme a data de criação de registro no momento que o usuário envia a sustentação oral.
- Situação: Sempre é apresentado e representa a situação atual da sustentação oral, podendo ser “Aguardando Análise”, “Indeferido”, “Deferido” ou “Cancelado”.
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O usuário poderá detalhar cada uma das sustentações orais listadas clicando para expandir os dados (ícone com seta para baixo), onde a situação da sustentação oral definirá a dinâmica da tela de detalhamento.
- Aguardando Análise: Indica que a sustentação oral foi enviada para o secretário geral do TCE apreciar. O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso a única ação permitida para o usuário no sistema de Protocolo Eletrônico será cancelar a sustentação oral clicando no botão “Cancelar”. Enquanto não for cancelada estará aguardando apreciação e ação do secretário geral do TCE.
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- Indeferida: Indica que a sustentação oral foi analisada pelo secretário geral do TCE e foi indeferida. O usuário poderá realizar o download do arquivo anexado, porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico para o referido registro. Se o usuário desejar, poderá enviar nova sustentação oral através do menu “Protocolar Sustentação Oral”, informando os mesmos dados do ofício informados anteriormente.
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- Deferida: Indica que a sustentação oral foi analisada pelo secretário geral do TCE e foi deferida. O usuário poderá realizar o download do arquivo anexado, porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico para o referido registro.
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- Cancelada: Indica que a sustentação oral foi cancelada pelo usuário do Protocolo Eletrônico antes da apreciação do secretário geral do TCE. O usuário poderá realizar o download do arquivo anexado, porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico para o referido registro. Se o usuário desejar, poderá enviar nova sustentação oral através do menu “Protocolar Sustentação Oral”, informando os mesmos dados do ofício informados anteriormente.
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9. Protocolar Declaração de Bens e Rendas
O protocolo de Declaração de Bens e Rendas (DBRs) nada mais é do que o envio para o TCE da cópia do arquivo PDF de declaração do imposto de renda já enviado à Receita Federal. Neste caso deve ser enviada a cópia de declaração completa e não apenas o resumo, visto que no resumo não existe a declaração de bens e direitos.
9.1. Primeira Etapa
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Protocolar Declaração de Bens e Rendas” no menu localizado na lateral esquerda. O protocolo das DBRs permite informar declarações dos interessados no contexto individual e no contexto coletivo.
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9.1.1. Contexto Coletivo
Neste contexto o sistema de Protocolo Eletrônico tentará extrair os CPFs dos interessados através dos nomes dos arquivos informados ao clicar no botão “Adicionar Anexo”, para isso é fundamental que os nomes dos arquivos contenham os CPFs dos interessados em uma sequência numérica de 11 (onze) dígitos sem pontos e traços, inclusive com zeros à esquerda quando necessário para completar a sequência de 11 (onze) dígitos. No contexto coletivo serão disponibilizados os campos abaixo para cadastro das DBRs.
- Ano Calendário: O ano calendário das DBRs a serem enviadas ao TCE. Caso existam diversos anos calendários a serem enviados, as DBRs devem ser protocoladas em lotes separados por ano calendário. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Órgão Declarante: O órgão cujo qual os interessados estão lotados. Caso existam diversos órgãos declarantes (interessados com órgãos declarantes distintos), as DBRs devem ser protocoladas e enviadas em lotes separados por órgão declarante. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- CPF do Interessado: No contexto coletivo, embora fique disponível, NÃO deve ser informado valor para este campo, pois se for preenchido o sistema assumirá comportamento de contexto individual.
- Nome do Interessado: No contexto coletivo, não é exibido nome de pessoa. Este campo é apenas leitura e não permite preenchimento.
- Modalidade de Envio: Para informar a modalidade de envio das DBRs dos interessados, podendo ser “Atualização Anual”, “Entrada no Serviço Público” ou “Saída do Serviço Público”. O valor padrão deste campo é “Atualização Anual”. No contexto coletivo o valor informado neste campo será atribuído para todos os interessados que forem processados no bloco de arquivos importados, sendo que posteriormente o valor poderá ser editado por interessado na lista de Interessados na Declaração de Bens e Rendas. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Lista de Anexos: Após clicar no botão “Adicionar Anexo” e selecionar os arquivos PDF, serão listados os arquivos contendo as cópias das declarações de imposto de renda de diversos interessados. Neste contexto coletivo todos os arquivos informados deverão conter o CPF do interessado na formação dos nomes dos arquivos, contendo uma sequência numérica de 11 (onze) dígitos sem pontos e traços, inclusive com zeros à esquerda quando necessário para completar a sequência de 11 (onze) dígitos.
Após informados os dados no contexto coletivo e clicar em “Salvar”, o sistema Protocolo Eletrônico realizará o processamento dos arquivos com as devidas consistências, vinculando de maneira automática cada arquivo de DBR ao respectivo interessado, podendo o resultado deste processamento ser verificado na lista de “Interessados na Declaração de Bens e Rendas”.
Caso o operador clique no botão “Cancelar” os dados em tela serão restaurados conforme último salvamento, descartando os dados em edição na tela.
9.1.2. Contexto Individual
Neste contexto o sistema de Protocolo Eletrônico não observará se existem números de CPFs na composição dos nomes do arquivos informados, podendo inclusive o arquivo possuir qualquer nome, desde que seja um arquivo PDF.
No contexto individual serão disponibilizados os campos abaixo para cadastro das DBRs.
- Ano Calendário: O ano calendário das DBRs a serem enviadas ao TCE. Caso existam diversos anos calendários a serem enviados, as DBRs devem ser protocoladas em lotes separados por ano calendário. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Órgão Declarante: O órgão cujo qual o interessado está lotado. Caso existam diversos órgãos declarantes (interessados com órgãos declarantes distintos), as DBRs devem ser protocoladas e enviadas em lotes separados por órgão declarante. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- CPF do Interessado: No contexto individual DEVE ser informado valor para este campo, portanto neste contexto este campo é de preenchimento obrigatório.
- Nome do Interessado: Exibe o nome da pessoa portadora do CPF informado no campo “CPF do Interessado”. Este campo é apenas leitura e não permite preenchimento.
- Modalidade de Envio: Para informar a modalidade de envio das DBRs do interessado, podendo ser “Atualização Anual”, “Entrada no Serviço Público” ou “Saída do Serviço Público”. O valor padrão deste campo é “Atualização Anual”. No contexto individual o valor informado neste campo será atribuído para o interessado com CPF informado no campo “CPF do Interessado”, sendo que posteriormente o valor poderá ser editado por interessado na lista de Interessados na Declaração de Bens e Rendas. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Lista de Anexos: Após clicar no botão “Adicionar Anexo” e selecionar os arquivos PDF, serão listados os arquivos contendo as cópias das declarações de imposto de renda de diversos interessados que já foram enviadas para a Receita Federal. Neste contexto individual todos os arquivos informados serão vinculados ao interessado cujo qual o CPF foi informado no campo “CPF do Interessado”.
Após informados os dados no contexto individual e clicar em “Salvar”, o sistema Protocolo Eletrônico apenas vinculará todos os arquivos informados para um único interessado na DBR, podendo ser verificado na lista de “Interessados na Declaração de Bens e Rendas”.
Caso o operador clique no botão “Cancelar” os dados em tela serão restaurados conforme último salvamento, descartando os dados em edição na tela.
9.2. Segunda Etapa
Após adicionados os interessados e seus respectivos anexos com as DBRs, o operador do sistema do Protocolo Eletrônico (pessoa declarante) deverá fazer uma conferência dos dados antes de realizar o envio das DBRs para o TCE, portanto é recomendado que seja verificado na lista de “Interessados na Declaração de Bens e Rendas”:
a) se todos os interessados estavam lotados no órgão declarante preenchido no cabeçalho do protocolo (topo da página) na vigência do ano calendário. Caso algum interessado não atenda a esta condição e deva ser removido, basta remover todos os arquivos do interessado e, ao remover o último arquivo, o interessado também será removido;
b) se todos os arquivos informados para os interessados são da competência do ano calendário preenchida no cabeçalho do protocolo (topo da página);
c) se todos os interessados estão com as DBRs consistentes. A DBR do interessado estará consistente quando for anexado para o interessado pelo menos 1 (um) arquivo PDF que represente a declaração de imposto de renda completa já enviada à Receita Federal. Os arquivos consistentes apresentarão o ícone “check” e os arquivos inconsistentes apresentarão o ícone “exclamação”. Os arquivos inconsistentes podem ser enviados ao TCE, porém serão passíveis de análises;
d) se as modalidades de envio das DBRs dos interessados estão adequadas, conforme ano calendário. Caso não estejam adequadas a edição do valor da modalidade de envio poderá ser realizada na própria lista de “Interessados na Declaração de Bens e Rendas” para cada interessado.
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9.3. Terceira Etapa
Ao clicar em “Enviar” todos os arquivos de DBRs vinculados aos interessados serão enviados ao TCE, onde serão gravados em modo criptografado e o número de recibo será gerado para o lote de arquivos enviados. O número de recibo poderá ser consultado em “Declarações Enviadas”.
10. Declarações Enviadas
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Declarações Enviados” no menu localizado na lateral esquerda. A consulta de declarações enviadas objetiva listar todas as DBRs enviadas pelo usuário, apresentando:
- Ano Calendário: Sempre é apresentado, conforme o ano calendário informado no momento de envio da DBR.
- Órgão Declarante: Sempre é apresentado, conforme o órgão declarante informado no momento de envio da DBR.
- Data de Envio: Sempre é apresentado, conforme data no momento de envio da DBR.
O usuário poderá consultar o número de recibo de cada DBR clicando para expandir os dados (ícone com seta para baixo) e clicando no link para realização de download do recibo em formato PDF.
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