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Sistema de Protocolo Eletrônico
O sistema de protocolo eletrônico permite que usuários internos (servidores do TCE) e externos (não servidores do TCE) realizem o cadastro e consulta de Petições, Sustentações Orais e envio de Declarações de Bens e Rendas. As petições serão vinculadas às solicitações de autuação no sistema eTCE, desta maneira os analistas do TCE poderão apreciar os pedidos e decidirem por rejeitar solicitações de autuação, autuar processos, protocolar chancelas e até mesmo cancelar solicitações de autuação. As sustentações orais serão anexadas aos processos pautados em sessões do plenário no sistema eTCE, assim o secretário geral poderá analisar e decidir pelo deferimento ou indeferimento da sustentação oral e, no caso de deferimento, a sustentação oral também será disponibilizada aos conselheiros. As Declarações de Bens e Rendas dos servidores dos diversos órgãos declarantes poderão ser enviadas ao Tribunal de Contas do Estado de Goiás e serão armazenadas pelo TCE de forma segura e criptografada.
1. Como Acessar
1.1. Realizar o Cadastro no gov.br
Para acesso ao sistema de Protocolo Eletrônico é necessário que o usuário possua cadastro no gov.br. Caso o usuário ainda não possua cadastro no gov.br, o acesso é feito através do portal do TCE (https://portal.tce.go.gov.br). Neste portal contém o link para o sistema de Protocolo Eletrônico, ao clicar no link o usuário é convidado a entrar no sistema de Protocolo Eletrônico com o gov.br clicando em “Entrar com gov.br”.
O usuário informa o CPF e clica em “Continuar”, para o usuário que ainda não possui cadastro, o processo de cadastro é iniciado.
O usuário lê e concorda com o Termo de Uso e Política de Privacidade do gov.br, marca a referida opção e clica em “Continuar”.
O gov.br disponibilizará ao usuário diversas opções para criação da conta. Caso deseje criar a conta utilizando o aparelho celular, o usuário segue os passos de orientação do gov.br.
Caso o usuário não queira utilizar o aparelho celular, clica em “Não tenho celular”, assim o gov.br permitirá fazer o cadastro informando os dados bancários.
Caso o usuário não queira utilizar os dados bancários, clica em “Tentar de outra forma”, assim o gov.br permitirá fazer o cadastro informando os dados pessoais.
O usuário realizará este cadastro no gov.br uma única vez e em qualquer uma das maneiras apresentadas o usuário deverá definir uma senha, cuja qual será utilizada sempre que desejar entrar no sistema de Protocolo Eletrônico. Os dados do usuário serão obtidos do gov.br e inseridos na base de dados do TCE, por isso é importante informar o e-mail correto, pois este será utilizado pelo Protocolo Eletrônico, como por exemplo para o envio de mensagens ao usuário quando as petições passarem por alteração na sua situação.
1.2. Realizar o Login no Protocolo Eletrônico
Os usuários que possuem cadastro no gov.br acessará o sistema de Protocolo Eletrônico através do portal do TCE (https://portal.tce.go.gov.br). Neste portal contém o link para o sistema de Protocolo Eletrônico, ao clicar o usuário é convidado a entrar no sistema de Protocolo Eletrônico com o gov.br clicando em “Entrar com gov.br”.
O usuário informa o CPF e clica em “Continuar”.
O usuário informa a senha e clica em “Entrar”.
Se os dados informados estiverem corretos, será apresentada para o usuário a página de início do sistema de Protocolo Eletrônico. Nesta página é possível acessar rapidamente os cadastros de Petições, Sustentações Orais e envio de Declarações de Bens e Rendas.
Na página de inicio (e em todas as páginas do sistema de Protocolo Eletrônico), o usuário clica no ícone ao lado de seu nome no canto superior direito, será exibido o e-mail obtido do gov.br e também a opção para sair do sistema de Protocolo Eletrônico.
2. Protocolar Petição
O protocolo de petição objetiva o cadastro de uma petição e envio da respectiva solicitação de autuação no sistema eTCE para apreciação do analista do TCE.
2.1. Primeira Etapa
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Protocolar Petição” no menu localizado na lateral esquerda. Serão disponibilizados os campos abaixo para cadastro da petição.
- Tipo de Assunto: O tipo de assunto que se deseja tratar na petição, podendo ser “Certidão Negativa”, “Prorrogação de Prazo”, “Vista Eletrônica” ou “Outros”. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Número do Processo: O número do processo cujo qual está relacionado com a petição que está sendo criada. Este campo é de preenchimento opcional.
- Baixar Modelo de Formulário: Este é um link que possibilita baixar um modelo de formulário a ser preenchido conforme o tipo de assunto escolhido. Este link estará disponível apenas para os tipos de assuntos “Certidão Negativa” e “Vista Eletrônica”.
- Descrição do Assunto: Uma breve descrição do tipo de assunto que se deseja abordar no peticionamento. Este campo estará disponível apenas para o tipo de assunto “Outros”, sendo que para este tipo de assunto o preenchimento da descrição do assunto é obrigatório.
- Observações: Observações referentes aos documentos anexados para o peticionamento. É uma descrição detalhada sobre o conteúdo dos arquivos anexados e seu preenchimento é obrigatório.
Após o preenchimento dos campos da petição, o usuário clica em “Próximo”.
2.2. Segunda Etapa
Após cadastrar a petição, a mesma ainda não foi enviada para apreciação do analista do TCE. É obrigatório acrescentar os anexos para embasamento da petição, para isso, ainda na página de “Protocolar Petição”, o usuário clica em “Adicionar Anexo”, assim será aberta uma janela para localizar e selecionar o(s) arquivo(s) desejado(s). Após carregamento dos arquivos o usuário clica em “Enviar”. A partir deste momento a respectiva solicitação de autuação vinculada à petição será enviada ao analista do TCE para apreciação e tomada de providências.
3. Solicitação de Autuação no eTCE
No sistema eTCE, o analista do TCE fará a verificação das solicitações de autuações pendentes e tomará as providências necessárias, seja rejeitando, chancelando, autuando, chancelando e autuando ou cancelando as solicitações de atuação originárias do sistema de Protocolo Eletrônico, através do envio de Petições.
3.1. Fluxo de Demonstração de Atendimento da Solicitação de Autuação no eTCE
4. Petições Enviadas
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Petições Enviados” no menu localizado na lateral esquerda. A consulta de petições enviadas objetiva listar todas as petições cadastradas pelo usuário, apresentando:
- Solicitação: Sempre é apresentado, conforme o número da solicitação de atendimento gerado no eTCE e vinculado ao peticionamento.
- Número do Processo: Quando uma petição foi enviada para o analista do TCE e o mesmo atendeu a respectiva solicitação de autuação realizando uma autuação de processo.
- Código de Chancela: Quando uma petição foi enviada para o analista do TCE e o mesmo atendeu a respectiva solicitação de autuação realizando um protocolização de chancela.
- Tipo de Assunto: Sempre é apresentado, conforme o tipo de assunto definido pelo usuário no momento de cadastrar a petição.
- Data de Registro: Sempre é apresentado, conforme a data de criação de registro no momento que o usuário cadastra a petição.
- Situação: Sempre é apresentado e representa a situação atual da petição, podendo ser “Pendente de Envio”, “Enviada”, “Rejeitada”, “Reenviada”, “Recebida” ou “Cancelada”.
O usuário poderá detalhar cada uma das petições listadas clicando para expandir os dados (ícone com seta para baixo), onde a situação da petição definirá a dinâmica da tela de detalhamento.
- Pendente de Envio: Indica que a petição foi cadastrada, porém não foram acrescentados anexos e, portanto, ainda não foi enviada para o analista do TCE realizar a apreciação. Neste caso o usuário poderá detalhar petições com esta situação, acrescentar os anexos clicando no botão “Adicionar Anexo”. Após inclusão dos anexos o botão “Enviar” é habilitado e o usuário clica no citado botão para realizar o envio da respectiva solicitação de autuação para o analista do TCE.
- Enviada: Indica que a petição foi cadastrada e a respectiva solicitação de autuação enviada para o analista do TCE apreciar. O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico, apenas aguardar apreciação e ação do analista do TCE.
- Rejeitada: Indica que a respectiva solicitação de autuação foi apreciada pelo analista do TCE, mas foi rejeitada e carece de ações do usuário. O motivo da rejeição é descrito e destacado em vermelho no detalhamento das petições que se encontram nesta situação. O usuário providencia as correções necessárias (ajustando as observações, removendo e/ou acrescentando novos anexos) e realiza novo envio (reenvio) da petição quando clica no botão “Enviar”.
- Reenviada: Indica que a petição outrora rejeitada pelo analista do TCE foi corrigida pelo usuário e reenviada para o analista do TCE fazer nova apreciação da respectiva solicitação de autuação. O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico, apenas aguardar nova apreciação e ação do analista do TCE.
- Recebida: Indica que a petição foi apreciada e aceita pelo analista do TCE, cujo qual providenciou uma autuação de processo, protocolização de chancela ou até mesmo protocolização de chancela seguido por autuação de processo. O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico, apenas aguardar tramites internos do TCE.
- Cancelada: Indica que a solicitação de autuação vinculada a petição foi, em casos excepcionais, cancelada em algum momento no sistema eTCE (durante análise da solicitação de autuação, após autuação do processo ou após a protocolização da chancela). O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico, onde a sugestão é entrar em contato com o departamento de protocolos do TCE para obter informações.
5. Modelos para Entrega de Documentos ao TCE-GO
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Modelos de Formulários” no menu localizado na lateral esquerda. O sistema disponibilizará links para realizar download de arquivos de modelos de petição diversas.
6. Protocolar Sustentação Oral
O protocolo de sustentação oral objetiva o envio de arquivo de áudio ou vídeo com a sustentação oral para um processo pautado no plenário. Após o envio, o secretário geral analisará o conteúdo do arquivo e procederá pelo deferimento ou indeferimento da sustentação oral.
6.1. Envio
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Protocolar Sustentação Oral” no menu localizado na lateral esquerda. Serão disponibilizados os campos abaixo para cadastro da sustentação oral.
- Número do Ofício: O número do ofício enviado ao interessado em protocolar a sustentação oral. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Ano do Ofício: O ano do ofício enviado ao interessado em protocolar a sustentação oral. Este campo é de preenchimento obrigatório.
É obrigatório acrescentar o anexo contendo a sustentação oral (arquivo de áudio ou vídeo), para isso, ainda na página de “Protocolar Sustentação Oral”, o usuário clica em “Adicionar Anexo”, assim será aberta uma janela para localizar e selecionar o arquivo desejado. Após carregamento do arquivo o usuário clica em “Enviar”. A partir deste momento a sustentação oral será enviada ao secretário geral do TCE e ficará com status “Aguardando Análise”.
7. Sustentação Oral no eTCE
No sistema eTCE, o secretário geral terá acesso as sustentações orais enviadas e tomará as providências necessárias, seja deferindo ou indeferindo tais sustentações orais originárias do sistema de Protocolo Eletrônico.
7.1. Fluxo de Demonstração de Atendimento da Sustentação Oral no eTCE
8. Sustentações Orais Enviadas
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Sustentações Enviadas” no menu localizado na lateral esquerda. A consulta de sustentações enviadas objetiva listar todas as sustentações orais cadastradas pelo usuário, apresentando:
- Número/Ano do Ofício: Sempre é apresentado, conforme o número e ano do ofício que permitiu envio de sustentação oral.
- Data de Registro: Sempre é apresentado, conforme a data de criação de registro no momento que o usuário envia a sustentação oral.
- Situação: Sempre é apresentado e representa a situação atual da sustentação oral, podendo ser “Aguardando Análise”, “Indeferido”, “Deferido” ou “Cancelado”.
O usuário poderá detalhar cada uma das sustentações orais listadas clicando para expandir os dados (ícone com seta para baixo), onde a situação da sustentação oral definirá a dinâmica da tela de detalhamento.
- Aguardando Análise: Indica que a sustentação oral foi enviada para o secretário geral do TCE apreciar. O usuário poderá realizar o download do(s) arquivo(s) anexado(s), porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso a única ação permitida para o usuário no sistema de Protocolo Eletrônico será cancelar a sustentação oral clicando no botão “Cancelar”. Enquanto não for cancelada estará aguardando apreciação e ação do secretário geral do TCE.
- Indeferida: Indica que a sustentação oral foi analisada pelo secretário geral do TCE e foi indeferida. O usuário poderá realizar o download do arquivo anexado, porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico para o referido registro. Se o usuário desejar, poderá enviar nova sustentação oral através do menu “Protocolar Sustentação Oral”, informando os mesmos dados do ofício informados anteriormente.
- Deferida: Indica que a sustentação oral foi analisada pelo secretário geral do TCE e foi deferida. O usuário poderá realizar o download do arquivo anexado, porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico para o referido registro.
- Cancelada: Indica que a sustentação oral foi cancelada pelo usuário do Protocolo Eletrônico antes da apreciação do secretário geral do TCE. O usuário poderá realizar o download do arquivo anexado, porém não poderá remover nem acrescentar anexos. Neste caso não existe ação a ser realizada pelo usuário no sistema de Protocolo Eletrônico para o referido registro. Se o usuário desejar, poderá enviar nova sustentação oral através do menu “Protocolar Sustentação Oral”, informando os mesmos dados do ofício informados anteriormente.
9. Protocolar Declaração de Bens e Rendas
O protocolo de declaração de bens e rendas nada mais é do que o envio da cópia do arquivo PDF de declaração do imposto de renda enviado à Receita Federal. Neste caso deve ser enviada a cópia de declaração completa e não apenas o resumo, visto que no resumo não existe a declaração de bens e direitos.
9.1. Primeira Etapa
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Protocolar Declaração de Bens e Rendas” no menu localizado na lateral esquerda. O protocolo da DBR permite informar declarações para interesados no contexto individual e no contexto coletivo.
9.1.1. Contexto Coletivo
Neste contexto o sistema de Protocolo Eletrônico tentará extrair os CPFs dos interessados através dos nomes dos arquivos informados ao clicar no botão “Adicionar Anexo”, para isso é fundamental que os nomes dos arquivos contenham os CPFs dos interessados em uma sequência numérica de 11 (onze) dígitos sem pontos e traços, inclusive com zeros à esquerda quando necessário para completar a sequência de 11 (onze) dígitos. No contexto coletivo serão disponibilizados os campos abaixo para cadastro da DBR.
- Ano Calendário: O ano calendário das DBRs a serem enviadas ao TCE. Caso existam diversos anos calendários a serem enviados, as DBRs devem ser protocoladas em lotes separados por ano calendário. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Órgão Declarante: O órgão cujo qual os interessados estão lotados. Caso existam diversos órgãos declarantes a serem inseridas DBRs de interessados, as DBRs devem ser protocoladas em lotes separados por órgão declarante. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- CPF do Interessado: No contexto coletivo NÃO deve ser informado valor para este campo, embora fique disponível.
- Nome do Interessado: No contexto coletivo, não é exibido nome de nenhuma pessoa. Este campo é apenas leitura e não permite preenchimento.
- Modalidade de Envio: Para informar a modalidade de envio das DBRs dos interessados, podendo ser “Atualização Anual”, “Entrada no Serviço Público” ou “Saída do Serviço Público”. O valor padrão deste campo é “Atualização Anual”. Este campo é de preenchimento obrigatório e posteriormente o valor poderá ser editado na lista de interessados.
- Lista de Anexos: Após clicar no botão “Adicionar Anexo” e selecionar os arquivos PDF, serão listados os arquivos contendo as cópias das declarações de imposto de renda de diversos interessados que já foram enviadas para a Receita Federal.
Após informados os dados no contexto coletivo e clicar em “Salvar”, o sistema Protocolo Eletrônico realizará o processamento dos arquivos com as devidas consistências, vinculando de maneira automática cada arquivo ao respectivo interessado na DBR, podendo o resultado deste processamento ser verificado na lista de “Interessados na Declaração de Bens e Rendas”.
9.1.2. Contexto Individual
Neste contexto o sistema de Protocolo Eletrônico não observará se existem números de CPFs na composição dos nomes do arquivos informados, podendo inclusive o arquivo possuir qualquer nome, desde que seja um arquivo PDF.
No contexto individual serão disponibilizados os campos abaixo para cadastro da DBR.
- Ano Calendário: O ano calendário das DBRs a serem enviadas ao TCE. Caso existam diversos anos calendários a serem enviados, as DBRs devem ser protocoladas em lotes separados por ano calendário. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Órgão Declarante: O ógrão cujo qual os interessados estão lotados. Caso existam diversos órgãos declarantes a serem inseridas DBRs de interessados, as DBRs devem ser protocoladas em lotes separados por órgão declarante. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- CPF do Interessado: No contexto individual DEVE ser informado valor para este campo, portanto neste contexto este campo é de preenchimento obrigatório.
- Nome do Interessado: Exibe o nome da pessoa portadora do CPF informado no campo “CPF do Interessado”. Este campo é apenas leitura e não permite preenchimento.
- Modalidade de Envio: Para informar a modalidade de envio das DBRs dos interessados, podendo ser “Atualização Anual”, “Entrada no Serviço Público” ou “Saída do Serviço Público”. O valor padrão deste campo é “Atualização Anual”. Este campo é de preenchimento obrigatório e posteriormente o valor poderá ser editado na lista de interessados.
- Lista de Anexos: Após clicar no botão “Adicionar Anexo” e selecionar os arquivos PDF, serão listados os arquivos contendo as cópias das declarações de imposto de renda de um único interessado que já foram enviadas para a Receita Federal.
Após informados os dados no contexto individual e clicar em “Salvar”, o sistema Protocolo Eletrônico apenas vinculará todos os arquivos informados para um único interessado na DBR, podendo ser verificado na lista de “Interessados na Declaração de Bens e Rendas”.
9.2. Segunda Etapa
Após adicionados os interessados na DBR e seus respectivos anexos, o operador do Protocolo Eletrônico deverá fazer uma conferência dos dados antes de realizar o envio da DBR para o TCE, portanto é recomendado que seja verificado na lista de “Interessados na Declaração de Bens e Rendas”:
a) se todos os interessados estavam lotados no órgão declarante preenchido no cabeçalho da DBR (topo da página) na vigência do ano calendário. Caso algum interessado não atenda a esta condição e deva ser removido da DBR, basta remover seus arquivos e, ao remover o último arquivo, o interessado também será removido;
b) se todos os arquivos informados para os interessados são da competência do ano calendário preenchida no cabeçalho da DBR (topo da página);
c) se todos os interessados estão com a DBR consistente. Isso ocorre quando for anexado para o interessado pelo menos 1 (um) arquivo PDF que represente a declaração de imposto de renda já enviada à Receita Federal;
d) se a modalide de envio da DBR do interessado está adequada ao momento da DBR. Caso não esteja adequada a edição do valor poderá ser realizada na própria lista de interessados.
9.3. Terceira Etapa
Ao clicar em “Enviar” todos os arquivos vinculados aos interessados da DBR serão transmitidos para o TCE e o número de recibo será gerado para o lote de arquivos enviados. O número de recibo poderá ser consultado em “Declarações Enviadas”.
10. Declarações Enviadas
No sistema de Protocolo Eletrônico, o usuário clica em “Declarações Enviados” no menu localizado na lateral esquerda. A consulta de declarações enviadas objetiva listar todas as DBRs enviadas pelo usuário, apresentando:
- Ano Calendário: Sempre é apresentado, conforme o ano calendário informado no momento de envio da DBR.
- Órgão Declarante: Sempre é apresentado, conforme o órgão declarante informado no momento de envio da DBR.
- Data de Envio: Sempre é apresentado, conforme data no momento de envio da DBR.
O usuário poderá consultar o número de recibo de cada DBR clicando para expandir os dados (ícone com seta para baixo) e clicando no link para realização de download do recibo em formato PDF.