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Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM)
Esta página reúne os manuais de operação do sistema de Gerência de Arquivo TCE-GO.
Pré-requisitos
Alguns pré-requisitos precisam ser observados antes da utilização do sistema.
- Ter permissão de acesso, seja usuário interno do TCE-GO ou usuário do setor de Serviço de arquivamento.
1. Acessando o sistema
Acesse o link www.garq.tce.go.gov.br Informe seu usuário e senha (o mesmo usado para acessar o computador).
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2. Permissões diferentes por usuário
2.1 Acesso de Usuários Externos ao Serviço de Arquivamento
Os usuários do TCE que não pertencem ao setor de serviço de arquivamento têm acesso exclusivo à tela de Solicitar Retirada de Processos. Essa funcionalidade permite que os usuários realizem solicitações de retirada de processos para consulta. Mais detalhes sobre essa tela estão descritos no item 5 deste manual.
2.2 Usuários do Serviço de arquivamento
Os usuários do serviço de arquivamento possuem acesso a todos os menus do sistema. Entretanto, as permissões variam conforme o nível de acesso:
- Usuários Gerais: Têm acesso completo aos menus, podendo visualizar e consultar as informações disponíveis. Não possuem permissão para editar ou excluir caixas.
- Chefe de Setor: Além do acesso a todos os menus, possui permissões adicionais para editar e excluir caixas no sistema.
3. Gerenciamento de caixa
Menu Gerenciamento de Caixa No menu Gerenciamento de Caixa, é possível realizar as seguintes operações:
- Criar Caixa: Para criar a caixa, é necessário informar os dados conforme ilustrado na figura abaixo.
- Editar e Excluir Caixa: Para editar ou excluir caixa será mostrado no item 3.1
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| Nº | Nome Componente | Descrição | Obrigatório? | Tamanho |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Número da Caixa | Número da caixa. Caixa também pode conter letras. | Sim | 5 |
| 2 | Ano | Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual. | Sim | 4 |
| 3 | Tipo da Caixa | Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado. | Sim | 0 |
| 4 | Observação da caixa | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. | Sim | 200 |
3.1 Relatório de Caixa
Logo abaixo da área de inclusão de caixas, é possível visualizar o relatório de cadastros de caixa.
Esse relatório exibe:
- Detalhes da caixa cadastrada
- Quantidade de processos vinculados à caixa
Ações Disponíveis
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No lado direito da tela, há o botão de Ações, que oferece as seguintes opções:
- Editar Caixa: Permite alterar as informações da caixa, desde que o usuário tenha permissão.
- Excluir Caixa: Permite remover a caixa, se houver permissão de acesso.
- Gerenciamento de Processos: Permite gerenciar os processos vinculados à caixa (explicado no item 4 deste manual).
4. Gerenciamento de Processos
4.1 Inserir Processo
A tela de Gerenciamento de Processos permite realizar o cadastro, consulta, edição e exclusão de processos vinculados às caixas cadastradas no sistema.
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| Nº | Nome Componente | Descrição | Obrigatório? |
|---|---|---|---|
| 1 | Número da Caixa e Ano da Caixa | A funcionalidade permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada por meio da tela de Gerenciamento de Caixa. As caixas disponíveis na pesquisa são apresentadas de acordo com o perfil do usuário. Chefe de Setor: pode visualizar e selecionar qualquer tipo de caixa, seja ela Normal ou de Arquivo Digitalização. Analistas do Setor: podem visualizar e selecionar apenas caixas do tipo Normal. | Sim |
| 2 | Processo | Permite pesquisar um processo já cadastrado no sistema | Sim |
| 3 | Data de Arquivamento | Carrega sempre com a data atual, porém permite que seja alterada, desde que não seja maior que a data atual | Sim |
| 4 | Observação do Processo | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. | Não |
4.2 Retirada de Processos
A tela de Retirada de Processos permite ao usuário confirmar a retirada de processos previamente solicitados ou cancelar a solicitação, desde que estejam com a situação “Solicitação Pendente”. Ao informar o processo, são exibidos seus detalhes, possíveis apensados e dados como a caixa atual, data de arquivamento, volume e o documento de autorização. É necessário também informar a data da retirada, que vem preenchida com a data atual, mas pode ser ajustada, desde que não ultrapasse a data do dia.
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| Nº | Nome Componente | Descrição | Obrigatório? | Tamanho |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Processo | Permite pesquisar um processo já cadastrado no sistema, desde que possua uma solicitação de retirada previamente registrada e com a situação “Solicitação Pendente”. (Como solicitar retirada no item 5) | Sim | - |
| 2 | Data da retirada | No campo “Data da Retirada”, a data atual é carregada automaticamente, porém é possível alterá-la, desde que seja para uma data anterior à atual. | Sim | - |
| 3 | Botão Cancelar | Ao acionar o botão “Cancelar”, o usuário poderá cancelar a solicitação de retirada do processo. Para que o cancelamento seja efetuado, é obrigatório informar uma justificativa. Após a confirmação, o processo é removido da lista de processos disponíveis para retirada. | - | - |
| 4 | Botão Confirmar Retirada | Ao confirmar a retirada, o processo será removido do caixa onde estava registrado. | - | - |
| 5 | Processos que serão retirados | Nesta grade são exibidos o processo principal e, quando houver, os apensados, com seus respectivos números e tipos (principal ou apensado). Todos os processos listados serão retirados após confirmar | - | - |
| 6 | Detalhes dos processos | Quando há muitos processos listados na grade à esquerda, ao clicar no número de um processo, seus detalhes são exibidos na grade à direita. Esses detalhes incluem a caixa em que o processo está, a data de arquivamento e o arquivo inserido na solicitação de retirada, que pode ser baixado. | - | - |
4.3 Cadastro de Processos Convertidos
A Tela de Inclusão de Processos Convertidos para Eletrônicos permite cadastrar, consultar, excluir e transferir processos convertidos para formato eletrônico, vinculando-os às caixas apropriadas.
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5. Solicitar Retirada de Processos
A tela de solicitar Retirada de Processos permite que usuários externos ao setor de arquivamento solicitem a retirada de processos. Também possibilita acompanhar as solicitações feitas, consultar o status e cancelar pedidos quando permitido.
Funcionalidade Essa tela substitui o processo anterior, que exigia login e senha, proporcionando uma forma mais ágil para solicitar a retirada.
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| Nº | Nome Componente | Descrição | Obrigatório? | Tamanho |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Processo | Informar o processo que deseja solicitar retirada | Sim | n/a |
| 2 | Inserir arquivo | Permite o upload de arquivo em formato PDF. O documento deve conter a autorização formal para retirada dos processos. Sistema valida o formato do arquivo, permitindo apenas arquivos com extensão PDF. | Sim | n/a |
Essa funcionalidade garante maior controle e organização nas solicitações de retirada de processos, otimizando o atendimento aos usuários externos.
6. Relatórios
6.1 Consultas processos retirados
A Tela de Consulta de Processos Retirados permite visualizar informações sobre processos que foram retirados das caixas. A tela apresenta detalhes como data da retirada, usuário responsável pela entrega e solicitante da retirada.
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| Nº | Nome Componente | Descrição |
|---|---|---|
| 1 | Nº Processo: Número do processo retirado | Abrindo a lista mostra os processos que foram retirados e é possível digitar o número para fazer uma busca |
| 2 | Botão buscar | Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo retirado nas grades abaixo. |
| 2 | Processos | Nesta grade são exibidos o processo principal e, quando houver, os apensados, com seus respectivos números e tipos (principal ou apensado). |
| 3 | Detalhes dos processos | Quando há muitos processos listados na grade à esquerda, ao clicar no número de um deles, seus detalhes são exibidos na grade à direita. As informações apresentadas incluem: tipo do processo (físico ou eletrônico), número do processo, documento de autorização de retirada, data da retirada, caixa em que o processo estava, nome de quem concluiu a retirada e nome e setor de quem fez a solicitação. |
6.2 Consulta localização de processos
A consulta de localização de processo permite verificar se o processo está em uma caixa e, em caso positivo, identifica em qual caixa ele se encontra.
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| Nº | Nome Componente | Descrição |
|---|---|---|
| 1 | Nº Processo | Em uma lista mostra todos processos que estão em caixas, permitindo digitar o número para pesquisa |
| 2 | Botão buscar | Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo que está sendo consultado nas grades abaixo. |
| 3 | Processos | Mostra o processo que foi informado na pesquisa |
| 4 | Detalhes dos processos | Exibe informações sobre a localização do processo, incluindo: em qual caixa está, tipo do processo (físico ou eletrônico), se é principal ou apensado, interessado, número e tipo da caixa, volume e data de arquivamento. |
6.3 Consulta histórico de solicitações de retirada de processo
Na consulta de histórico de solicitações de retirada de processo são exibidos todos os processos que tiveram retirada solicitada. É possível verificar o status da solicitação (cancelada, pendente ou concluída) e baixar o documento de autorização.
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| Nº | Nome Componente | Descrição |
|---|---|---|
| 1 | Nº Processo | Em uma lista mostra todos processos que estão em caixas, permitindo digitar o número para pesquisa |
| 2 | Botão buscar | Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo que está sendo consultado na grade abaixo. |
| 3 | Detalhes dos processos | Nesta tela são exibidas as seguintes informações: tipo do processo (físico ou eletrônico), interessado do processo, assunto do processo, data da solicitação de retirada, opção para baixar o documento de autorização, data da retirada (quando concluída), motivo do cancelamento (quando houver), nome de quem realizou a retirada, nome e setor de quem solicitou a retirada, além do status da solicitação (pendente, cancelada ou concluída). |