====== Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM) ====== Esta página reúne os manuais de operação do sistema de Gerência de Arquivo TCE-GO. ===== Pré-requisitos ===== Alguns pré-requisitos precisam ser observados antes da utilização do sistema. * Ter permissão de acesso, seja usuário interno do TCE-GO ou usuário do setor de Serviço de arquivamento. ===== 1. Acessando o sistema ===== Acesse o link [[http://www.garq.tce.go.gov.br|www.garq.tce.go.gov.br]] Informe seu usuário e senha (o mesmo usado para acessar o computador). {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Entrar** | {{ :pres:gerti:manuais:login.png?nolink&500 | Entrar }} |} ===== 2. Permissões diferentes por usuário ===== ==== 2.1 Acesso de Usuários Externos ao Serviço de Arquivamento ==== Os usuários do TCE que não pertencem ao setor de serviço de arquivamento têm acesso exclusivo à tela de Solicitar Retirada de Processos. Essa funcionalidade permite que os usuários realizem solicitações de retirada de processos para consulta. Mais detalhes sobre essa tela estão descritos no item 5 deste manual. ==== 2.2 Usuários do Serviço de arquivamento ==== Os usuários do serviço de arquivamento possuem acesso a todos os menus do sistema. Entretanto, as permissões variam conforme o nível de acesso: * Usuários Gerais: Têm acesso completo aos menus, podendo visualizar e consultar as informações disponíveis. Não possuem permissão para editar ou excluir caixas. * Chefe de Setor: Além do acesso a todos os menus, possui permissões adicionais para editar e excluir caixas no sistema. ---- ===== 3. Gerenciamento de caixa ===== Menu Gerenciamento de Caixa No menu Gerenciamento de Caixa, é possível realizar as seguintes operações: * Criar Caixa: Para criar a caixa, é necessário informar os dados conforme ilustrado na figura abaixo. * Editar e Excluir Caixa: Para editar ou excluir caixa será mostrado no item 3.1 {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Gerenciamento de Caixas** | {{ :pres:gerti:manuais:geren_caixa.png?nolink&800 | Gerenciamento de Caixas }} |} ^Nº ^Nome Componente ^Descrição ^Obrigatório? ^Tamanho | |1 |Número da Caixa |Número da caixa. Caixa também pode conter letras. |Sim |5 | |2 |Ano |Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual. |Sim |4 | |3 |Tipo da Caixa |Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado. |Sim |0| |4 |Observação da caixa |Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. |Sim |200| ==== 3.1 Relatório de Caixa ==== Logo abaixo da área de inclusão de caixas, é possível visualizar o relatório de cadastros de caixa. Esse relatório exibe: * Detalhes da caixa cadastrada * Quantidade de processos vinculados à caixa **Ações Disponíveis** {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Relatório de Caixas** | {{ :pres:gerti:manuais:relatorio_caixa.png?nolink&800 | Relatório de Caixas }} |} No lado direito da tela, há o botão de Ações, que oferece as seguintes opções: * **Editar Caixa**: Permite alterar as informações da caixa, desde que o usuário tenha permissão. * **Excluir Caixa**: Permite remover a caixa, se houver permissão de acesso. * **Gerenciamento de Processos**: Permite gerenciar os processos vinculados à caixa (explicado no item 4 deste manual). ===== 4. Gerenciamento de Processos ===== ==== 4.1 Inserir Processo ==== A tela de Gerenciamento de Processos permite realizar o cadastro, consulta, edição e exclusão de processos vinculados às caixas cadastradas no sistema. {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Inserir Processo** | {{ :pres:gerti:manuais:inserir_processo.png?nolink&800 | Inserir Processo }} |} ^Nº ^Nome Componente ^Descrição ^Obrigatório? | |1 |Número da Caixa e Ano da Caixa |A funcionalidade permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada por meio da tela de Gerenciamento de Caixa. As caixas disponíveis na pesquisa são apresentadas de acordo com o perfil do usuário. **Chefe de Setor**: pode visualizar e selecionar qualquer tipo de caixa, seja ela Normal ou de Arquivo Digitalização. **Analistas do Setor**: podem visualizar e selecionar apenas caixas do tipo Normal. |Sim | |2 |Processo| Permite pesquisar um processo já cadastrado no sistema |Sim | |3 |Data de Arquivamento |Carrega sempre com a data atual, porém permite que seja alterada, desde que não seja maior que a data atual |Sim | |4 |Observação do Processo |Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. |Não | ==== 4.2 Retirada de Processos ==== A tela de Retirada de Processos permite ao usuário confirmar a retirada de processos previamente solicitados ou cancelar a solicitação, desde que estejam com a situação “Solicitação Pendente”. Ao informar o processo, são exibidos seus detalhes, possíveis apensados e dados como a caixa atual, data de arquivamento, volume e o documento de autorização. É necessário também informar a data da retirada, que vem preenchida com a data atual, mas pode ser ajustada, desde que não ultrapasse a data do dia. {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Retirada de Processo** | {{ :pres:gerti:manuais:retirada-de-processo.png?nolink&800 | Retirada de Processo }} |} ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ Obrigatório? ^ Tamanho ^ | 1 | Processo | Permite pesquisar um processo já cadastrado no sistema, desde que possua uma solicitação de retirada previamente registrada e com a situação “Solicitação Pendente”. (Como solicitar retirada no item 5) | Sim | - | | 2 | Data da retirada | No campo “Data da Retirada”, a data atual é carregada automaticamente, porém é possível alterá-la, desde que seja para uma data anterior à atual. | Sim | - | | 3 | Botão Cancelar | Ao acionar o botão “Cancelar”, o usuário poderá cancelar a solicitação de retirada do processo. Para que o cancelamento seja efetuado, é obrigatório informar uma justificativa. Após a confirmação, o processo é removido da lista de processos disponíveis para retirada. | - | - | | 4 | Botão Confirmar Retirada | Ao confirmar a retirada, o processo será removido do caixa onde estava registrado. | - | - | | 5 | Processos que serão retirados | Nesta grade são exibidos o processo principal e, quando houver, os apensados, com seus respectivos números e tipos (principal ou apensado). Todos os processos listados serão retirados após confirmar | - | - | | 6 | Detalhes dos processos | Quando há muitos processos listados na grade à esquerda, ao clicar no número de um processo, seus detalhes são exibidos na grade à direita. Esses detalhes incluem a caixa em que o processo está, a data de arquivamento e o arquivo inserido na solicitação de retirada, que pode ser baixado. | - | - | ==== 4.3 Cadastro de Processos Convertidos ==== A Tela de Inclusão de Processos Convertidos para Eletrônicos permite cadastrar, consultar, excluir e transferir processos convertidos para formato eletrônico, vinculando-os às caixas apropriadas. {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Cadastro de Processos Convertidos para Eletrônico** | {{ :pres:gerti:manuais:processo_convertido.png?nolink&800 | Cadastro de Processos Convertidos para Eletrônico }} |} {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Mover da caixa temporária** | {{ :pres:gerti:manuais:mover_9990.png?nolink&800 | Mover para caixa temporária }} |} {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Mover de uma caixa para outra** | {{ :pres:gerti:manuais:mover_da_caixa.png?nolink&800 | Mover de uma caixa para outra }} |} ===== 5. Solicitar Retirada de Processos ===== A tela de solicitar Retirada de Processos permite que usuários externos ao setor de arquivamento solicitem a retirada de processos. Também possibilita acompanhar as solicitações feitas, consultar o status e cancelar pedidos quando permitido. **Funcionalidade** Essa tela substitui o processo anterior, que exigia login e senha, proporcionando uma forma mais ágil para solicitar a retirada. {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Solicitar Retirada** | {{ :pres:gerti:manuais:solicitar_retirada.png?nolink&800 | Solicitar Retirada }} |} ^Nº^Nome Componente^Descrição^Obrigatório?^Tamanho| |1|Processo|Informar o processo que deseja solicitar retirada|Sim|n/a| |2|Inserir arquivo|Permite o upload de arquivo em formato PDF. O documento deve conter a autorização formal para retirada dos processos. Sistema valida o formato do arquivo, permitindo apenas arquivos com extensão PDF.|Sim|n/a| Essa funcionalidade garante maior controle e organização nas solicitações de retirada de processos, otimizando o atendimento aos usuários externos. ===== 6. Relatórios ===== ==== 6.1 Consultas processos retirados ==== A Tela de Consulta de Processos Retirados permite visualizar informações sobre processos que foram retirados das caixas. A tela apresenta detalhes como data da retirada, usuário responsável pela entrega e solicitante da retirada. {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Consulta Processos Retirados** | {{ :pres:gerti:manuais:relatorio-processo-retirado.png?nolink&800 | Consulta Processos Retirados }} |} ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ | 1 | Nº Processo: Número do processo retirado | Abrindo a lista mostra os processos que foram retirados e é possível digitar o número para fazer uma busca | | 2 | Botão buscar | Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo retirado nas grades abaixo. | | 2 | Processos | Nesta grade são exibidos o processo principal e, quando houver, os apensados, com seus respectivos números e tipos (principal ou apensado). | | 3 | Detalhes dos processos | Quando há muitos processos listados na grade à esquerda, ao clicar no número de um deles, seus detalhes são exibidos na grade à direita. As informações apresentadas incluem: tipo do processo (físico ou eletrônico), número do processo, documento de autorização de retirada, data da retirada, caixa em que o processo estava, nome de quem concluiu a retirada e nome e setor de quem fez a solicitação. | ==== 6.2 Consulta localização de processos ==== A consulta de localização de processo permite verificar se o processo está em uma caixa e, em caso positivo, identifica em qual caixa ele se encontra. {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Consulta Localização de Processos** | {{ :pres:gerti:manuais:relatorio_consulta_localizacao.png?nolink&800 | Consulta Localização de Processos }} |} ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ | 1 | Nº Processo| Em uma lista mostra todos processos que estão em caixas, permitindo digitar o número para pesquisa | | 2 | Botão buscar | Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo que está sendo consultado nas grades abaixo. | | 3 | Processos | Mostra o processo que foi informado na pesquisa| | 4 | Detalhes dos processos | Exibe informações sobre a localização do processo, incluindo: em qual caixa está, tipo do processo (físico ou eletrônico), se é principal ou apensado, interessado, número e tipo da caixa, volume e data de arquivamento. | ==== 6.3 Consulta histórico de solicitações de retirada de processo ==== Na consulta de histórico de solicitações de retirada de processo são exibidos todos os processos que tiveram retirada solicitada. É possível verificar o status da solicitação (cancelada, pendente ou concluída) e baixar o documento de autorização. {| style="width: 100%;" |+ style="text-align: center;" |**Consulta Histórico de Solicitação de Retirada de Processos** | {{ :pres:gerti:manuais:Consulta_historico_solicitacao.png?nolink&800 | Consulta Histórico de Solicitação de Retirada de Processos }} |} ^Nº^Nome Componente^Descrição| |1|Nº Processo|Em uma lista mostra todos processos que estão em caixas, permitindo digitar o número para pesquisa| | 2 | Botão buscar | Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo que está sendo consultado na grade abaixo.| | 3 | Detalhes dos processos | Nesta tela são exibidas as seguintes informações: tipo do processo (físico ou eletrônico), interessado do processo, assunto do processo, data da solicitação de retirada, opção para baixar o documento de autorização, data da retirada (quando concluída), motivo do cancelamento (quando houver), nome de quem realizou a retirada, nome e setor de quem solicitou a retirada, além do status da solicitação (pendente, cancelada ou concluída). |