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Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM)

Esta página reúne os manuais de operação do sistema de Gerência de Arquivo TCE-GO.

Pré-requisitos

Alguns pré-requisitos precisam ser observados antes da utilização do sistema.

1. Acessando o sistema

Acesse o link www.garq.tce.go.gov.br Informe seu usuário e senha (o mesmo usado para acessar o computador). colocar imagem aqui

2 Permissões diferentes por usuário

2.1 Acesso de Usuários Externos ao Serviço de Arquivamento

Os usuários do TCE que não pertencem ao setor de serviço de arquivamento têm acesso exclusivo à tela de Solicitar Retirada de Processos. Essa funcionalidade permite que os usuários realizem solicitações de retirada de processos para consulta. Mais detalhes sobre essa tela estão descritos no item 5 deste manual.

2.2 Usuários do Serviço de arquivamento

Os usuários do serviço de arquivamento possuem acesso a todos os menus do sistema. Entretanto, as permissões variam conforme o nível de acesso:

3. Gerenciamento de caixa

Menu Gerenciamento de Caixa No menu Gerenciamento de Caixa, é possível realizar as seguintes operações:

Nº Nome Componente Descrição Obrigatório? Tamanho
1 Número da Caixa Número da caixa. Caixa também pode conter letras. Sim 5
2 Ano Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual. Sim 4
3 Tipo da Caixa Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado. Sim 0
4 Observação da caixa Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. Sim 200

3.1 Relatório de Caixa

Logo abaixo da área de inclusão de caixas, é possível visualizar o relatório de cadastros de caixa.

Esse relatório exibe:

Ações Disponíveis

No lado direito da tela, há o botão de Ações, que oferece as seguintes opções:

4. Gerenciamento de Processos

4.1 Inserir Processo

A tela de Gerenciamento de Processos permite realizar o cadastro, consulta, edição e exclusão de processos vinculados às caixas cadastradas no sistema.

Nº Nome Componente Descrição Obrigatório?
1 Número da Caixa e Ano da Caixa Permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada na tela de Gerenciamento de Caixa. Sim
2 Processo Permite pesquisar um processo cadastrado no sistema. Sim
3 Data de Arquivamento Carrega sempre com a data atual, porém permite que seja alterada. Sim
4 Observação do Processo Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. Não

4.2 – Retirada de Processos

Nessa funcionalidade, tanto o usuário analista do TCE-GO com perfil de Administrador, quando o usuário jurisdicionado com perfil de Gestor de Órgão Jurisdicionado ou Gestor de Acesso, manterão o acesso dos usuários do seu órgão, atribuindo e revogando acessos.

4.3 Cadastro de Processos Convertidos

A Tela de Inclusão de Processos Convertidos para Eletrônicos permite cadastrar, consultar, excluir e transferir processos convertidos para formato eletrônico, vinculando-os às caixas apropriadas.

5. Solicitar Retirada de Processos

A tela de solicitar Retirada de Processos permite que usuários externos ao setor de arquivamento solicitem a retirada de processos. Também possibilita acompanhar as solicitações feitas, consultar o status e cancelar pedidos quando permitido.

Funcionalidade Essa tela substitui o processo anterior, que exigia login e senha, proporcionando uma forma mais ágil para solicitar a retirada.

Nº Nome Componente Descrição Obrigatório? Tamanho
1 Grupo para gerenciar Campo de consulta e seleção de órgão jurisdicionado. Sim n/a
2 Inserir arquivo Permite o upload de arquivo em formato PDF. O documento deve conter a autorização formal para retirada dos processos. Sistema valida o formato do arquivo, permitindo apenas arquivos com extensão PDF. Sim n/a

Essa funcionalidade garante maior controle e organização nas solicitações de retirada de processos, otimizando o atendimento aos usuários externos.

6. Relatórios

6.1 Consultas processos retirados

A Tela de Consulta de Processos Retirados permite visualizar informações sobre processos que foram retirados das caixas. A tela apresenta detalhes como data da retirada, usuário responsável pela entrega e solicitante da retirada.

Descrição da Tela A tela exibe os processos retirados com as seguintes informações:

Pesquisa

Nº Nome Componente Descrição
1 Data de Retirada Data em que o setor de serviço de arquivamento confirmou a retirada do processo.
2 Funcionário que Entregou Nome do usuário que estava logado no sistema e confirmou a retirada.
3 Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante Nome e setor da pessoa que realizou a solicitação da retirada

Colunas do Relatório – Consulta Processos Retirados

Nº Nome Componente Descrição
3 Nº Processo: Número do processo retirado
3 Nº Caixa e Ano Caixa: Número e ano da caixa onde o processo estava armazenado antes da retirada
3 Data Retirada: Data da confirmação da retirada pelo setor de arquivamento
3 Funcionário que Entregou: Nome do funcionário que confirmou a retirada no sistema
3 Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante: Nome e setor do usuário que realizou a solicitação

Colunas do Relatório – Consulta Localização de Processos

Nº Nome Componente Descrição
3 Nº Processo Número do processo localizado
3 Tipo Indica se o processo é Principal ou Apensado
3 Interessado Nome do interessado no processo (pode haver mais de um interessado)
3 Nº Caixa e Ano Caixa Número e ano da caixa onde o processo está armazenado
3 Volume Volume do processo armazenado na caixa

6.2 Consulta localização de processos

6.3 Consulta histórico de solicitações de retirada de processo