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Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM)
Esta página reúne os manuais de operação do sistema de Gerência de Arquivo TCE-GO.
Pré-requisitos
Alguns pré-requisitos precisam ser observados antes da utilização do sistema.
- Ter permissão de acesso, seja usuário interno do TCE-GO ou usuário do setor de Serviço de arquivamento.
1. Acessando o sistema
Acesse o link www.garq.tce.go.gov.br Informe seu usuário e senha (o mesmo usado para acessar o computador).
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2. Permissões diferentes por usuário
2.1 Acesso de Usuários Externos ao Serviço de Arquivamento
Os usuários do TCE que não pertencem ao setor de serviço de arquivamento têm acesso exclusivo à tela de Solicitar Retirada de Processos. Essa funcionalidade permite que os usuários realizem solicitações de retirada de processos para consulta. Mais detalhes sobre essa tela estão descritos no item 5 deste manual.
2.2 Usuários do Serviço de arquivamento
Os usuários do serviço de arquivamento possuem acesso a todos os menus do sistema. Entretanto, as permissões variam conforme o nível de acesso:
- Usuários Gerais: Têm acesso completo aos menus, podendo visualizar e consultar as informações disponíveis. Não possuem permissão para editar ou excluir caixas.
- Chefe de Setor: Além do acesso a todos os menus, possui permissões adicionais para editar e excluir caixas no sistema.
3. Gerenciamento de caixa
Menu Gerenciamento de Caixa No menu Gerenciamento de Caixa, é possível realizar as seguintes operações:
- Criar Caixa
- Editar Caixa
- Excluir Caixa
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| Nº | Nome Componente | Descrição | Obrigatório? | Tamanho |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Número da Caixa | Número da caixa. Caixa também pode conter letras. | Sim | 5 |
| 2 | Ano | Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual. | Sim | 4 |
| 3 | Tipo da Caixa | Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado. | Sim | 0 |
| 4 | Observação da caixa | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. | Sim | 200 |
3.1 Relatório de Caixa
Logo abaixo da área de inclusão de caixas, é possível visualizar o relatório de cadastros de caixa.
Esse relatório exibe:
- Detalhes da caixa cadastrada
- Quantidade de processos vinculados à caixa
Ações Disponíveis
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No lado direito da tela, há o botão de Ações, que oferece as seguintes opções:
- Editar Caixa: Permite alterar as informações da caixa, desde que o usuário tenha permissão.
- Excluir Caixa: Permite remover a caixa, se houver permissão de acesso.
- Gerenciamento de Processos: Permite gerenciar os processos vinculados à caixa (explicado no item 4 deste manual).
4. Gerenciamento de Processos
4.1 Inserir Processo
A tela de Gerenciamento de Processos permite realizar o cadastro, consulta, edição e exclusão de processos vinculados às caixas cadastradas no sistema.
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| Nº | Nome Componente | Descrição | Obrigatório? |
|---|---|---|---|
| 1 | Número da Caixa e Ano da Caixa | Permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada na tela de Gerenciamento de Caixa. | Sim |
| 2 | Processo | Permite pesquisar um processo cadastrado no sistema. | Sim |
| 3 | Data de Arquivamento | Carrega sempre com a data atual, porém permite que seja alterada. | Sim |
| 4 | Observação do Processo | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. | Não |
4.2 Retirada de Processos
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| Nº | Nome Componente | Descrição | Obrigatório? | Tamanho |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Número da Caixa | Número da caixa. Caixa também pode conter letras. | Sim | 5 |
| 2 | Ano | Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual. | Sim | 4 |
| 3 | Tipo da Caixa | Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado. | Sim | 0 |
| 4 | Observação da caixa | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. | Sim | 200 |
4.3 Cadastro de Processos Convertidos
A Tela de Inclusão de Processos Convertidos para Eletrônicos permite cadastrar, consultar, excluir e transferir processos convertidos para formato eletrônico, vinculando-os às caixas apropriadas.
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5. Solicitar Retirada de Processos
A tela de solicitar Retirada de Processos permite que usuários externos ao setor de arquivamento solicitem a retirada de processos. Também possibilita acompanhar as solicitações feitas, consultar o status e cancelar pedidos quando permitido.
Funcionalidade Essa tela substitui o processo anterior, que exigia login e senha, proporcionando uma forma mais ágil para solicitar a retirada.
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| Nº | Nome Componente | Descrição | Obrigatório? | Tamanho |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Processo | Informar o processo que deseja solicitar retirada | Sim | n/a |
| 2 | Inserir arquivo | Permite o upload de arquivo em formato PDF. O documento deve conter a autorização formal para retirada dos processos. Sistema valida o formato do arquivo, permitindo apenas arquivos com extensão PDF. | Sim | n/a |
Essa funcionalidade garante maior controle e organização nas solicitações de retirada de processos, otimizando o atendimento aos usuários externos.
6. Relatórios
6.1 Consultas processos retirados
A Tela de Consulta de Processos Retirados permite visualizar informações sobre processos que foram retirados das caixas. A tela apresenta detalhes como data da retirada, usuário responsável pela entrega e solicitante da retirada.
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| Nº | Nome Componente | Descrição |
|---|---|---|
| 1 | Nº Processo: Número do processo retirado | Abrindo a lista mostra os processos que foram retirados e é possível digitar o número para fazer uma busca |
| 2 | Botão buscar | Ao acionar o botão, serão exibidos mais detalhes sobre o processo retirado nas grades abaixo. |
| 2 | Nº Caixa e Ano Caixa: Número e ano da caixa onde o processo estava armazenado antes da retirada | |
| 3 | Data Retirada: Data da confirmação da retirada pelo setor de arquivamento | |
| 4 | Funcionário que Entregou: Nome do funcionário que confirmou a retirada no sistema | |
| 5 | Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante: Nome e setor do usuário que realizou a solicitação |
6.2 Consulta localização de processos
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Colunas do Relatório – Consulta Localização de Processos
| Nº | Nome Componente | Descrição |
|---|---|---|
| 1 | Nº Processo | Número do processo localizado |
| 2 | Tipo | Indica se o processo é Principal ou Apensado |
| 3 | Interessado | Nome do interessado no processo (pode haver mais de um interessado) |
| 4 | Nº Caixa e Ano Caixa | Número e ano da caixa onde o processo está armazenado |
| 5 | Volume | Volume do processo armazenado na caixa |
6.3 Consulta histórico de solicitações de retirada de processo
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| Nº | Nome Componente | Descrição |
|---|---|---|
| 1 | Nº Processo | Número do processo localizado |
| 2 | Tipo | Indica se o processo é Principal ou Apensado |
| 3 | Interessado | Nome do interessado no processo (pode haver mais de um interessado) |
| 4 | Nº Caixa e Ano Caixa | Número e ano da caixa onde o processo está armazenado |
| 5 | Volume | Volume do processo armazenado na caixa |