======Gerência de Arquivo - GArq (Antigo GARM)====== Esta página reúne os manuais de operação do sistema de Gerência de Arquivo TCE-GO. =====Pré-requisitos===== Alguns pré-requisitos precisam ser observados antes da utilização do sistema. * Ter permissão de acesso, seja usuário interno do TCE-GO ou usuário do setor de Serviço de arquivamento. ==== 1. Acessando o sistema==== Acesse o link www.garq.tce.go.gov.br Informe seu usuário e senha (o mesmo usado para acessar o computador). {{ :pres:gerti:manuais:login_garq.png?1200 |}} colocar imagem aqui ====2 Permissões diferentes por usuário==== ===2.1 Acesso de Usuários Externos ao Serviço de Arquivamento === Os usuários do TCE que não pertencem ao setor de serviço de arquivamento têm acesso exclusivo à tela de Solicitar Retirada de Processos. Essa funcionalidade permite que os usuários realizem solicitações de retirada de processos para consulta. Mais detalhes sobre essa tela estão descritos no item 5 deste manual. ===2.2 Usuários do Serviço de arquivamento=== Os usuários do serviço de arquivamento possuem acesso a todos os menus do sistema. Entretanto, as permissões variam conforme o nível de acesso: * Usuários Gerais: Têm acesso completo aos menus, podendo visualizar e consultar as informações disponíveis. Não possuem permissão para editar ou excluir caixas. * Chefe de Setor: Além do acesso a todos os menus, possui permissões adicionais para editar e excluir caixas no sistema. ---- ===3. Gerenciamento de caixa === Menu Gerenciamento de Caixa No menu Gerenciamento de Caixa, é possível realizar as seguintes operações: * Criar Caixa * Editar Caixa * Excluir Caixa ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ Obrigatório? ^ Tamanho ^ | 1 | Número da Caixa | Número da caixa. Caixa também pode conter letras. | Sim | 5 | | 2 | Ano | Ano pode ser maior que 1990 e menor que ano atual. | Sim | 4 | | 3 | Tipo da Caixa | Selecione entre Normal ou Arquivo Digitalizado. | Sim | 0| | 4 | Observação da caixa | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. | Sim | 200| ===3.1 Relatório de Caixa=== Logo abaixo da área de inclusão de caixas, é possível visualizar o relatório de cadastros de caixa. Esse relatório exibe: * Detalhes da caixa cadastrada * Quantidade de processos vinculados à caixa **Ações Disponíveis** No lado direito da tela, há o botão de Ações, que oferece as seguintes opções: * **Editar Caixa**: Permite alterar as informações da caixa, desde que o usuário tenha permissão. * **Excluir Caixa**: Permite remover a caixa, se houver permissão de acesso. * **Gerenciamento de Processos**: Permite gerenciar os processos vinculados à caixa (explicado no item 4 deste manual). =====4. Gerenciamento de Processos===== =====4.1 Inserir Processo===== A tela de Gerenciamento de Processos permite realizar o cadastro, consulta, edição e exclusão de processos vinculados às caixas cadastradas no sistema. ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ Obrigatório? ^ | 1 | Número da Caixa e Ano da Caixa | Permite pesquisar uma caixa previamente cadastrada na tela de Gerenciamento de Caixa. | Sim | | 2 | Processo| Permite pesquisar um processo cadastrado no sistema. | Sim | | 3 | Data de Arquivamento | Carrega sempre com a data atual, porém permite que seja alterada. | Sim | | 4 | Observação do Processo | Opcionalmente, é possível adicionar uma Observação para fornecer informações complementares, se necessário. | Não | ======4.2 – Retirada de Processos====== Nessa funcionalidade, tanto o usuário analista do TCE-GO com perfil de Administrador, quando o usuário jurisdicionado com perfil de Gestor de Órgão Jurisdicionado ou Gestor de Acesso, manterão o acesso dos usuários do seu órgão, atribuindo e revogando acessos. =====4.3 Cadastro de Processos Convertidos===== A Tela de Inclusão de Processos Convertidos para Eletrônicos permite cadastrar, consultar, excluir e transferir processos convertidos para formato eletrônico, vinculando-os às caixas apropriadas. =====5. Solicitar Retirada de Processos===== A tela de solicitar Retirada de Processos permite que usuários externos ao setor de arquivamento solicitem a retirada de processos. Também possibilita acompanhar as solicitações feitas, consultar o status e cancelar pedidos quando permitido. **Funcionalidade** Essa tela substitui o processo anterior, que exigia login e senha, proporcionando uma forma mais ágil para solicitar a retirada. ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ Obrigatório? ^ Tamanho ^ | 1 | Grupo para gerenciar | Campo de consulta e seleção de órgão jurisdicionado. | Sim | n/a | | 2 | Inserir arquivo |Permite o upload de arquivo em formato PDF. O documento deve conter a autorização formal para retirada dos processos. Sistema valida o formato do arquivo, permitindo apenas arquivos com extensão PDF.| Sim | n/a | Essa funcionalidade garante maior controle e organização nas solicitações de retirada de processos, otimizando o atendimento aos usuários externos. ====6. Relatórios==== ===6.1 Consultas processos retirados=== A Tela de Consulta de Processos Retirados permite visualizar informações sobre processos que foram retirados das caixas. A tela apresenta detalhes como data da retirada, usuário responsável pela entrega e solicitante da retirada. Descrição da Tela A tela exibe os processos retirados com as seguintes informações: Pesquisa ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ | 1 | Data de Retirada | Data em que o setor de serviço de arquivamento confirmou a retirada do processo.| | 2 | Funcionário que Entregou | Nome do usuário que estava logado no sistema e confirmou a retirada.| | 3 |Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante| Nome e setor da pessoa que realizou a solicitação da retirada| Colunas do Relatório – Consulta Processos Retirados ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ | 3 |Nº Processo: Número do processo retirado| | 3 |Nº Caixa e Ano Caixa: Número e ano da caixa onde o processo estava armazenado antes da retirada| | 3 |Data Retirada: Data da confirmação da retirada pelo setor de arquivamento| | 3 |Funcionário que Entregou: Nome do funcionário que confirmou a retirada no sistema| | 3 |Solicitante da Retirada e Setor do Solicitante: Nome e setor do usuário que realizou a solicitação| Colunas do Relatório – Consulta Localização de Processos ^ Nº ^ Nome Componente ^ Descrição ^ | 3 |Nº Processo| Número do processo localizado| | 3 |Tipo| Indica se o processo é Principal ou Apensado| | 3 |Interessado| Nome do interessado no processo (pode haver mais de um interessado)| | 3 |Nº Caixa e Ano Caixa| Número e ano da caixa onde o processo está armazenado| | 3 |Volume| Volume do processo armazenado na caixa| ===6.2 Consulta localização de processos=== ===6.3 Consulta histórico de solicitações de retirada de processo===